Porqué es esencial una línea base para gestionar un proyecto

En este post voy a explicar porqué es esencial una línea base para gestionar un proyecto.

En los últimos post, he hablado acerca del proceso de planificación, centrándome en las tres áreas de conocimiento: Alcance, Tiempo (cronograma), y Coste, que componen la triple restricción del proyecto.

Cada una de estas restricciones, tiene una línea base que nos va a permitir medir el progreso del proyecto:

  • La gestión del alcance, incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido, para completar con éxito el proyecto. De los procesos de planificación del alcance, obtenemos la línea base del alcance.
  • La gestión del alcance se complementa a su vez, con la gestión del cronograma, que incluye los procesos para garantizar que el proyecto finalice en el plazo previsto, y con la gestión del coste, que incluye los procesos requeridos para garantizar que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado.
  • El resultado que obtenemos de planificar ambas áreas, son las líneas base del cronograma y del coste.
Línea Base

En conjunto, estas tres líneas base: Alcance-Cronograma-Coste, constituyen la línea base de rendimiento del proyecto.

1. ¿Qué es la línea base para la medición del desempeño del proyecto?

La línea base de rendimiento del proyecto, línea base para abreviar, es la referencia que el director tendrá que seguir y controlar durante todo el ciclo de vida del proyecto, para detectar y corregir las posibles variaciones que puedan surgir.

La guía PMBOK, la define como un plan integrado a nivel de alcance-cronograma-coste para el trabajo del proyecto, con el cual se compara la ejecución del proyecto para medir y gestionar el desempeño.

Una línea base es como una foto fija del plan de proyecto. Una vez establecida, nos permite determinar en cualquier momento, si estamos siguiendo el plan, y cuánto nos estamos desviando de los resultados planificados del proyecto.

En este ejemplo sobre la construcción de una fábrica, en el diagrama de Gantt, la línea negra representa la duración inicial planificada.

Por su parte, la línea azul, representa la duración actual de nuestro cronograma.

1.1 Componentes de la línea base

La línea base, incluye los siguientes elementos:

Línea Base¿Qué incluye?¿Qué mide?
AlcanceEnunciado del alcance, EDT, diccionario de la EDTQué objetivos alcanzaremos a la finalización del proyecto
CronogramaCronograma con fechas de inicio, hitos y fechas de finalizaciónCuánto durará el proyecto
CostesPresupuesto planificado en fases temporalesCuánto costará el proyecto

2. ¿Por qué es esencial una línea base para gestionar un proyecto?

Lord Kelvin

Es evidente, el rendimiento de los proyectos debe medirse. 

Sin una línea de base, no es posible conocer el desempeño del proyecto. Necesitamos tener un objetivo claro que alcanzar, de modo que podamos compararlo con los datos reales, comprobar dónde estamos y determinar cuánto queda por hacer.

Independientemente de cómo se mida, esta información debe ser útil y comprensible para los interesados del proyecto.

La línea base, se utiliza durante la fase de ejecución para medir el rendimiento y el progreso del proyecto, y como referencia para comparar las mediciones futuras, de forma que muestre la variación entre el rendimiento planificado y el real. 

La mayoría de los proyectos tienen cambios en el cronograma o el alcance del trabajo que pueden afectar el rendimiento del proyecto.  En ausencia de una línea base, ¿cómo sabemos si los cambios que solicitan las personas interesadas, es diferente de lo que ya hemos ejecutado o planificado? 

2.1 Ventajas que aporta a la gestión de un proyecto

 Aporta muchos beneficios, tanto al proyecto actual, como a futuros proyectos.

  • Una de las principales ventajas de disponer de una línea base, es que mejora las capacidades de estimación para futuros proyectos. Las organizaciones pueden analizar qué proyectos se quedaron por debajo, o por encima de su línea base. Esta información se puede utilizar para mejorar los planes y estimaciones de futuros proyectos.
  • Resulta esencial para calcular el valor ganado de un proyecto. El valor ganado es una técnica que permite comparar el rendimiento real del proyecto, con la línea base original, y hacer una proyección del desempeño futuro.
  • Permite hacer una adecuada gestión de los cambios. Cuando se producen cambios en un proyecto, el director de proyecto debe conocer las líneas base originales, y el resultado esperado de los cambios. A partir de ahí, puede determinar si los cambios fueron efectivos. 

3. Los cambios en la línea base del proyecto

La realidad es que la mayoría de los proyectos tienen cambios, siempre van a ocurrir imprevistos que van a provocar cambios en el cronograma, o en el alcance del trabajo. 

Los cambios pueden agruparse en dos categorías; los que afectan a elementos clave del proyecto: Plan de dirección, acta de constitución, líneas base, y los que no.

  1. Cuando se aprueban cambios en el proyecto que NO afectan la línea base, el director de proyecto puede aprobar la implantación del cambio.
  2. Los cambios aprobados que requieren ajustes a las líneas base, y al plan para la dirección del proyecto, deberán pasar por un comité de control de cambios, que decidirá su aprobación.

Una vez que se han identificado los cambios a la línea base, y se ha modificado el plan de dirección, el proyecto se debe completar, de acuerdo con el plan actualizado. El seguimiento y control, deberán realizarse según las líneas base actualizadas.

4. Conclusión

En resumen, la línea base, es clave para medir el progreso del proyecto.

  1. Crea siempre una línea base y mide el desempeño del proyecto contra ella.
  2. Cuando cambies una línea base, no pierdas la versión original
  3. Al establecer una nueva línea base, asegúrate de no perder su historial de rendimiento. 

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