Los recursos y el equipo de proyecto

1. Para poder romper las reglas, lo primero es entender, cuáles son las reglas.

Uno de los cambios que trajo la sexta edición de la guía PMBOK, fue la creación de una nueva área de conocimiento, el área de Gestión de los Recursos del proyecto. En anteriores ediciones, se le denominaba Gestión de los Recursos Humanos, y se centraba en la gestión del equipo de proyecto.

Los cambios en la actual versión, se deben a la conveniencia de ampliar su alcance, e incluir de manera conjunta, a todos los recursos que intervienen en un proyecto, diferenciándolos en: recursos del equipo y recursos físicos.

Personalmente, no me convence este cambio. Incluir en la misma área, la gestión de recursos y personas, puede dar lugar a algunas confusiones:

  1. Por ejemplo, el proceso Controlar Recursos, se refiere al control de los recursos físicos y materiales que intervienen en un proyecto. Sin embargo, este control, no se aplica al equipo de proyecto, ¡a las personas no se les controla!, a los recursos, obviamente sí. Este punto, me parece confuso.
  2. Por otra parte, si uno de los elementos cruciales para lograr el objetivo de un proyecto, son las personas, creo que PMBOK, debería incluir un área dedicada, en exclusiva, a los Equipos de Proyecto. Las condiciones y restricciones que se dan en el trabajo por proyectos, son diferentes a las que se producen en el ámbito de las operaciones y procesos. Creo que este aspecto, el desarrollo y la dirección o autonomía, de los equipos de proyecto, se debería ampliar, y darle un mayor peso en la guía PMBOK.
  3. Por último, y ésta es una opinión muy personal, cuando hablamos de Gestión, unir las palabras recursos y personas, me parece una idea un tanto “viejuna”, y ya, felizmente superada.

2. La importancia de gestionar los recursos en un proyecto.

Una de las actividades más importantes a la hora de dirigir un proyecto, es gestionar sus recursos. Y es que los recursos, juegan un papel vital para el éxito de cualquier proyecto.

Un recurso es todo lo que se necesita para ejecutar una tarea o proyecto.

Los Recursos son muy importantes en la gestión de un proyecto, y si no se asignan adecuadamente, pueden llevar a que el proyecto fracase. Los recursos de un proyecto, incluyen todo lo necesario para completar el proyecto. Algunos ejemplos:

  • Personas / Equipo de proyecto
  • Equipos, instalaciones y materiales
  • Conocimiento / Experiencia
  • Software, Hardware
  • Y cómo no, Dinero.

En la mayoría de los proyectos, los recursos son limitados. Y dada esta restricción, el director de proyecto debe asegurarse que los recursos críticos estén disponibles, que los materiales lleguen cuando se necesiten, y que los miembros del equipo, tengan el conocimiento y la experiencia necesarios para producir los entregables del proyecto.

🙂 Y afortunadamente esto es así, ya que si los recursos en los proyectos fuesen infinitos, ¿para qué se necesitaría la figura del director de proyecto?

2.1 La gestión de los recursos.

La gestión de recursos es el proceso de identificar, adquirir, planificar y asignar los recursos para maximizar la eficiencia. En definitiva, hacer más con menos.

Maximizar la eficiencia es el principal objetivo de cualquier gestor de recursos.

3. Planificar la gestión de Recursos.

Antes de que un proyecto pueda avanzar, se deben definir los requisitos de sus recursos, lo que implica identificar el tipo y la cantidad de recursos que se requieren, incluidas las personas. Esta identificación se debe hacer con ayuda del equipo de proyecto.

Una herramienta que nos va resultar de gran utilidad, es la matriz de asignación de responsabilidades, de la que ya hemos hablado en otro post, me refiero a la Matriz RACI, que nos va ayudar a asignar las diferentes responsabilidades y roles a los miembros del equipo .

Como es de suponer, el resultado de este proceso será un Plan de gestión de Recursos que nos permita optimizar las personas, los materiales y la eficiencia presupuestaria. Dicho plan se puede dividir entre el plan para la dirección del equipo, y el plan para la gestión de los recursos físicos.

4. Estimar los recursos de las actividades.

Una vez que sabemos cómo identificar, adquirir los recursos, y desarrollar al equipo de proyecto, debemos identificar el tipo, cantidad y características de los recursos necesarios para completar el proyecto.

Los recursos necesarios para ejecutar el proyecto casi siempre deben estimarse durante la
etapa de planificación, aunque la estimación de recursos se debe realizar a lo largo de todo el proyecto, según se necesite.

