Una situación real.

La dirección de tu compañía te encargó hace 6 meses un proyecto para el lanzamiento de un nuevo producto. Estás al final del sexto mes, y el proyecto progresa de forma satisfactoria:

  • El cronograma y el presupuesto están dentro de los plazos y objetivos previstos.
  • El equipo ha funcionado bien y, aunque no habían trabajado juntos, se han coordinado y comunicado de forma muy fluida.

Tienes razones para estar satisfecho de cómo se ha desarrollado. Ahora, está todo listo para iniciar la campaña de lanzamiento. Y entonces, recibes un correo electrónico del responsable de Calidad…

Quiere saber por qué no se le informó de la existencia de este proyecto. A continuación, enumera una lista de requerimientos y especificaciones de tu proyecto, que afectan a varios procedimientos de la compañía, y ponen en riesgo, la auditoría de calidad de la próxima semana.

Leídas sus razones, empiezas a preguntarte, ¿por qué no le mantuve informado desde el primer momento?

Esta situación, va a provocar que se retrase la fecha de lanzamiento prevista, con todo lo que ello conlleva. Y lo peor de todo,  es que se podría haber evitado fácilmente.

Esto es lo que te puede pasar cuando ignoras a los interesados clave en tu proyecto, y en este post voy a explicar qué acciones tienes que seguir para evitar esta situación.

Cómo identificar a los Interesados de tu proyecto.

1. Identifica a (todos) los Interesados de tu proyecto.

Ya sé que esto es fácil de decir, pero antes de empezar a hacer nada, ten en cuenta dos consideraciones:

  1. No debes identificar tú solo a los interesados. Tu equipo de proyecto debe participar, y si es posible,  también deben hacerlo otros directores e interesados. Las personas que han formado parte de proyectos similares, pueden contribuir enormemente a la identificación de los interesados.
    Verás que la mayor parte de las técnicas y herramientas para gestionar proyectos, se deben hacer en equipo: identificación de interesados, identificación de riesgos, la creación del plan de proyecto, las estimaciones de tiempo y coste, etc… El llanero solitario no es una figura que encaja bien en la gestión de proyectos 😉
  2. Debes identificar a los interesados a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, pero en especial en las etapas de inicio.

Criterios para identificar tu lista de Interesados.

Puedes empezar a elaborar tu lista, incluyendo a los interesados que ya has incluido en el Acta de Constitución. Continúa identificando a potenciales interesados, con la participación de tu equipo.

Un criterio para identificarlos, consiste en dividirlos en dos categorías: internos y externos a tu organización.

  • Internos: empleados, propietarios, directores, inversores, voluntarios, etc.
  • Externos: proveedores, clientes externos, comunidad, gobierno, etc.

Otro criterio que puedes utilizar es:

  • Identificar a quienes van a verse directamente afectados por el proyecto:  clientes, miembros del equipo, directores funcionales
  • Y a los que pueden verse indirectamente afectados: miembros de una comunidad local, sindicatos. Generalmente, los primeros tendrán una mayor influencia en el proyecto.

Algunas técnicas que te pueden ayudar son la lluvia de ideas, o brainstorming, y las reuniones con expertos,  personas que ya hayan participado en proyectos similares.

2. Analiza su impacto e influencia.

Con la información que has recopilado, debes analizar el impacto e influencia de cada interesado a lo largo de la vida del proyecto. Es importante entender sus expectativas y necesidades.

Pasos a seguir para clasificar a a los interesados de tu proyecto:

  1. Analizar el impacto o apoyo potencial que cada interesado podría generar y clasificarlos para definir una estrategia de aproximación.
  2. Evaluar su modo de reacción ante diferentes situaciones, con el fin de influir sobre ellos y mitigar los impactos negativos potenciales.
  3. Existen diferentes métodos de clasificación, pero me voy a centrar en un modelo que me parece práctico y sencillo para ayudarte en esta tarea. Se trata de la Matriz Poder/Interés, en la que se clasifica a los interesados por su nivel de autoridad vs nivel de interés.

La Matriz de clasificación Poder/interés

Esta herramienta te ayudará a conocer la postura de los interesados ante el proyecto, en función de dos variables:

  1. Poder o influencia: ¿qué grado de poder ejerce la parte interesada en el proyecto? No necesariamente las personas con una jerarquía más alta en una organización, son las más influyentes.¿Por qué debes identificar siempre a los interesados de tu proyecto?
  2. Interés: Averiguar qué le motiva e interesa a cada interesado, te permitirá saber  qué información debes compartir con ellos.
¿Cómo utilizar la Matriz?
  • Identifica dónde se encuentra cada parte interesada (o grupo).
  • Sitúalos dentro del cuadrante apropiado, según su nivel de poder e interés en el proyecto
  • Piensa una estrategia para tratar con cada uno, tal como se muestra en la imagen.
Tres Beneficios que te va a proporcionar
  1. Te ayudará a priorizar tu escaso tiempo. Sabrás a quién debes prestar mayor atención y dedicarle más tiempo.
  2. Te facilitará la comunicación. Podrás decidir qué canales de comunicación son los más convenientes y con qué frecuencia debes utilizarlos.
  3. Estarás en una óptima disposición para gestionar las expectativas de las partes interesadas.

El Registro de Interesados.

Ya tenemos identificados y clasificados a los interesados, ahora sería una lástima que se perdiese esta valiosa información. Para evitarlo, debes crear un documento, el Registro de Interesados, en el que debes incluir el siguiente contenido:

  • Información de Identificación: nombre, rol, ubicación, datos de contacto,..
  • Información de Evaluación: grado de influencia, grado de interés,…
  • Clasificación: interno, externo, partidario, neutral, reticente…

Este registro, debe mantenerse activo, es necesario actualizar la lista de interesados a lo largo del proyecto.

Un consejo: debes tener cuidado con el tipo de información que se va a incluir en el registro. La información de las partes interesadas que vas a guardar, puede ser sensible.

Desde este enlace, puedes descargarte una plantilla de registro de tus interesados.


«Plantilla de Registro de Interesados»


Al finalizar un proyecto, lo que va a determinar si ha resultado un éxito o no, va a ser la satisfacción de sus Interesados.

Lo habitual en cualquier  proyecto, es que se produzcan retrasos, sobrecostes, e incluso puede que el resultado final sea diferente del inicialmente previsto, y no por estas circunstancias, se va a considerar un fracaso.

Una buena práctica que siempre se debes seguir, es identificar a tus interesados desde el comienzo, y ocuparte de conseguir su satisfacción a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

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