Seguimos avanzando en el proceso de planificación y, en este post, voy a hablar de un elemento imprescindible y muy útil para planificar el trabajo de un proyecto: la EDT, la Estructura de Desglose del Trabajo (en inglés, Work Breakdown Structure, WBS).

Vamos a ver qué es una EDT, y cómo se puede crear.

1. ¿Qué es una Estructura de Desglose del Trabajo?

La guía PMBOK la define como una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo, con el objetivo de cumplir con los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos.

Dicho de una manera más comprensible, una Estructura de desglose del trabajo (EDT) define todos los elementos que un proyecto debe lograr, representados gráficamente, organizados en diferentes niveles y numerados de forma secuencial.

En la creación de la EDT deben participar las personas del equipo de trabajo que serán responsables de finalizar la tarea.

2. ¿Por qué debería crear una EDT en todos mis proyectos?

Hay varias razones para hacerlo, incluso en proyectos pequeños:

Te ayudará a definir y organizar con precisión el alcance del proyecto.

Mediante una estructura jerárquica en forma de árbol, cada nivel, divide los entregables en partes manejables y medibles.

Es la base del cronograma y del presupuesto del proyecto.

Una vez identificados todos los entregables y sus relaciones, resulta más sencillo asignar recursos y estimar duración y costes con mayor precisión.

Una EDT ayuda a descomponer el trabajo, pero por sí sola no garantiza una buena planificación. Si el alcance no está claro, las responsabilidades no están bien definidas o las estimaciones son poco realistas, pueden aparecer errores de planificación desde el inicio del proyecto.

Es una excelente herramienta de comunicación.

La participación del equipo y de los interesados facilita su comprensión y aceptación. Además, su representación gráfica permite entender el proyecto en su conjunto.

Ayuda a evitar que el trabajo se omita o se superponga.

La estructura jerárquica proporciona una visión completa que reduce el riesgo de olvidar entregables o duplicar esfuerzos.

Sirve como referencia para proyectos futuros.

Una vez creada, puedes reutilizarla como plantilla EDT en futuros proyectos.

Facilita el control de los cambios.

Establecer una numeración secuencial de todos los componentes, va a permitir crear una trazabilidad entre los requisitos, los entregables, y posibles modificaciones en el proyecto.

3. Cómo crear una EDT

El primer paso consiste en reunir a todo el equipo de proyecto, y a los interesados clave, para contar con su participación activa. El equipo aporta toda la experiencia y creatividad necesaria para detallar cada entregable.

A continuación, se deben definir los dos primeros niveles: el nombre del proyecto y los entregables principales, ambos representan el 100% del proyecto. En este punto, es importante aplicar la Regla del 100%.

3.1 La Regla del 100%

Esta regla establece que:

• La EDT debe incluir el 100% del trabajo definido en el alcance del proyecto, así como todos sus entregables.
• Es decir, la suma de todos los componentes de un nivel inferior debe representar el 100% del nivel superior.
• La mejor forma de aplicar esta regla es crear la EDT en términos de resultados, utilizando sustantivos en lugar de verbos.

3.2 La Descomposición de la EDT

Una vez definidos los niveles superiores, se deben desglosar los entregables en partes más manejables. Para ello, la guía PMBOK propone la técnica de Descomposición.

Consiste en dividir el alcance del proyecto y los entregables, en partes más manejables, llamadas paquetes de trabajo, work packages, que son el nivel más bajo de la EDT, y pueden asignarse a una persona, o a un equipo para que los completen.

En este punto, surge una pregunta: ¿hasta dónde descomponer los entregables?

No existe una una respuesta definitiva, ya que depende del tipo de proyecto. El número de niveles de la EDT y el tamaño de los paquetes de trabajo variarán según el tipo de proyecto.

En proyectos pequeños, la EDT se suele desglosar en paquetes de trabajo que implican de 4 a 40 horas de trabajo, pero generalmente se utiliza la Regla 8/80, en la que ningún paquete de trabajo debe ser inferior a 8 horas, o superior a 80 horas.

En cualquier caso, como Project Manager debes aplicar tu criterio para el proyecto y contar siempre con la participación de tu equipo.

Por último, es conveniente realizar una revisión final con el equipo para verificar que el nivel de detalle es el adecuado.

4. El diccionario de la EDT

Tras la revisión, puede ser recomendable crear un Diccionario de la EDT. Resulta útil cuando esta no permite detallar suficientemente cada componente.

• No nos asustemos con la palabra «diccionario», no es más que un documento que describe en detalle cada componente de la EDT: niveles, códigos, nombre, descripción,… y cualquier otra información que consideremos relevante.
• Su extensión dependerá de la complejidad y tamaño de nuestra EDT.

5. Algunas observaciones sobre la EDT

• Es una representación gráfica de un proyecto. Aunque pueda parecer un organigrama, no lo es: no muestra jerarquías organizativas, sino entregables.
• Identifica todos los entregables que deben crearse; si no están en la EDT, no forman parte del proyecto.
• Debes descomponer los entregables hasta un nivel de detalle, que permita hacer un seguimiento eficaz.
• Los entregables se deben nombrar como sustantivos, y no, como verbos. La EDT indica QUÉ debe hacerse, y no CÓMO hacerse.
• La EDT es un documento formal del proyecto, por lo que cualquier cambio debe gestionarse mediante el proceso de control de cambios en proyectos, que puedes consultar en este post.
• Se debe crear con la participación del equipo, lo que mejora la comprensión y el compromiso.

6. La Línea Base del Alcance

Desde su fase de inicio, todo proyecto debe estar sometido a algún tipo de control. Para ello, es necesario establecer una línea base que sirva de referencia durante su ejecución.

Una línea base es el punto de referencia que el director de proyecto utiliza para detectar y corregir las posibles variaciones. Si quieres profundizar en este concepto, puedes consultar este artículo sobre Porqué es esencial crear una línea base para gestionar un proyecto.

En todo proyecto, se definen tres líneas base, que se crean durante la planificación:

En proyectos predictivos, la línea base del alcance es la versión aprobada del enunciado del alcance, e incluye los tres componentes que hemos visto:

1. El enunciado del alcance (puedes ver cómo definirlo en este artículo sobre Cómo crear el alcance de un proyecto).
2. La EDT.
3. El diccionario asociado a la EDT.

A medida que el proyecto avanza, el director debe comprobar si el proyecto progresa según lo establecido en la línea base.

Cualquier cambio que se apruebe, y que no estuviese en la línea base, se deberá aprobar formalmente a través del proceso de control de cambios. Si quieres profundizar en este punto, puedes consultar este artículo sobre control y los cambios en los proyectos.

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