En el post anterior repasamos diferentes maneras de recopilar los requisitos de un proyecto, y una vez que tenemos claros los requisitos principales, el siguiente paso que debemos seguir en el proceso de planificación consiste en Crear el alcance del proyecto.
Qué es el alcance del proyecto
El alcance del proyecto es un documento que incluye todos los resultados que debe proporcionar un proyecto a su finalización. Suele tener un formato de declaración o enunciado que, describe y detalla:
- los entregables principales que el cliente espera del proyecto, y
- las tareas necesarias para realizar esos entregables.
En el contexto de un proyecto, el término alcance puede referirse a:
- Alcance del producto: Las características y funciones que definen un producto, servicio o resultado.
- Alcance del proyecto: El trabajo realizado para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas.
Fuente: PMBOK 6ª Edición
El alcance del proyecto es un documento dinámico, que evoluciona a medida que avanza el proyecto
Una característica del enunciado del alcance es que es iterativo, esto es, se va conformando, a medida que se recopila mayor información a lo largo del proyecto.
¿Por qué es importante crear el alcance del proyecto?
Básicamente porque disponer de una declaración detallada del alcance, nos va a facilitar la tarea de dirigir el proyecto, y nos va a proporcionar tres beneficios:
- Nos va a permitir definir claramente los límites, lo que está incluido y lo que no está incluido dentro del proyecto.
- Va a asegurar un entendimiento común entre todas las partes interesadas.
- Ayudará a gestionar las solicitudes de cambio a medida que se produzcan, y a evaluar si se encuentran dentro o fuera de los límites del proyecto.
Qué elementos debe incluir
El enunciado debe incluir la siguiente información:
Descripción del alcance: Una descripción orientada al cliente, de lo que su proyecto entregará. Es el resultado que se ha incluido en el acta de constitución y en la descripción de los requisitos.
Criterios de aceptación del producto: criterios que se utilizarán para determinar si el resultado cumple con los requisitos.
Entregables: Una descripción de todos los entregables que producirá el proyecto. Recordemos que, siguiendo la definición de PMBOK, por “entregable” nos referimos a cualquier producto, resultado, o capacidad de prestar un servicio único y verificable, que debe producirse para terminar un proceso, una fase o un proyecto.
Exclusiones del proyecto: identifica los elementos que están excluidos del proyecto. Esta parte es importante para gestionar las expectativas de los interesados.
Restricciones del proyecto: enumera las restricciones que limitarán las opciones del equipo del proyecto.
Supuestos del proyecto: enumera todos los supuestos asociados con el alcance y el impacto potencial que tendrán en el resto de áreas.
Plantilla para crear el enunciado del alcance
Descárgate la plantilla para crear el enunciado.
<< Enunciado del alcance del proyecto >>
Cómo crear el enunciado del alcance del proyecto
No existe una única manera de crear un enunciado de alcance. Si es demasiado amplio o ambiguo, puede generar diferentes interpretaciones.
Cuando comenzamos un proyecto, rara vez sabemos cómo evolucionará , por lo que NO es conveniente incluir demasiados detalles en la primera declaración de alcance, ya que no solo nos llevará mucho tiempo, sino que también nos resultará difícil gestionar las solicitudes de cambio cuando se presenten.
Una de las claves para crear una declaración valiosa del alcance es utilizar un lenguaje claro y conciso, que evite diferentes interpretaciones, y sobretodo, es fundamental que cualquier parte interesada lo entienda.
Es importante que el enunciado del alcance sea aprobado por los interesados claves, patrocinadores, cliente,… y lograr así un entendimiento común sobre el alcance y los límites del proyecto.
Es necesario llevar un control de las diferentes versiones del enunciado del alcance, y esta necesidad se debe a que, en cualquier fase de un proyecto, puede aprobarse un cambio, momento en el que el enunciado del alcance deberá actualizarse, e incluir en cada nueva versión un resumen de los cambios aprobados.
La “corrupción” del alcance
La “corrupción del alcance“, también conocida por “scope creep“, es uno de los mayores temores para cualquier director de proyecto.
Consiste en una mala práctica en la que, sin contar con la aprobación del cliente o patrocinador, se añaden características y funcionalidades al producto o servicio del proyecto, sin tener en cuenta sus efectos sobre el tiempo, coste y recursos. Puedes encontrar más información sobre la corrupción del alcance, en el siguiente post, acerca de Cómo prevenir y gestionar la corrupción del alcance.
Esta mala práctica suele ocurrir en dos momentos:
- Recopilación de requisitos: se agregan requisitos sin el respaldo del cliente o el caso de negocios.
- Desarrollo del producto: los miembros del equipo deciden mejorar el producto por su propia cuenta agregando nuevas características o tecnologías complejas.”
La corrupción del alcance puede originarse por varias razones:
- Un análisis deficiente de los requisitos iniciales. Los clientes no siempre saben lo que quieren, y a veces, solo tienen una vaga idea: “no sé exactamente lo que quiero, pero te lo diré en cuanto lo vea”.
- También puede deberse a que el director de proyecto, crea que ha entendido correctamente los requisitos del cliente.
En cualquier caso, hay que dedicar el tiempo suficiente a recopilar los requisitos de los interesados tal como expliqué en mi anterior post.
<<Cómo recopilar los requisitos de un proyecto>>
- No involucrar a los usuarios lo suficientemente temprano, especialmente en la fase de recopilación de los requisitos.
- Ausencia, o deficiencias, en el sistema de control de cambios. Las solicitudes de cambio, puede venir por distintas vías: solicitud de un cliente, requisitos del proyecto no identificados, riesgos que se acaban convirtiendo en problemas, etc
- Subestimar la complejidad del proyecto. Muchos proyectos se enfrentan a problemas porque son nuevos en una industria. Nadie sabe qué esperar. No hay lecciones aprendidas y no hay expertos a los que preguntar.
- Baño de oro, también conocido como “gold plating“. Consiste en la realización de trabajos extras y no documentados que exceden el alcance del proyecto, y pueden afectar tanto al presupuesto como al cronograma. Se trata de trabajos que no se han estimado, ni planificado, y para los que no existe una solicitud de cambio aprobada, por lo que no están dentro del alcance del proyecto y no deben realizarse.
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Buenas tardes,mil gracias por este articulo,de veras a veces estamos en pañales porque no hay mucha claridad cuando nos explican ,muchas gracias por tan excelente articulo Dios les bendiga
Hola Teresa,
Me alegra mucho que el post te haya resultado de ayuda, y muchas gracias por comentar y seguir el blog.
Saludos.