Nunca hay una segunda oportunidad para causar una buena primera impresión.

¡Enhorabuena, acabas de ser nombrado jefe de proyecto! Tu primer proyecto como director,  aunque no tienes mucha experiencia, tienes una excelente oportunidad para hacer las cosas bien desde el principio. 

Ahora te toca averiguar con rapidez, los pasos que debes dar para dirigir a tu equipo, y conseguir que tu proyecto sea un éxito. Además, tienes que compaginar tu trabajo diario con la dirección del nuevo proyecto, no puedes dejar de hacer tus tareas cotidianas. 

Que no cunda el pánico, en este post vamos a ver cual es  la información básica que necesitas para comenzar bien tu nuevo reto, y demuestres a tu jefe y a tu equipo que estás capacitado para empezar a dirigir tu primer proyecto.

6 consejos que deberías seguir para iniciar un proyecto.

1. Asegúrate de conocer y entender los antecedentes.

Dice un conocido proverbio que un buen comienzo es la mitad del trabajo. Y el inicio de un proyecto, no supone una excepción a esta norma.

Antes de comenzar a dirigir tu proyecto, tienes que conocer dos aspectos:

1. Cuáles son sus antecedentes, o lo que es lo mismo, las razones por las que se inicia.
2. Cómo es el entorno en el que se va a desarrollar. Los proyectos no operan en un vacío, debes familiarizarte con la cultura y los procesos de la organización en la que se va a desarrollar, conocer las normas legales que le afectan, los estándares de su sector, etc.

Si no dispones de esta información, deberías mantener una entrevista personal con el patrocinador del proyecto, para conocer con certeza la situación que se pretende mejorar. Esta información deberás comunicársela a tu equipo.

2. ¡Necesitas un equipo!

Piensa en quién te gustaría que formase parte de tu equipo. Si trabajas en una organización grande, es posible que tengas que negociar con algunos gerentes y directores funcionales, la participación, a tiempo completo o parcial, de algunas personas.

Una vez tengas a tu equipo, reúnete por primera vez con todos. En caso de que no se conozcan entre sí, será una excelente oportunidad para que lo hagan, y transmitirles a todos la misma información acerca de los objetivos del proyecto.

Es importante que cada miembro de tu equipo sepa cuál es su rol  y su responsabilidad dentro del proyecto. Que todos tengan claro quién hace qué.

Para asignar los diferentes roles y responsabilidades, puedes utilizar una Matriz RACI. Se trata de una herramienta que te permitirá hacer un adecuado reparto de tareas entre los componentes de tu equipo. 

3. Identifica a los Interesados.

Los Interesados, son personas, grupos de personas, e incluso organizaciones, que pueden influir de forma positiva o negativa en un proyecto, o verse afectados por su resultado. Pueden ser internos o externos al proyecto, tales como clientes, proveedores, componentes del equipo, jefes funcionales o miembros de una comunidad.

Debes identificarlos y tratar de conocer sus intereses e influencia. Esta identificación la debes hacer a lo largo de todo el ciclo de vida, pero en especial, en la fase de inicio. Tu equipo también debería participar en esta actividad.

Este proceso, te permitirá saber con quién y cómo deberás comunicarte a lo largo del proyecto.

Si quieres conocer con  más detalle cómo puedes gestionar a los Interesados de tu proyecto, consulta este post:

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««¿Por qué debes identificar a los interesados de tu proyecto?»»

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4. Establece objetivos medibles e hitos.

Una vez que conoces las necesidades de tus interesados, puedes establecer los objetivos del proyecto y priorizarlos en función de su importancia. Una buena práctica es establecer un objetivo principal, y una serie de objetivos más pequeños.

Para poder definir estos objetivos, piensa en los “entregables” de tu proyecto, o lo que es lo mismo, en el resultado final que esperas que vaya a producir, ya se trate de un producto o servicio.

Una vez identificados, puedes empezar a estimar las fechas de entrega para cada entregable. Esta estimación inicial, te ayudará a dimensionar tu proyecto, y en una fase posterior, a realizar un seguimiento y control del mismo.

En este punto, no te preocupes por la exactitud de tu estimación inicial, la irás detallando con mayor precisión en la etapa de planificación, cuando empieces a preparar el plan de dirección con tu equipo.

5. Define el alcance de tu proyecto.

Identificar el alcance de un proyecto, no es más que definir lo que se incluye y lo que no se incluye en el mismo. Parece sencillo, pero tiene su complejidad.

En esta fase inicial, debes definir un alcance genérico, con poco nivel de detalle. Se trata de determinar tres aspectos:

1. Si tu proyecto tiene posibilidades de éxito, antes de que tu organización comprometa recursos.

2. Si puede ser entregado para la fecha estimada de finalización.

3. Si puede ser completado dentro del presupuesto previsto.

Definir de forma clara y concisa el alcance del proyecto, ayudará a precisar las estimaciones de tiempo y coste, y a gestionar  los cambios a medida que se producen.

Si bien los cambios en los proyectos son inevitables, debes detectar el momento en el que tu proyecto comienza a parecerse a algo completamente diferente de lo que se describió inicialmente.

6. Crea un Acta de Proyecto.

Voy a darte dos razones por las que creo que deberías hacer siempre un acta de constitución: 

1. El Acta de Constitución o Project Charter, es el certificado de nacimiento de tu proyecto. Es un documento que  formaliza el comienzo , nombrando a un director y aclarando cuál es su nivel de autoridad. Supone un reconocimiento explícito y un apoyo directo, al proyecto y a su director.
2. Es una manera sencilla de comunicar la existencia del proyecto a todas las partes interesadas, lo cual no es  una cuestión menor. Una de las cosas más frustrantes que te puede pasar cuando empiezas a trabajar en un proyecto, es solicitarle  su participación a un interesado, y que no sepa de qué le estás hablando.

Algunas recomendaciones para crear el acta de constitución

• No existe un documento estandarizado de acta, debes decidir el formato y el nivel de detalle al que quieres llegar.
• Procura que no sea muy extensa, con una o dos hojas puede ser suficiente. En algunas ocasiones, bastará un email.
• Antes de redactarla, piensa que debe ser lo bastante amplia y genérica, como para que no necesite cambios a medida que avanza el proyecto.
• No incluyas detalles muy específicos, para eso existe un plan de dirección de proyecto.
• Una vez esté redactada y firmada por el patrocinador, distribúyela a todos los interesados. Esto es crucial.

Si quieres saber cómo elaborar un Acta de Constitución y qué elementos debe contener, consulta este post en el que incluyo una plantilla de ejemplo.   

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««Cómo crear un Acta de Constitución»»

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Seguro que hay más cosas que puedes hacer para empezar con buen pie en tu proyecto. En este post, me he centrado en los pasos básicos que te van a a ayudar a iniciar tu proyecto de una manera profesional y organizada.

Si quieres convertirte en un buen project manager, descárgate la guía práctica para dirigir tus proyectos.

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