La gestión de la Calidad en los proyectos

La importancia de la gestión de la Calidad en los proyectos es algo que nadie discute. En este post voy a repasar, de forma genérica, el área de gestión de la Calidad en los proyectos

Por lo general, en los proyectos, siempre prestamos la máxima atención y seguimiento a los elementos que componen la línea base del desempeño: alcance, cronograma y costes. Sin embargo, hay un cuarto elemento, que es igual de importante que estos tres, y al que no siempre se le da la importancia que tiene, me refiero a la Calidad del proyecto.

¿De qué sirve un proyecto, si se «completa» a tiempo y en plazo, pero la calidad de la entrega es inaceptable? …la respuesta es simple, si el producto no es aceptable, entonces el proyecto no está terminado.

1. Qué entendemos por Calidad en los proyectos.

Existen muchas definiciones sobre la palabra calidad. Y a pesar de ser un término conocido y de uso común, se trata de un concepto ambiguo, que no tiene el mismo significado para todas las personas.

  • En un sentido tradicional, la calidad puede entenderse como algo producido de manera artesanal. Siguiendo esta tendencia, la calidad equivaldría al mejor material, mejor equipo, ausencia de defectos.
  • Desde una perspectiva de fabricación, la calidad se puede entender como la obtención de un producto, que está dentro de unas tolerancias permitidas, o incluso, con cero defectos.
  • Desde la gestión de proyectos, la Calidad se define como el grado en el que un proyecto cumple con los requisitos.

1.1 Calidad vs Grado. ¿Qué tiene más calidad, un Rolex o un pulsómetro?

La confusión sobre el significado del término calidad, se debe en parte, a que muchas personas asumen que calidad y grado, son similares; sin embargo, hay una gran diferencia. Veamos un ejemplo con dos situaciones diferentes:

Calidad y Grado

Situación 1.

Estamos invitados a una boda de «alto standing». Establecemos los requisitos para nuestro reloj: proporcionar la hora con exactitud y proyectar imagen de prestigio. En esta situación, lo que más se ajusta a nuestros requisitos es el Rolex, …o algo que se le parezca.

Situación 2.

Nos hemos apuntado a correr una media maratón. Requisitos para nuestro reloj: proporcionar con exactitud la hora, debe ser ligero, y permitirnos monitorizar nuestras pulsaciones durante la carrera. Para este fin, lo más adecuado será un pulsómetro.

En gestión de proyectos, Calidad es conformidad con los requisitos.

Es perfectamente aceptable que un producto sea de «baja» calidad, siempre que cumpla con los requisitos establecidos.

En cualquier proyecto, la ausencia de calidad, va a provocar de forma inequívoca, problemas en forma de: retrabajos, retrasos en el cronograma, sobrecostes, y falta de satisfacción del cliente, mientras que, la falta de grado (prestaciones), no debe suponer necesariamente un problema.

2. Calidad sí, ¿pero a qué coste?

Realizar controles de calidad, va a suponer un coste, que se va a compensar al evitar problemas en el futuro. Cuanto más tarde se encuentre un problema de calidad, más tardará en solucionarse, y mayor será su impacto.

Hay muchas formas de medir el coste de la calidad en los proyectos. Existen los costes de conformidad, que son costes preventivos (formación, mantenimiento) y de evaluación (inspección y control).

Por otra parte, están los costos de no conformidad, que se desglosan en costes debidos a fallos internos, como la reparación de un defecto antes de que llegue a un cliente, y costes de fallos externos, defectos detectados de forma posterior a la entrega del proyecto.

3. ¿Cómo se aplica la Calidad en la gestión de proyectos?

Para la guía PMBOK, la gestión de la calidad del proyecto, incluye los procesos y las políticas establecidas por la organización ejecutora, para que el proyecto satisfaga las necesidades de los interesados. PMBOK en su versión 6, señala tres procesos para gestionar la calidad del proyecto:

  1. Planificar la gestión de Calidad del proyecto.
  2. Gestionar la Calidad.
  3. Controlar la Calidad.

Planificar la gestión de Calidad.

En gestión de proyectos, la calidad se planifica, no se inspecciona. Tanto la calidad como los requisitos de aceptación deben definirse por adelantado.

El proceso de planificar la gestión de la calidad del proyecto,consiste en identificar los requisitos y/o estándares de calidad para el proyecto y sus entregables, y planificar cómo cumplir con tales estándares. El resultado principal será un plan de gestión de la calidad, que identificará los criterios de éxito que permitan evaluar el desempeño del proyecto.

El beneficio clave de la planificación, es que proporciona orientación sobre cómo se gestionará y validará la calidad en todo el proyecto.

Gestionar la Calidad

Gestionar la calidad del proyecto, consiste en convertir el plan de gestión de la calidad, en actividades que aseguren el cumplimiento de las políticas de calidad de la organización. Se incluyen actividades como identificar procesos ineficaces, auditar los requisitos de calidad y los resultados de las mediciones de control de calidad.

El beneficio clave de este proceso es que facilita la mejora de los procesos de gestión de calidad del proyecto.

Controlar la Calidad

¿Cómo se puede saber si un proyecto cumple con las expectativas de calidad? Podríamos esperar hasta el final del proyecto, y ver qué dice el cliente, lo cual es bastante arriesgado. Nos guste o no, en todo proyecto, necesitamos hacer un control de calidad

El control de calidad es un proceso que consiste en medir y registrar los resultados, para evaluar el desempeño del proyecto, y recomendar los cambios necesarios. Por lo general, el control de calidad ocurre a lo largo de la vida de un proyecto, no sólo al final.

Los beneficios clave del control de calidad del proyecto, se pueden resumir:

  • Permite identificar las causas de la mala calidad del proceso, o del producto, recomendar y tomar medidas para eliminarlos.
  • Validar que los entregables y el trabajo del proyecto, cumplen con los requisitos especificados por los interesados, para su aceptación final.

4. Conclusiones acerca de la Calidad en los proyectos.

Debemos tener bien claro que, los beneficios de implantar la gestión de la Calidad en un proyecto, deben ser mayores que el coste de su aplicación. Partiendo de esta premisa, es muy conveniente seguir, sin excepción, estos dos principios:

  1. La gestión de la calidad, se debe aplicar a todo tipo de proyectos, independientemente de su alcance.
  2. Debe abarcar tanto, a la calidad de la gestión del proyecto, como a la de sus entregables.

8 pasos para crear un plan de proyecto

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