Cómo crear el presupuesto de un proyecto

La gestión de los costes de un proyecto, abarca su ciclo de vida completo, e incluye diferentes actividades como estimar los costes y crear el presupuesto de un proyecto, conseguir su financiación, pasando por el control de costes para que pueda completarse dentro del presupuesto aprobado.

El éxito de un proyecto se evalúa, al menos en parte, por el grado de cumplimiento de su presupuesto, por lo que gestionar eficazmente sus costes, es un factor crítico para determinar su resultado.

En este post, repasaré los diferentes pasos para gestionar los costes de un proyecto, siguiendo los principios establecidos por la guía PMBOK.

El objetivo de la gestión de costes es conseguir que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado.

1. Establecer las reglas de juego. Cómo gestionar los costes del proyecto

Ya sea que estemos lanzando un nuevo producto al mercado, desarrollando una aplicación para móviles, o cambiando los procesos clave en una organización, siempre resulta complicado estimar y gestionar, los costes de un proyecto.

Cuando comenzamos un proyecto, resulta difícil saber cuánto costará. El primer paso, es crear un plan que nos haga pensar por adelantado, cómo vamos a planificar y a controlar los costes.

2. El plan de gestión de costes

El plan de gestión de costes, es un documento que identifica a la persona, o personas, responsables de la gestión de costes, detalla cómo se evaluará y comunicará el desempeño de los costes a los interesados, y establece cómo se controlarán las desviaciones de los costes del proyecto.

Componentes típicos de un plan de gestión de costes

  • Plan de variación de costes: se trata de determinar qué acciones habrá que tomar en el caso de una desviación de los costes. En función de la desviación, la acción a tomar será diferente: si es menor a un 5% podría dar lugar a una explicación de esa variación, si es de un 95%, podría suponer el abandono del proyecto.
  • Estimaciones de costes. Estableceremos los métodos mas adecuados para estimar los costes del proyecto, y el nivel de exactitud de las estimaciones.
  • Línea de base de costes: representa el plan de gastos autorizado y por etapas en el que se mide el rendimiento de los costos. Es la suma del coste estimado del proyecto y las reservas de contingencia.
  • Control de costes e informes: cómo vamos a medir los costes y establecer las métricas durante la ejecución del proyecto.
  • Proceso de control de cambios: describe el proceso para realizar cambios en la línea de base de costes y cómo aprobar los cambios propuestos.

3. La Estimación de Costes

Se pueden aplicar diferentes métodos para predecir cuánto costará un proyecto. La elección del método dependerá del nivel de información disponible.

3.1 Tipos de Costes

Existen diversos tipos de costes, estos son los principales:

  • Variables: dependen del volumen de producción. Por ejemplo, las materias primas.
  • Fijos: No cambian con el volumen de producción. Por ejemplo, los alquileres.
  • Directos: se pueden atribuir directamente al proyecto. Por ejemplo, los costes de viajes, o los honorarios de consultores.
  • Indirectos: benefician a varios proyectos y solo una parte de su costo total se carga al proyecto. Por ejemplo, los gastos de seguros, teléfono, luz,…

3.2 Técnicas de estimación de costes

Los costes de un proyecto pueden estimarse usando las mismas técnicas empleadas en la gestión del cronograma. La elección de la técnica de estimación, dependerá del tipo del tipo de información que se disponga.

  • Estimación análoga: esta técnica utiliza el coste real de proyectos similares, como base para crear estimaciones de nuevos proyectos. Funciona si tienes experiencia con proyectos del mismo tipo. Se emplea cuando hay poca información sobre el proyecto.
  • Estimación paramétrica: utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables para calcular una estimación de parámetros de una actividad. Para su cálculo, se utilizan tareas que guardan una relación de proporcionalidad, como las características físicas de un producto y el coste necesario para producirlo.
  • Estimación por tres valores: este es un método que utiliza las estimaciones de costes optimistas, pesimistas y más probables, para crear valores esperados y desviaciones estándar para los costes del proyecto. Ver Técnicas para estimar la duración de una actividad.
  • Estimación de abajo hacia arriba (bottom-up): en esta técnica, se calculan de forma detallada los costes de los componentes de la estructura de desglose del trabajo (EDT), y posteriormente, se suman para crear la estimación de costes del proyecto completo. Es un método muy preciso, debido a que las personas que van a hacer el trabajo realizan la estimación.

