La comunicación en los proyectos

En este post me voy a centrar en la importancia de gestionar adecuadamente la comunicación en los proyectos. Te mostraré cómo crear un plan de comunicación, y además, podrás descargar una plantilla para preparar tu propio plan. Vamos a ello.

Pero antes de continuar, te voy a pedir que contestes a una pregunta:

1. Porqué es importante crear un plan de comunicación de proyecto.

Quizás te parezca exagerada la cantidad de tiempo que dedica un director de proyecto a comunicarse con sus interesados. Lo cierto es que NO es un dato empírico, es simplemente, una regla aceptada en gestión de proyectos. De hecho, el PMI (Project Management Institute) sugiere que un gerente de proyecto debe pasar el 90 por ciento de su tiempo comunicándose.

Para aportar un poco de luz sobre este asunto, vamos a pensar en clave de proyectos, y a calcular los canales de comunicación que se pueden crear lo largo de un proyecto.

1.1 Cómo calcular los canales de comunicación en un proyecto.

Paso 1. Lo primero que debemos hacer, es identificar a los interesados clave (stakeholders). Puedes consultar el post que en su día publiqué sobre la identificación de los Interesados. Supongamos que en un proyecto tenemos los siguientes:

  • 1 Director de Proyecto
  • 5 Componentes del equipo de proyecto
  • 1 Patrocinador, que autoriza el proyecto
  • 2 Directores funcionales, afectados directamente por el proyecto
  • 1 Cliente, que espera el resultado del proyecto

En total, hemos identificado a 10 interesados clave, no son muchos.

Paso 2. Ahora, vamos a calcular cuántos canales de comunicación se van a generar en este proyecto. Para ello recurrimos a una sencilla fórmula:

N(N-1)/2. Donde N = nº de interesados clave.

Volviendo a nuestro proyecto, el número de canales de comunicación resultante sería:

10(10-1)/2 ~ (10 x 9)/2 = 45 canales de comunicación

Cuanto más grande sea un proyecto, más interesados clave tenga, y más canales de comunicación existan, mayor será la probabilidad de que las comunicaciones fallen, o simplemente se rompan.

En nuestro ejemplo, con tan solo 10 interesados, hay 45 posibilidades de que se produzcan fallos y malentendidos en las comunicaciones. Y ahora, ¿te parece exagerada la cantidad de tiempo que dedica un director de proyecto a la comunicación? Aplica esta fórmula a tus proyectos, y me cuentas.

2. Cómo planificar la comunicación en los proyectos.

La comunicación en los proyectos. Magnitud

El objetivo de planificar este área de conocimiento, es establecer una comunicación eficaz, sólo la estrictamente necesaria, y eficiente, en el formato adecuado, en el momento oportuno, y dirigida a los interesados clave del proyecto.

Y es que, muchas personas, no son conscientes de la magnitud de la información que debe distribuirse en un proyecto.

Comunicar sobre la marcha, es la peor manera de afrontar la comunicación en los proyectos.

Todos los proyectos tienen en común la necesidad de comunicar información sobre su progreso, lo que puede variar son las necesidades de información y los métodos de distribución. La responsabilidad de gestionar la comunicación en los proyectos, recae sobre el director de proyecto, que deberá trabajar con su equipo y con los interesados clave para determinar:

  • Quién necesita ser informado, y qué información necesita.
  • ¿Con qué frecuencia se debe comunicar / compartir esa información?
  • ¿Por qué medios se comunicará / compartirá la información?

El plan de comunicación resultante, se centrará en dar respuesta a estas tres preguntas y en equilibrar la distribución de información entre las partes interesadas. También deberá considerar cómo emplear la tecnología y qué métodos de comunicación serán los más apropiados para transmitir la información sobre el proyecto.

2.1 Tecnología de comunicación.

Hoy en día, estamos en la era de la digitalización y la comunicación electrónica, por lo que hay innumerables métodos para ponerse en contacto con las personas. Lo importante es determinar qué factores pueden influir, para elegir la tecnología más adecuada para nuestras comunicaciones:

  • Acceso/disponibilidad a la tecnología.
  • Entorno en el que se desarrolla el proyecto: mismo espacio físico, países y horarios diferentes, equipos virtuales…
  • Conocimiento y habilidad para manejar los medios disponibles.
  • Urgencia, frecuencia y formato.
  • Sensibilidad y confidencialidad de la información.

2.2 Métodos de comunicación.

Igualmente, en nuestra planificación, debemos adoptar los métodos más adecuados para comunicarnos con los interesados del proyecto. Vamos a ver tres métodos:

  1. Comunicación Interactiva: la comunicación va en dos sentidos, y puede involucrar dos o más personas. Por ejemplo, una reunión, conversación telefónica, o cara a cara.
  2. Tipo “Push” (empujar): el flujo de información va en un solo sentido, por lo que no hay retroalimentación. Por ejemplo, una nota de prensa, un correo electrónico, un informe.
  3. Tipo “Pull” (tirar): la información se pone en un repositorio central, es muy útil para distribuir documentos de gran tamaño, o dirigidos a muchas personas. Ej: Dropbox, Onedrive, carpetas compartidas, … Al emplear este método, es conveniente asegurarse de dejar constancia y notificar al receptor, cuándo está la información disponible.

