En el anterior post sobre la Estructura de desglose del trabajo, EDT, comentaba que la parte más pequeña en la que se puede descomponer una EDT, la constituyen los paquetes de trabajo, y que su duración puede variar según el tipo de proyecto. En este post, voy a explicar cómo crear un cronograma con 5 sencillos pasos.

Llegado a este punto, con la EDT validada con el equipo de proyecto, el siguiente paso en nuestra Planificación, debe ser descomponer los paquetes de trabajo en las actividades o tareas necesarias para obtenerlos.

1. Establecer las reglas para gestionar el cronograma.

Este es el momento en el que el director de proyecto, debe pensar de qué manera va gestionar el cronograma, o lo que es lo mismo, debe crear un plan para gestionar el cronograma del proyecto, atendiendo a varios aspectos:

Reglas
  • Decidir cuál es el enfoque más adecuado para gestionar el cronograma. Para ello, es imprescindible conocer el ciclo de vida del proyecto, ya que el enfoque, será diferente, en función del ciclo de vida.
    • En los proyectos ágiles, resulta muy difícil estimar un cronograma con la duración total del proyecto, debido a que no están definidos desde el inicio, ni los requisitos, ni el alcance del proyecto. Ambos, se van «adaptando» a medida que el proyecto avanza, y se va generando conocimiento.
    • En definitiva, en los proyectos con ciclos de vida ágiles, los cronogramas son más flexibles en comparación con los ciclos predictivos, en los que el alcance no varía, o al menos, no lo hace de manera continua.
  • Decidir qué procesos vamos a utilizar en función del tamaño del proyecto. Por ejemplo, en proyectos pequeños, la identificación, la secuenciación de actividades y las posteriores estimaciones, se pueden unificar en un solo proceso.
  • ¿En qué unidades vamos a medir el avance del proyecto: horas, días, semanas, meses, trimestres…?
  • ¿Qué nivel de precisión vamos a considerar para las estimaciones de tiempo? Ej: En el proceso de inicio, estimación ROM: -25% a 75%.
  • ¿Cuál será el nivel de tolerancia de las desviaciones del cronograma respecto a la línea base?
  • ¿Qué reglas se utilizarán para definir el avance de una actividad?, porcentaje de trabajo completado, hitos ponderados, reglas de fórmula fija,…

El objetivo de la gestión del cronograma es conseguir que el proyecto termine dentro del plazo previsto

2. Crear las actividades del proyecto a partir de los paquetes de trabajo

El objetivo que se persigue en este paso, es identificar todas las tareas necesarias para conseguir el producto.

Una vez hemos pensado y creado el plan de gestión del cronograma, debemos descomponer cada uno de los paquetes de trabajo de la EDT, en las actividades o tareas necesarias, para producir los entregables del proyecto.

EDT y lista de actividades

Las actividades no forman parte de la EDT

El resultado que obtendremos, será una Lista de Tareas con sus atributos, y una Lista de Hitos. Un hito, es un evento que no tiene duración, y que es relevante dentro de un proyecto, como puede ser una entrega a un cliente, la firma de un contrato, o la prueba de un prototipo.

3. Secuenciar las actividades del proyecto

Una vez que tenemos la Lista de Actividades, el siguiente paso consiste en establecer la relación entre actividades e hitos, y secuenciarlas en el orden en que se realizará el trabajo. O lo que es lo mismo, determinar cuál va primero (actividad predecesora) y cuál va después (sucesora).

El resultado que obtendremos al final de este proceso será un Diagrama de Red del proyecto.

Hoy en día, la mayoría de los diagramas de red se crean utilizando el Método de Diagramación por Precedencia (PDM).

Método de Diagramación por Precedencia (PDM).

En este método de programación, los nodos (o cajas) se utilizan para representar las actividades, y las flechas, muestran las dependencias entre las actividades, para indicar cómo deben ser ejecutadas.

PDM. Diagramación por Precedencia

Tipos de relación lógica entre actividades

Final a Inicio (FS). Una actividad que debe finalizar antes de que la sucesora pueda iniciar. Es la relación más habitual. Ejemplo: Debes cavar un hoyo, antes de colocar un poste.

Inicio-Inicio

Inicio a Inicio (SS). Una actividad que debe iniciar antes de que la sucesora pueda iniciar. Ejemplo: Debes comenzar a diseñar y esperar dos semanas para tener el diseño lo suficientemente avanzado como para comenzar a codificar.

Fin-Fin

Final a Final (FF). Una actividad que debe finalizar antes de que la sucesora pueda finalizar. Ejemplo: Debes terminar las pruebas antes de que puedas terminar la documentación.