3.3 Las reservas en los proyectos

Las reservas, son provisiones de fondos que se utilizan para gestionar contingencias. Se utilizan para tener en cuenta la incertidumbre existente con el coste de los proyectos. Se establecen dos tipos de reservas, de contingencias y de gestión.

Reserva de contingencias y línea base de costes

Las reservas para contingencias, sirven para responder a los imprevistos conocidos. O lo que es lo mismo, para hacer frente a aquellas situaciones o riesgos que afectarán a nuestro proyecto, y tenemos identificados, pero que desconocemos si sucederán o no.

Pueden ser un porcentaje sobre el coste estimado, o una cantidad fija.

Las estimaciones de costes, más la reserva para contingencias, constituyen la línea base de coste.

4. Crear el presupuesto de un proyecto

Crear el presupuesto del proyecto, consiste en sumar los costes estimados de las actividades, con el fin de establecer una línea base de costes autorizada, frente a la que se podrá seguir y controlar el desempeño del proyecto.

Antes de crear el presupuesto, es necesario disponer de los resultados de la estimación de costes y del cronograma del proyecto. Con esta información, el director del proyecto calcula el coste total, con un doble propósito

  1. Determinar la cantidad de fondos que la organización debe tener disponible para el proyecto.
  2. Asignar los costes durante el período de tiempo en que se incurrirá.

Cuando nos enfrentamos a riesgos desconocidos e imprevistos, que pueden generar impacto en el proyecto, es necesario incluir Reservas de gestión. Se trata de fondos reservados para trabajos imprevistos dentro del alcance del proyecto. Se reservan para cubrir trabajo no previsto dentro del alcance del Proyecto.

Reservas de gestión y presupuesto

Las reservas de gestión forman parte del presupuesto, pero no de la Línea base de costes.

Las reservas de gestión, exceden el ámbito de decisión del director de proyecto.

En el momento en que se materializan los riesgos imprevistos y desconocidos, el director de proyecto solicita al patrocinador del proyecto, que libere esas reservas.

5. Controlar el presupuesto de un proyecto

El ciclo de la gestión de costes concluye con el proceso de control. Incluye actividades como:

  • Seguir el avance de los costes para detectar variaciones.
  • Supervisar periódicamente la evolución de los costes del proyecto en relación con el trabajo realizado.
  • Influir sobre los factores que provocan cambios en la línea base de costes.
  • Asegurar que los gastos no superan la financiación autorizada.
  • Informar a los interesados sobre los cambios aprobados y sus costes asociados.

Uno de los métodos más reconocidos y útiles para para medir el desempeño de un proyecto es el Análisis del Valor Ganado.

5.1 El Análisis del valor ganado (EVM)

En síntesis, el análisis del valor ganado, en inglés «Earned Value Management (EVM)«, es una técnica para medir el rendimiento y progreso de un proyecto, que integra tres aspectos fundamentales:

  1. El trabajo que hemos planificado.
  2. El trabajo que hemos realizado.
  3. Los costes que hemos gastado para completar el trabajo.

Proporciona dos tipos de medidas sobre el desempeño del proyecto:

  • Reactivas. Nos permiten medir y representar el rendimiento del proyecto en una fecha determinada.
  • Proactivas. Permiten hacer una proyección del desempeño futuro, así como de las fechas y los costes de la conclusión del proyecto.

Debido a la importancia y aplicabilidad que tiene el análisis del valor ganado, le dedicaré próximamente más de un post.


Guía práctica para la dirección de proyectos

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