Seguimos avanzando con el proceso de Planificación, y en este post, voy a hablar de un elemento imprescindible, y muy útil para planificar el trabajo de un proyecto, la EDT, la Estructura de Desglose del Trabajo, en inglés, Wok Breakdown Structure, WBS.

Vamos a ver qué es una Estructura de Desglose del Trabajo, EDT, y cómo se puede crear.

¿Qué es una Estructura de Desglose del Trabajo?

La guía PMBOK la define como una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo, para cumplir con los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos.

Dicho de una manera más comprensible, una Estructura de desglose del trabajo, en adelante EDT, define todos los elementos que un proyecto debe lograr, representados gráficamente, organizados en diferentes niveles y numerados de forma secuencial.

En la creación de la EDT deben participar las personas del equipo de trabajo que serán responsables de finalizar la tarea.

¿Por qué debería crear una EDT en todos mis proyectos?

Hay varias razones para crearla, incluso en proyectos pequeños:

• Te va a ayudar a definir y a organizar de forma precisa el alcance del proyecto. Mediante el uso de una estructura de árbol jerárquica, en la que cada nivel, divide los entregables del proyecto en partes manejables y medibles.
• La EDT, es la base del cronograma y del presupuesto del proyecto. Una vez que conocemos todos los entregables necesarios para completar el proyecto y sus relaciones jerárquicas, resulta más sencillo asignar los recursos apropiados y proporcionar estimaciones precisas de la duración, y del coste que supondrá completar el proyecto .
• Es una excelente herramienta de comunicación. La participación del equipo y de los interesados, va a ayudar a obtener su aceptación. Y además, viendo la representación gráfica de la EDT, cualquier interesado, va a poder comprender el proyecto en su totalidad.
• Ayudará a evitar que el trabajo se omita o se superponga. La creación de la EDT, en forma de diagrama jerárquico, proporciona una visión estructurada del proyecto y ayuda a que que no se olviden los entregables.
• Servirá de referencia para proyectos futuros en los que haya que utilizar una EDT. Una vez creada la primera plantilla EDT, te servirá de guía en futuros proyectos.
• Va a facilitar el control de los cambios en tu proyecto. Establecer una numeración secuencial de todos los componentes de la EDT, va a permitir crear una trazabilidad entre los requisitos del proyecto, los entregables, y aquellas partes que se verán afectadas por los cambios en el proyecto.

Cómo crear una EDT

1. El primer paso consiste en reunir a todo el equipo de proyecto, y a los interesados clave, para contar con su participación activa. El equipo posee toda la experiencia y creatividad necesaria para conseguir detallar cada entregable.

2. A continuación, tenemos que configurar los dos primeros niveles, el nombre del proyecto y los entregables, ambos representan el 100% del proyecto. Llegado a este punto, es importante entender y aplicar la Regla del 100%.

La Regla del 100%

Esta regla establece que:

• La EDT incluye el 100% de todo el trabajo definido en el alcance del proyecto. Debe incluir todos los entregables del proyecto.
• De forma que, cuando se suman los componentes del nivel inferior, que se descomponen desde el nivel más alto, deben sumar el 100% del alcance.
• La mejor manera de aplicar esta regla, es crear la EDT en términos de los resultados que esperamos obtener. Para ello, debemos utilizar sustantivos en lugar de verbos.

3. Una vez creados los dos primeros niveles, debemos “desglosar” los entregables en partes manejables. Para ello, PMBOK, propone una herramienta, la Descomposición.

La Descomposición de la EDT

Se trata de una herramienta que consiste en dividir el alcance del proyecto y los entregables, en partes más manejables, llamadas paquetes de trabajo, work packages. Son el nivel más bajo de la EDT, y se pueden asignar a una persona, o a un equipo de personas, para que los completen.

Y en este momento, la pregunta que surge es: ¿hasta dónde debe llegar la subdivisión de los entregables?, ¿qué dimensión debe tener un paquete de trabajo? … Para esta pregunta, no hay una una respuesta definitiva, depende del tipo de proyecto.

Tanto el número de niveles de la EDT, como la duración de los paquetes de trabajo, variarán según el tipo de proyecto. En proyectos pequeños, la EDT se suele desglosar en paquetes de trabajo que implican de 4 a 40 horas de trabajo, pero generalmente se utiliza la Regla 8/80, en la que ningún paquete de trabajo debe ser inferior a 8 horas, o superior a 80 horas.

En cualquier caso, como Project Manager debes aplicar tu propio criterio para el proyecto, y siempre, contar con la participación de tu equipo.

4. Por último, es muy conveniente realizar una revisión final de la EDT con el equipo de proyecto, y verificar que el grado de descomposición de los entregables sea el adecuado.

5. Una vez realizada la revisión final, es necesario crear un Diccionario para acompañar a la EDT.

El diccionario de la EDT

• No nos asustemos con la palabra “diccionario”, en realidad, se trata de un documento que describe, de forma detallada, los componentes que hay en la EDT. Puede incluir información acerca de los niveles, códigos, nombre, descripción,… y otras informaciones que consideremos importantes acerca de los componentes de la EDT.
• En definitiva, la extensión del diccionario, dependerá de la complejidad y tamaño de nuestra EDT.

Algunas observaciones sobre la EDT

• Es una imagen gráfica de un proyecto y, aunque pueda parecer similar a un organigrama, es muy diferente. La EDT no muestra dependencias jerárquicas, sólo los entregables y el alcance del proyecto.
• Identifica todos los entregables que deben completarse, si no están en la EDT, no forman parte del proyecto.
• Debes descomponer cada uno de los entregables, a un nivel de detalle, que te permita hacer un seguimiento eficiente del proyecto.
• Todos los entregables se deben nombrar como sustantivos, y no, como verbos. La EDT es una herramienta que indica QUÉ debe hacerse, y NO CÓMO debe hacerse.
• Es un documento formal del proyecto. De manera que, cualquier cambio en la EDT, va a suponer cambiar los entregables y el alcance del proyecto, por lo tanto, requerirá utilizar el proceso de control de cambios.
• Se debe crear con la ayuda y participación del equipo de proyecto. Participar en la creación de una EDT, ayuda a las personas a entender mejor el proyecto y lo hace parecer más viable.

La Línea Base del Alcance

Todos los proyectos, desde su fase de inicio, deben estar sometidos a algún tipo de control, de manera que, para crear un sistema eficaz de seguimiento, es necesario establecer una línea base, que “marque la ruta” a seguir para ejecutar el proyecto.

Una línea base es una referencia que el director de proyecto tendrá que seguir y controlar, durante todo su ciclo de vida, para detectar y corregir las posibles variaciones que puedan surgir.

En todo proyecto, debemos establecer tres líneas base, que se crean durante la planificación:

En proyectos predictivos, la línea base del alcance, es la versión aprobada del enunciado del alcance, e incluye los tres componentes que hemos visto:

1. El enunciado del alcance. Ver post <<Cómo crear el alcance de un proyecto>>
2. La EDT.
3. El diccionario asociado a la EDT.

A medida que el proyecto avanza, el director debe comprobar si el proyecto progresa según lo establecido en la línea base. Por ejemplo, ¿el estado actual del proyecto, coincide con lo que se había establecido en la línea base del alcance?

Cualquier cambio que se apruebe, y que no estuviese en la línea base del alcance, se deberá aprobar formalmente a través del proceso de control de cambios. Pero sobre el control y los cambios en los proyectos, hablaré en otro post.

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