Estimar recursos siempre resulta complicado. Las técnicas de estimación en las que nos podemos apoyar, son la estimación análoga, ascendente y paramétrica, prácticamente, las mismas que se utilizan para estimar los costes del proyecto. Ver Técnicas de Estimación de costes.

5. Adquirir Recursos.

Finalizada la fase de planificación, debemos obtener los recursos físicos, previamente estimados, seleccionar al equipo de trabajo que nos va a acompañar durante el proyecto, y asignarlos ambos a las diferentes actividades.

Es necesario consultar el cronograma del proyecto para determinar cuándo se van a necesitar los recursos, y poder comprobar su disponibilidad, puede que alguien no esté disponible en el momento en que se le necesita.

En cuanto a la elección del equipo, en muchas ocasiones, el director de proyecto, no será quién decida los componentes de su equipo, por lo que tendrá que poner en práctica sus habilidades de negociación para conseguir a las personas adecuadas, bien sea de organizaciones externas, o de otros directores funcionales de su propia organización.

6. Desarrollar el Equipo.

Es el proceso necesario para mejorar las competencias y las relaciones entre los miembros del equipo, para lograr así, un mejor desempeño del proyecto.

Dadas las restricciones habituales de tiempo y coste existentes en todos los proyectos, no resulta sencillo desarrollar a un equipo en el transcurso del proyecto. Y ello es debido, a que la adquisición de nuevas competencias, conocimientos y habilidades, suele resultar un proceso largo y costoso.

Por esta razón es muy importante acertar en el proceso anterior, y seleccionar un equipo de proyecto que cumpla tres reglas (QSP):

  1. Q. Que quieran – Motivados
  2. S. Que sepan – Con los conocimientos y experiencia necesarios
  3. P. Que puedan – Con disponibilidad

El director de proyecto, debe tener habilidades de liderazgo, y ponerlas en práctica para:

  • Conseguir la integración y la motivación del equipo.
  • Emplear una comunicación abierta y efectiva.
  • Realizar evaluaciones tanto individuales como de equipo.
  • Establecer un sistema adecuado de reconocimientos y recompensas. Reconocer los éxitos es GRATIS.

7. Dirigir el Equipo.

Una vez que está formado el equipo de proyecto, es el momento de realizar un seguimiento de su desempeño, proporcionar retroalimentación (feedback), resolver problemas y evaluar el rendimiento en busca de su mejora.

Especial importancia tienen las habilidades del director de proyecto para la resolución de conflictos, que resultan inevitables en el transcurso de un proyecto.

Modos de resolución de conflictos

8. Los equipos en Agile.

Desde el framework Agile, se le da una importancia crucial a los equipos de trabajo y a las personas El primero de los cuatro valores del Manifiesto Ágil, hace referencia a las personas:

Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas

Igualmente hay tres principios que reflejan la visión que, desde la filosofía Agile, tienen acerca del rol de los equipos, en los proyectos:

  1. Los proyectos se desarrollan en torno a individuos motivados. Hay que darles el entorno y el apoyo que necesitan, y confiarles la ejecución del trabajo.
  2. El método más eficiente y efectivo de comunicar información al equipo de desarrollo y entre sus
    miembros es la conversación cara a cara.
  3. A intervalos regulares el equipo reflexiona sobre cómo ser más efectivo para a continuación ajustar y perfeccionar su comportamiento en consecuencia.

8.1 El equipo Scrum.

Por su parte, en el framework Scrum, los equipos de trabajo (Scrum Teams) tienen dos características:

  1. Son Auto-organizados : no son dirigidos por personas externas al equipo y son ellos mismos quienes eligen la mejor opción de llevar a cabo su trabajo.
  2. Son Multifuncionales, esto quiere decir que tienen todas las competencias y habilidades necesarias para llevar a cabo el trabajo sin depender de otras personas que no formen parte del equipo.

En los proyectos SCRUM, existen 3 roles que forman el Equipo scrum:

  1. El Product owner, el dueño de producto es una persona orientada al producto y es el responsable de maximizar el valor del producto y del trabajo del Equipo de Desarrollo.
  2. El Scrum Master, es un facilitador de Scrum. Es el responsable de asegurar que Scrum es entendido y adoptado por el equipo de desarrollo
  3. El equipo de desarrollo. Son los encargados de construir el producto. Tienen las siguientes características:
    • Son autoorganizados y multifuncionales.
    • No se establecen jerarquías para los miembros de un Equipo, y no hay excepciones a esta regla.
    • En un equipo, no se reconocen sub-equipos, sin excepción
    • La responsabilidad recae en el Equipo de Desarrollo como un todo.

8 pasos para crear un plan de proyecto

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