Todos podemos gestionar proyectos,… y que nadie te convenza de lo contrario!!

Los proyectos han existido desde la prehistoria, y ya se gestionaban de manera eficiente hace más de 2000 años, sin  las certificaciones oficiales en Project Management, los diagramas de Gantt, o Microsoft Project. Sirva de ejemplo cómo han perdurado hasta la actualidad las pirámides de Guiza, la muralla china, el Coliseo romano, etc….

En los últimos 20 años, los proyectos han surgido de forma natural, y cada vez más rápida. Nos hemos acostumbrado a leer noticias sobre proyectos que hace unos pocos años nos parecerían sacados de una novela de Isaac Asimov.

Dos proyectos que pueden cambiar el mundo

Te voy a hablar de dos ejemplos bastante actuales:

El proyecto Waymo, impulsado por Google, con el objetivo de producir un vehículo autónomo sin conductor, ya es una realidad. En 2017, se realizaron en Arizona las primeras pruebas sin conductor de seguridad. Se estima que en 10 años, el 15% de los vehículos, aproximadamente 80 millones, serán completamente autónomos.

En  2018 se presentó en España la primera cápsula de viajeros de Hyperloop.  Se trata del  tren supersónico, ideado por Elon Musk, que pretende trasladar personas y mercancías a la velocidad del sonido. La previsión, tal vez excesivamente optimista, es que en el año 2020 la primera línea comercial comience a funcionar en Abu Dhabi, con motivo de la World Expo 2020.

Estos proyectos, y otros más, impulsados por el desarrollo de la robótica, la inteligencia artificial, la aplicación del Big Data, …van a cambiar el mundo en los próximos años.

Una nueva forma de trabajar: la gestión de proyectos

A pesar de esta tendencia creciente en la que se va implantando el trabajo por proyectos, el Project Management sigue siendo una disciplina poco conocida, y más, si la comparamos con otras con mayor grado de implantación.

Una razón puede ser, la confusión acerca de qué es un Proyecto. Y derivado de esto, hay un desconocimiento acerca de los beneficios que puede aportar la gestión de proyectos a todo tipo de organizaciones, independientemente de su actividad, sector o tamaño.

De hecho, la gestión de proyectos se puede aplicar desde un proyecto de emprendimiento personal, hasta un megaproyecto, como puede ser la ampliación del canal de Panamá.

Pero exactamente, ¿qué es un proyecto?

Para responder a esta pregunta, podemos recurrir a tantas definiciones como autores. Voy a centrarme en las dos características que lo definen:

1. Es un esfuerzo temporal. Se debe realizar en un plazo estimado, con una fecha de inicio y otra de fin.
2. Produce un resultado único.

Un Proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

Guía del PMBOK® 6ª Edición, 2017

En teoría es  fácil de entender, sin embargo, en la práctica, me he encontrado situaciones en las que surgen discrepancias y dudas, acerca de si una determinada actividad, se debe gestionar o no, como un proyecto.

Dos preguntas clave para saber si una actividad se puede gestionar como un proyecto.

En estos casos, es recomendable hacerse dos preguntas:

1. La actividad que pretendo gestionar, ¿es temporal o continua?
   Con un ejemplo lo vemos más claro. Pensemos en una actividad conocida por todos, como son las ventas. En esta situación, nos deberíamos preguntar, ¿cuándo empieza y finaliza nuestra acción de ventas?, o aún mejor, ¿en qué momento vamos a dejar de vender nuestros productos? La respuesta parece clara, ¡Nunca!, …o al menos mientras queramos mantener nuestro negocio en activo.
2. La actividad que pretendo gestionar, ¿va a producir un resultado único o repetitivo?
   La respuesta también parece clara, aunque cada venta y cada cliente sean únicos, la acción de vender es repetitiva. De alguna manera, todos tratamos  de maximizar nuestras ventas e ingresos.

Parece evidente que la gestión de proyectos no es aplicable  a la actividad de Ventas.