Inicio_Fin

Inicio a Final (SF). Una actividad debe iniciar antes de que la sucesora pueda finalizar. Raramente se utiliza esta dependencia.

Adelantos y retrasos

Además de las relaciones lógicas, se pueden establecer adelantos y retrasos entre las actividades.

  • Adelanto. Se puede utilizar un adelanto para indicar que una actividad puede comenzar, antes de que su predecesora haya finalizado. En un análisis clínico, podemos empezar a redactar el informe, dos días antes de terminar los ensayos.
  • Un retraso se introduce para esperar un tiempo entre actividades. Así por ejemplo, entre las tareas: pintar una pared y colgar cuadros; podemos establecer un retraso de un día para dejar que se seque la pintura.

4. Estimar la duración de las actividades

El siguiente paso en la construcción de nuestro cronograma, será estimar cuánto tiempo llevará completar cada actividad. Todos sabemos que estimar la duración de un proyecto, conlleva un alto grado de incertidumbre.

De manera que, para garantizar que las estimaciones de nuestras actividades sean lo más precisas, es conveniente, contar con la participación del equipo de proyecto, y con el juicio de «verdaderos» expertos, es decir, de aquellos que realizan habitualmente el trabajo.

Técnicas para estimar la duración de una actividad

La estimación es toda una profesión en sí misma. Existen diferentes métodos que se pueden utilizar para determinar la duración de una actividad, me voy a centrar en tres:

  • Estimación análoga: Esta técnica se basa en consultar los datos sobre la duración real de una actividad anterior, o relacionada, para estimar la duración de la actividad actual. Por lo general, es más rápida y menos costosa que otras técnicas, pero también más imprecisa.
  • Estimación paramétrica: En este método, se analizan las relaciones entre las variables de una actividad para calcular su duración, como por ejemplo, la relación entre las variables: metros cuadrados construidos de una casa, y tiempo empleado en su realización.
  • Estimación por tres valores, PERT: realizar cualquier estimación supone una alta incertidumbre, por lo que resulta muy poco probable completar un proyecto en una fecha determinada. La técnica PERT, propone estimar la duración de una actividad utilizando tres valores: la duración pesimista, la más probable y la duración optimista.

Fórmulas PERT

Duración Media (Distribución Beta) M = [optimista + (4 x más probable) + pesimista] / 6
Desviación estándar D.E. = (pesimista – optimista) / 6

La desviación estándar de una actividad, indica el rango de incertidumbre de la estimación. Cuanto mayor es el rango, mayor es el riesgo.

La probabilidad de que la duración de la actividad esté comprendida entre la media +/- 1 desviación estándar es de un 68%.

Hay un 95% de probabilidad de que la duración de esa actividad esté entre la media +/- 2 desviaciones estándar.

Existe un 99% de probabilidad de que la duración de esa actividad esté entre la media +/- 3 desviaciones estándares.

Ejemplo: Supongamos que necesitamos estimar la duración de una actividad, para lo cual, reunimos a nuestro equipo de proyecto, que nos proporciona los siguientes datos:

  • Duración Optimista= 8 días
  • Más probable = 11 días
  • Pesimista = 20 días.

Aplicando la técnica de estimación PERT, obtendremos el siguiente resultado:

  • Duración media estimada =[8 + (4 x 11)+20] / 6 = 12 días.
  • Desviación estándar= (20 – 8) / 6 = 2 días.
    • Confianza del 68% = 12 días +/- (2 x 1)= Duración entre 10 y 14 días.
    • 95% de confianza = 12 días +/- (2 x 2) = Duración entre 8 y 16 días.
    • 99% de confianza = 12 días +/- (2 x 3) = Duración entre 6 y 18 días.

5. Desarrollar el cronograma del proyecto

Recapitulando los pasos que hemos visto en este post, tenemos lo siguiente:

PasoResultado
1. Crear un plan para gestionar el cronogramaPlan de gestión del cronograma
2. Identificar las actividades del proyectoLista de actividades + atributos de la actividad
Lista de Hitos
3. Secuenciar las actividadesDiagrama de Red
4. Estimar la duración de las actividadesEstimados con la duración de las actividades

Tenemos por tanto, un plan de gestión de nuestro cronograma, una lista de actividades, sus relaciones de dependencia (diagrama de red), y la duración estimada de las actividades. Ahora debemos crear el cronograma de nuestro proyecto.

