Una situación real.
La dirección de tu compañía te encargó hace 6 meses un proyecto para el lanzamiento de un nuevo producto. Estás al final del sexto mes, y el proyecto progresa de forma satisfactoria:
- El cronograma y el presupuesto están dentro de los plazos y objetivos previstos.
- El equipo ha funcionado bien y, aunque no habían trabajado juntos, se han coordinado y comunicado de forma muy fluida.
Tienes razones para estar satisfecho de cómo se ha desarrollado. Ahora, está todo listo para iniciar la campaña de lanzamiento. Y entonces, recibes un correo electrónico del responsable de Calidad…
Quiere saber por qué no se le informó de la existencia de este proyecto. A continuación, enumera una lista de requerimientos y especificaciones de tu proyecto, que afectan a varios procedimientos de la compañía, y ponen en riesgo, la auditoría de calidad de la próxima semana.
Leídas sus razones, empiezas a preguntarte, ¿por qué no le mantuve informado desde el primer momento?
Esta situación, va a provocar que se retrase la fecha de lanzamiento prevista, con todo lo que ello conlleva. Y lo peor de todo, es que se podría haber evitado fácilmente.
Esto es lo que te puede pasar cuando ignoras a los interesados clave en tu proyecto, y en este post voy a explicar qué acciones tienes que seguir para evitar esta situación.
Cómo identificar a los Interesados de tu proyecto.
1. Identifica a (todos) los Interesados de tu proyecto.
Ya sé que esto es fácil de decir, pero antes de empezar a hacer nada, ten en cuenta dos consideraciones:
- No debes identificar tú solo a los interesados. Tu equipo de proyecto debe participar, y si es posible, también deben hacerlo otros directores e interesados. Las personas que han formado parte de proyectos similares, pueden contribuir enormemente a la identificación de los interesados.
Verás que la mayor parte de las técnicas y herramientas para gestionar proyectos, se deben hacer en equipo: identificación de interesados, identificación de riesgos, la creación del plan de proyecto, las estimaciones de tiempo y coste, etc… El llanero solitario no es una figura que encaja bien en la gestión de
proyectos 😉 - Debes identificar a los interesados a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, pero en especial en las etapas de inicio.
Criterios para identificar tu lista de Interesados.
Puedes empezar a elaborar tu lista, incluyendo a los interesados que ya has incluido en el Acta de Constitución. Continúa identificando a potenciales interesados, con la participación de tu equipo.
Un criterio para identificarlos, consiste en dividirlos en dos categorías: internos y externos a tu organización.
- Internos: empleados, propietarios, directores, inversores, voluntarios, etc.
- Externos: proveedores, clientes externos, comunidad, gobierno, etc.
Otro criterio que puedes utilizar es:
- Identificar a quienes van a verse directamente afectados por el proyecto: clientes, miembros del equipo, directores funcionales
- Y a los que pueden verse indirectamente afectados: miembros de una comunidad local, sindicatos. Generalmente, los primeros tendrán una mayor influencia en el proyecto.
Algunas técnicas que te pueden ayudar son la lluvia de ideas, o brainstorming, y las reuniones con expertos, personas que ya hayan participado en proyectos similares.
2. Analiza su impacto e influencia.
Con la información que has recopilado, debes analizar el impacto e influencia de cada interesado a lo largo de la vida del proyecto. Es importante entender sus expectativas y necesidades.
Pasos a seguir para clasificar a a los interesados de tu proyecto:
- Analizar el impacto o apoyo potencial que cada interesado podría generar y clasificarlos para definir una estrategia de aproximación.
- Evaluar su modo de reacción ante diferentes situaciones, con el fin de influir sobre ellos y mitigar los impactos negativos potenciales.
- Existen diferentes métodos de clasificación, pero me voy a centrar en un modelo que me parece práctico y sencillo para ayudarte en esta tarea. Se trata de la Matriz Poder/Interés, en la que se clasifica a los interesados por su nivel de autoridad vs nivel de interés.
La Matriz de clasificación Poder/interés
Esta herramienta te ayudará a conocer la postura de los interesados ante el proyecto, en función de dos variables:
- Poder o influencia: ¿qué grado de poder ejerce la parte interesada en el proyecto? No necesariamente las personas con una jerarquía más alta en una organización, son las más influyentes.
- Interés: Averiguar qué le motiva e interesa a cada interesado, te permitirá saber qué información debes compartir con ellos.
¿Cómo utilizar la Matriz?
- Identifica dónde se encuentra cada parte interesada (o grupo).
- Sitúalos dentro del cuadrante apropiado, según su nivel de poder e interés en el proyecto
- Piensa una estrategia para tratar con cada uno, tal como se muestra en la imagen.
Tres Beneficios que te va a proporcionar
- Te ayudará a priorizar tu escaso tiempo. Sabrás a quién debes prestar mayor atención y dedicarle más tiempo.
- Te facilitará la comunicación. Podrás decidir qué canales de comunicación son los más convenientes y con qué frecuencia debes utilizarlos.
- Estarás en una óptima disposición para gestionar las expectativas de las partes interesadas.
El Registro de Interesados.
Ya tenemos identificados y clasificados a los interesados, ahora sería una lástima que se perdiese esta valiosa información. Para evitarlo, debes crear un documento, el Registro de Interesados, en el que debes incluir el siguiente contenido:
- Información de Identificación: nombre, rol, ubicación, datos de contacto,..
- Información de Evaluación: grado de influencia, grado de interés,…
- Clasificación: interno, externo, partidario, neutral, reticente…
Este registro, debe mantenerse activo, es necesario actualizar la lista de interesados a lo largo del proyecto.
Un consejo: debes tener cuidado con el tipo de información que se va a incluir en el registro. La información de las partes interesadas que vas a guardar, puede ser sensible.
Desde este enlace, puedes descargarte una plantilla de registro de tus interesados.
«Plantilla de Registro de Interesados»
Al finalizar un proyecto, lo que va a determinar si ha resultado un éxito o no, va a ser la satisfacción de sus Interesados.
Lo habitual en cualquier proyecto, es que se produzcan retrasos, sobrecostes, e incluso puede que el resultado final sea diferente del inicialmente previsto, y no por estas circunstancias, se va a considerar un fracaso.
Una buena práctica que siempre se debes seguir, es identificar a tus interesados desde el comienzo, y ocuparte de conseguir su satisfacción a lo largo del ciclo de vida del proyecto.