Siguiendo con el mismo ejemplo. Pensemos en una situación en la que estamos descontentos con los resultados de nuestras ventas, y decidimos impulsar nuestro negocio con la creación de una nueva página web que permita a nuestros clientes hacer compras en línea.

Volvemos a plantearnos las dos preguntas de antes:

1. 1. La actividad que pretendo hacer [nueva página web], ¿es temporal o continua?
      Parece lógico que cuanto antes terminemos nuestra nueva web, antes podremos mejorar nuestras ventas. Por lo que tendremos que poner una fecha de inicio y fin a la creación de nuestra web, aun cuando no sepamos con certeza cuándo la vamos a poder terminar. Claramente, estamos ante una situación de carácter temporal.

1. La actividad [crear una nueva página web], ¿producirá un resultado único, o repetitivo?
   La respuesta puede ser más confusa. En nuestro ejemplo, una vez que se entrega el resultado del proyecto, la nueva página web, ésta no se va volver a repetir, podremos añadirle cambios e incluso desecharla, pero en ningún caso volveremos a repetir la misma página web. Se trata de un resultado único.

En esta situación, a diferencia de la anterior, Sí podemos decir que estamos ante un proyecto, temporal y único,  y tendremos que gestionarlo como tal.

Los Procesos y los Proyectos

En todas las organizaciones, son muy habituales las interacciones entre procesos y proyectos, y para evitar confusiones, debemos tener muy claro qué es cada cosa.

Por otra parte, la relación entre procesos y proyectos es muy estrecha. Cuando se lanza un proyecto y finaliza con éxito, lo normal es que pase a convertirse en un proceso, o en una operación rutinaria más.

Volviendo a nuestro último ejemplo, una vez que está en funcionamiento la nueva página web, pasará a formar parte de nuestras operaciones rutinarias, la venta de nuestros productos y servicios.

Un ejemplo que ilustra muy bien la manera en que los proyectos pasan a  convertirse en operaciones, es el caso del “Proyecto Púrpura” (project purple), nombre en clave que en Apple dieron al Iphone, cuando tan solo era un prototipo. Tras la famosa presentación de Steve Jobs, pasó a llamarse IPhone One, y lo demás ya es historia. Su  éxito en el mercado fue tal, que revolucionó la industria de la telefonía móvil, y comenzó su fabricación en serie.

Qué cualidades debes tener para ser un buen director de proyectos

En 2015, PMI, organización referente en gestión de proyectos más extendida en todo el mundo, acuñó un nuevo concepto dentro de su programa de requisitos para sus certificaciones, al que denominó el Triángulo del Talento.

El Triángulo del Talento.

Lo que vino a decir PMI, es que, el entorno en el que se desarrollan los proyectos es cada vez más complejo. Ya no basta con tener un alto conocimiento en las técnicas de project management. Los directores de proyecto, deberán ser versátiles, y dominar una serie de habilidades y competencias para tener éxito.

Estas son  las áreas críticas que, según PMI, es necesario dominar:

Habilidades Técnicas. No solo debes conocer los procesos y las herramientas propias de la gestión de proyectos, también aplicarlas en la práctica.

Liderazgo. Es fundamental desarrollar tus habilidades de liderazgo. En muchos proyectos, no tendrás más autoridad que los miembros de tu equipo, y deberás ejercer tu capacidad de influencia y negociación. También debes desarrollar otras habilidades como la comunicación, la gestión de conflictos, o el trabajo en equipo.

Habilidades estratégicas y de gestión de negocio. Debes entender y conocer el contexto general de los negocios donde se desarrollan tus proyectos.

Reflexión final

Espero haberte convencido de la importancia que está adquiriendo la gestión de proyectos. Sobretodo, recuerda que todos, al margen de nuestra formación, puesto de trabajo o desempeño, podemos gestionar proyectos. Pero no te voy a engañar, dirigir proyectos, no es algo sencillo, y requiere formarse a conciencia en varias disciplinas.

Y ya que estamos, ¿qué tal si te animas a mejorar tus habilidades como director de proyectos?

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