5.1 Método de la Ruta Crítica (CPM. Critical path method).

Uno de los métodos más utilizados para desarrollar el cronograma de un proyecto es el método de la ruta crítica, a la que también se conoce como camino crítico, o CPM. La ruta crítica, es la ruta de mayor duración a través de un diagrama de red, y es la que determina la duración total del proyecto.

Para poder calcular la ruta crítica debemos conocer previamente algunos datos:

  • Duración de las actividades.
  • Relaciones lógicas.

Vamos a desarrollar un cronograma, utilizando el método de la ruta crítica, a través de un ejercicio, consistente en la puesta en marcha de una fábrica. Para resolver el ejercicio, no voy a utilizar ningún tipo de software, voy a crear el cronograma de forma manual, siguiendo una secuencia de 5 pasos que nos va a permitir:

  1. Calcular la ruta crítica.
  2. Conocer la duración del proyecto.
  3. Determinar la holgura de cada tarea.

Puesta en marcha de una fábrica

IdActividadesPredecesoraDuración (semanas)
1Seleccionar ubicación2
2Contratar personal8
3Comprar maquinaria3
4Comprar terrenos13
5Capacitar personas24
6Comprar equipos informáticos2,33
7Construir fábrica4;5;630

Cada actividad se va a representar de la siguiente manera:

Cómo crear un cronograma con 5 sencillos pasos
  • ES (Early Start): inicio temprano.
  • LS (Last Start): inicio tardío.
  • EF (Early Finish): final temprano.
  • LF (Last Finish): final tardío.

5.1.1 Dibujar el diagrama de red.

En este primer paso, se trata de dibujar el diagrama de red, representando las relaciones lógicas de dependencia entre las diferentes actividades:

  • Predecesora y Sucesora
  • Divergente y Convergente

5.1.2 Introducir las duraciones de cada tarea

Introducimos la duración de cada actividad en el recuadro superior central.

5.1.3 Realizar el cálculo hacia adelante

Comienza por añadir un “1” en el cuadro superior izquierdo de la primera tarea. Esta
es la fecha de inicio más temprano (ES).

Lo siguiente, es calcular el final temprano (EF), siguiendo la siguiente regla: EF = ES + Duración – 1.

El inicio temprano (ES) de las siguientes tareas, se calcula sumando un día al inicio tardío (EF) de la tarea anterior: ES=EF+1.

Cuando convergen dos (EF), como ocurre con las tareas, Comprar equipos informáticos y Construir fábrica, se elije la más alta.

5.1.4 Realizar el cálculo hacia atrás

El camino hacia atrás, determina el final tardío (LF) y el inicio tardío (LS).

Elegimos el final temprano (EF) obtenido en la tarea final, en nuestro caso Construir fábrica (42), y lo anotamos en el espacio del final tardío (LF).

A continuación, calculamos el primer inicio tardío (LS), aplicando la siguiente regla: LS = LF – Duración + 1

Cuando convergen dos (LS), como ocurre con la tarea, Contratar personal, escogemos la más baja .

5.1.5 Calcular la holgura de la actividad

La holgura total de una actividad es el tiempo que se puede demorar una actividad sin cambiar la duración del proyecto.

Se obtiene de dos maneras:

  • Holgura total = LS – ES
  • Holgura total = LF – EF

Normalmente la holgura de una ruta crítica es igual a 0.


Solución del ejercicio

¿Cuál es la ruta crítica del proyecto?

En nuestro ejemplo, tenemos 4 rutas:

  1. Seleccionar Ubicación (2) – Comprar terrenos (3) – Construir fábrica (30) = 35 semanas.
  2. Contratar personal (8) – Capacitar personal (4) – Construir fábrica (30) = 42 semanas.
  3. Contratar personal (8)- Comprar equipos informáticos (2)- Construir fábrica (30) = 40 semanas.
  4. Comprar maquinaria (3) – Comprar equipos informáticos (2) – Construir fábrica (30) = 35 semanas.

La ruta crítica es la ruta de mayor duración a través de un diagrama de red, y es la que determina la duración total del proyecto, en nuestro ejemplo, es la Ruta 2.

Contratar personal (8) – Capacitar personal (4) – Construir fábrica (30) = 42 semanas.

¿Cuánto durará el proyecto para la puesta en marcha de la fábrica? 42 semanas


Conclusión

Con este ejemplo, hemos creado un cronograma completo. Lógicamente, un proyecto para poner una fábrica en marcha, es mucho más complicado de lo que he reflejado en este ejemplo ficticio. Espero que los cinco pasos descritos en este post, te ayuden a crear tus cronogramas.

¡Buena suerte con la programación de tu proyecto!


Deja un comentario