Son muchos los factores que pueden contribuir al bajo rendimiento de un equipo, y uno de los más significativos es la ausencia de responsabilidades claras entre sus componentes.

Tanto si estamos trabajando en un proyecto o no, siempre conviene dedicar un tiempo a pensar en los roles que los miembros del equipo deben desempeñar. Es la mejor manera de evitar ausencias (gaps), duplicidades, cuellos de botella, y en definitiva, confusión y un trabajo en equipo frustrante.

Uno de los enfoques más simples y eficaces para definir y asignar los roles y responsabilidades en un equipo de trabajo, es la matriz RACI.

Qué es una matriz RACI

Es una  herramienta que se utiliza para identificar y asignar los diferentes roles y responsabilidades que existen dentro de un equipo.

Supone un excelente medio para comprobar la eficacia en el reparto de las tareas de de un proyecto, ya que permite comprobar de un vistazo, si hay tareas que nadie realiza, o si existe algún cuello de botella.

¿RACI?

Es un acrónimo inglés, y no tiene significado. Cada una de las letras se corresponde con cada uno de los cuatro roles a a asignar, y responden a la siguiente descripción:

• (R). Del inglés Responsible. Se refiere a la persona que realiza o ejecuta  la tarea. Es quien tiene la responsabilidad de hacer el trabajo. Como regla genérica, suele ser una única persona.
• (A). Accountable. Es la persona responsable de asegurarse de la finalización correcta y completa de una tarea, aún sin tener que ejecutarla. Debe ser una sola persona, ya que se trata de evitar las situaciones en las que hay muchos encargados de supervisar la realización de  una tarea, y al final, nadie realiza dicha supervisión. Con frecuencia, este  rol lo desempeña el director de proyecto o el patrocinador.
• (C). Consulted.  La persona, o personas, a las que se debe consultar antes de realizar una tarea. Se establece una comunicación bidireccional. Habitualmente, se trata técnicos y expertos en quienes la organización confía. Su función es aportar una opinión experta, y en ocasiones, autorizar la ejecución de la actividad.
• (I). Informed. Este rol se asigna a las personas que deben ser informadas después de la realización de una tarea, debido a que se ven afectadas por su resultado. Puede ser más de una persona.

Reglas para crear la Matriz RACI.

• 1ª Regla, y muy importante, este ejercicio, debes realizarlo siempre con la participación de tu equipo de proyecto. 
• Una vez has reunido el equipo al completo,  comenzáis a identificar las actividades del proyecto, sitúandolas en la columna de la izquierda de la matriz.
• El siguiente paso será identificar a las personas o departamentos involucrados en  el proyecto. Situándolos en el encabezado superior de la tabla. Uno en cada columna.
• Por último, completáis las celdas de la tabla, identificando el rol o roles que corresponden a cada actividad. En cada intersección entre actividad y rol, se debe asignar a alguien en calidad de Responsable, “Accountable”,  quien aprueba, Consultado, o Informado, para esa actividad o decisión.

Algunas recomendaciones para su elaboración

• Asegurarse que cada tarea tenga identificado:
  • un único Responsable (R), y
  • una única persona encargada de Aprobar  la actividad (A).
• En alguna actividad, puede coincidir un doble rol: Responsable (R) y quien Aprueba (A). Esto sucede en aquellas ocasiones en las que una misma persona, tiene la responsabilidad de ejecutar una tarea (R) y, al mismo tiempo, es responsable de comprobar que se realice (A).
• Es conveniente minimizar el número de consultas (C). Hay que asegurarse de que cada consulta sea necesaria, de lo contrario, podemos caer en el síndrome de la “parálisis por el análisis”.
• Si en la matriz aparecen demasiadas (I),  habrá que plantearse que, tal vez, algunas personas solo necesitan ser informadas en circunstancias excepcionales. Un error muy habitual de comunicación, consiste en poner un email en copia de forma indiscriminada a personas que no requieren ser informadas. Lo debemos evitar.

Qué ventajas te proporciona utilizar una matriz RACI

• Consigue minimizar errores habituales, como son las ausencias o las sobreasignaciones en el reparto de determinadas tareas. Por ejemplo, si en alguna actividad, no hay asignado ningún Responsable (R), esto nos está indicando que nadie la ve como propia, y  por el  contrario, si hay excesivas (R), probablemente, alguna persona podría estar siendo un cuello de botella para el proyecto.
• Evita las confusiones entre los miembros de un equipo. Una vez finalizada la matriz RACI, todos los miembros del equipo saben lo que tienen que hacer.
• Cuando los componentes de un equipo de proyecto saben lo que se espera de ellos, es más probable que completen su trabajo a tiempo, y dentro del presupuesto.
• Mejora la comunicación, no sólo interna, también externa. Todos los interesados del proyecto, entre los que puede haber personas de la organización ajenas al mismo, pueden consultar de forma rápida y simple, quién hace qué.

Te recomiendo que si aún no lo has hecho, empieces a utilizar esta matriz con tu equipo. Resulta sencilla de aplicar, es muy práctica, y te aportará muchas ventajas. Te dejo una plantilla para que empieces.

Descárgate la plantilla y comienza a asignar roles y responsabilidades en tu equipo.

««Plantilla matriz RACI»»

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