2.3 ¿Quién necesita qué?

No todos los interesados necesitarán la misma información. El reto para cualquier gerente de proyecto es determinar quién necesita saber qué, y cuándo

  1. «Quién» describe a los interesados con quienes es necesario comunicarse.
  2. «Qué» describe la información que necesitarán.

Por lo general, las principales necesidades de comunicación serán obvias; así por ejemplo, el cliente, el patrocinador y los interesados clave, necesitarán información sobre el estado del proyecto, y las variaciones existentes en el presupuesto y el tiempo.

Por su parte, los gerentes funcionales, demandarán conocer información sobre los horarios y la disponibilidad de tiempo que van a atener que hacer sus empleados en relación al trabajo del proyecto.

2.4 Cuándo.

Dependiendo de las partes interesadas, las necesidades de información pueden variar en cuanto a la frecuencia de envío: diario, semanal, mensual, eventual. El patrocinador, puede solicitar informes de estado semanales, pero el director general, o el presidente de una compañía, pueden requerir informes de estado tan solo una vez al mes.

Una buena práctica para poder gestionar de forma eficiente las comunicaciones del proyecto, consiste en programar y, en la medida de lo posible, automatizar las demandas de comunicación, me estoy refiriendo a crear plantillas, y a la posibilidad de generar informes de manera automática.

Las principales ventajas que obtendremos, serán:

  1. Ahorro de tiempo.
  2. La posibilidad de poder comunicarnos con muchos interesados en poco tiempo.
  3. Conseguir que las partes interesadas se sientan más cómodas y mejor informadas. Saben cuándo esperar una comunicación regular sobre el estado del proyecto.

2.5 En qué modalidad/tipo de información.

Hoy día, existen infinitas formas de ponerse en contacto con cualquier interesado. Algunas comunicaciones se pueden realizar mediante un correo electrónico. Otras, requieren informes y resúmenes ejecutivos, y otras, se realizan a través de reuniones y presentaciones.

Es muy importante, saber elegir el tipo de comunicación más adecuado para cada situación. El siguiente esquema, nos va a ayudar a elegir el enfoque más oportuno:

Tipo de comunicaciónCuándo se utiliza
Escrita FormalProblemas complejos, planes, actas, comunicados, solicitudes,…
Escrita InformalNotas, emails
Verbal FormalPresentaciones, discursos
Verbal InformalReuniones, conversaciones

El objetivo es simple: ofrecer a las partes interesadas la información que necesitan, en la modalidad que esperan.

3. El plan de gestión de las comunicaciones.

El resultado de planificar este área, será un Plan de gestión de las comunicaciones, un plan que va a documentar cómo dirigir y controlar las comunicaciones.

Los componentes clave que debe incluir un plan de comunicación efectivo son los siguientes:

  • ¿Con quién necesitamos comunicarnos?
  • ¿Qué necesita ser comunicado? (informe de estado del proyecto, calendario de hitos,…)
  • ¿Cuándo nos comunicaremos? (frecuencia semanal, quincenal, mensual, eventual,…)
  • ¿Cómo nos comunicamos? (formato de las comunicaciones: email, cara a cara, escrito, reuniones, etc.)
  • Persona responsable de crear y enviar la información.

3.1. La Matriz de comunicaciones (descargable).

Una herramienta que puede ayudar al gerente del proyecto y al equipo del proyecto a planificar la comunicación en los proyectos, es una matriz de comunicaciones.

Una matriz de comunicaciones es un sencillo documento que captura y comunica los resultados del proceso de planificación de comunicaciones. Se crea, y distribuye de acuerdo con las decisiones tomadas durante el proceso de planificación de comunicaciones. Es recomendable, evaluar periódicamente su eficacia, para garantizar que sea útil.

Se puede representar en forma de tabla, tal como muestra el siguiente ejemplo:

La matriz de comunicaciones

<< Descarga la matriz de comunicaciones >>


4. Conclusión.

Uno de los factores que más contribuyen al éxito de un proyecto, es mantener una comunicación efectiva con los interesados.

La clave para establecer con éxito las comunicaciones, es planificarlas. Y hacerlo, no es tan complicado, basta con seguir unos simples pasos, como los que te indico, y adaptarlos a la situación de tus proyectos:

  • Identifica a los interesados de tu proyecto, y averigua sus necesidades/requisitos de información.
  • Equilibra esas necesidades de información.
  • Establece un plan para comunicarte con tus interesados clave.
  • Distribuye la información.

Gestión de proyectos para pymes

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