Qué es un Acta de Constitución.

Una vez que está seleccionado un proyecto, lo siguiente, es autorizarlo y comunicárselo a todo el colectivo que va a estar implicado. Y para ello, existe un documento conocido como Acta de Constitución (Project Charter), que explica el proyecto de una manera clara y concisa, sin entrar en muchos detalles.

¿Para qué sirve, cual es su utilidad?

1. Consigue formalizar el comienzo del proyecto, nombrando a un director y autorizándole a emplear los recursos de la empresa en la ejecución del proyecto.
2. Es una excelente manera de comunicar la existencia del proyecto a todas las partes interesadas. Y esta no es una cuestión menor, una de las cosas más frustrantes que te puede pasar cuando empiezas a dirigir un proyecto, es que los interesados desconozcan su existencia.

Estos son los dos beneficios que me parecen más importantes, y además:

• Es una referencia y una guía válida durante toda la vida del proyecto.
• Documenta la necesidad que supone el proyecto para el negocio, en un breve dcocumento, se identifican los objetivos del proyecto y el alcance del mismo.
• Es especialmente útil en los momentos en los que se presentan solicitudes de cambio, para asegurarnos que no hay cambios en el alcance del proyecto.

¿Qué debes incluir en el Acta?

El contenido y formato de un acta de constitución, no es estándar, así que puedes adaptarla a las necesidades particulares de tu organización y de tu proyecto. Procura que no sea muy extensa, entre una y dos hojas pueden ser suficientes. En algunas ocasiones, bastará un email.

No obstante, hay una serie de componentes que debe incluir. Me voy a centrar en los fundamentales:

• Nombre del proyecto, propósito y objetivos. Una breve descripción en un lenguaje claro y conciso.
• Requisitos de alto nivel de los Interesados. Sin mucho detalle.
• Descripción de los entregables del proyecto.
• Relación de interesados.
• Riesgos de alto nivel.
• Calendario de hitos. Los hitos son los principales eventos del proyecto. Se deben indicar para coordinar los entregables con los hitos principales.
• Resumen del presupuesto.
• Nombre del director de proyecto, con su nivel de autoridad asignado, y nombre y firma de quien autorice el proyecto.

¿Quién la debe redactar?

El patrocinador o el cliente son quienes deben crear el acta, ya que son los que autorizan el proyecto y asignan los recursos y fondos necesarios para su ejecución. En la práctica, este documento también lo puede elaborar el director de proyecto, conjuntamente con el patrocinador o cliente.

Lo que no varía nunca, es que el patrocinador debe firmar y distribuirir el acta, siguiendo el sistema más adecuado para cada situación.

Cuándo puedes omitir hacer el Acta de Constitución.

Este es un asunto en el que no hay un criterio definitivo.  En la comunudad de project managers dirán que nunca,  otras personas, afirmarán que en determinadas ocasiones se puede omitir.

Ya he comentado que el acta de constitución, reconoce formalmente la existencia de un proyecto, pero eso no significa que cada proyecto necesite una. Tanto la guía PMBOK, como la mayoría de autores, comparten la máxima de que, “Sin acta, no hay proyecto”, pero también, hay quien no es tan taxativo a la hora de reconocer la necesidad de la existencia de un acta de constitución en todos los proyectos.

Si vas a gestionar un proyecto pequeño, que va a comenzar inmediatamente después de que se apruebe el acta, prácticamente todos los componentes que hayas incluido: requisitos de interesados, riesgos, presupuesto o cronograma, los vas a tener que volver a incluir, y seguramente mucho más desarrollados, en el plan de dirección del proyecto. En esta situación, probablemente no sea tan necesaria el acta.

Con esto, no quiero decir que la información del acta no sea importante, si no que puede ser redundante.

Ojo, si estás preparando las certificaciones CAPM o PMP, no hagas caso a este último párrafo. En el examen de certificación son implacables con este tema. Asume que eres el director de un proyecto enorme, y que todos los proyectos, tienen un Acta de Constitución, que autoriza al proyecto, y a su director.

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