Cómo gestionar proyectos pequeños.

Un entorno bastante confuso

Si estás convencido de la utilidad del “trabajo por proyectos”, y te has planteado implantar un método para gestionar los proyectos en tu organización, es muy probable que te encuentres con bastantes dudas acerca de cómo afrontar este reto.

Seguramente, has oído hablar acerca de distintas metodologías, o marcos de trabajo para la gestión de proyectos. De lo eficaces que son los métodos de trabajo ágiles, frente a los tradicionales o predictivos, o de lo conveniente que resulta un sistema híbrido, para aplicar las prácticas más adecuadas a cada proyecto, independientemente de si son ágiles o predictivas.

Esta variedad de enfoques, es muy positiva, y la principal ventaja que proporciona, es que permite escoger las prácticas que mejor se adaptan a tus proyectos, ya sea un desarrollo de software, o la construcción de un puente. Pero también tiene un lado negativo, y es que, genera confusión.

Ante la diversidad y complejidad que presentan las distintas metodologías de gestión de proyectos, cualquiera se puede llegar a plantear: ¿es realmente necesario aplicar tantos procesos para gestionar los proyectos de mi organización?, ¿cuál es el método más adecuado para organizar mis proyectos: predictivo, ágil, híbrido, scrum,…?, ¿y si todo esto resulta un proceso complejo y burocrático?

Por otro lado, no todos los proyectos son grandes; de hecho, muchas compañías ejecutan pequeños proyectos. Existe un consenso general acerca de cómo gestionar los proyectos grandes y complejos. Sin embargo, ¿qué sucede con los pequeños proyectos?

En este post, voy a tratar sobre cómo gestionar los proyectos pequeños, y sobre algunas prácticas que propone la guía PMBOK,  que proporcionan excelentes herramientas para mantener este tipo de proyectos bajo control.

 

Un principio básico

Los principios de gestión de proyectos, pueden ser aplicados a todo tipo de proyecto y organización, sin importar su tamaño o sector de actividad.

 La clave está en la adaptación. En gestión de proyectos el café para todos, no vale.

Las organizaciones deben ser muy cuidadosas para no generar un esfuerzo que resulte desproporcionado a la hora de gestionar los proyectos pequeños. Deben aplicar sólo aquello que genere valor, ni más ni menos.

 

Los proyectos pequeños

Tradicionalmente, los proyectos se han visto como grandes esfuerzos que se deben realizar para producir un producto o servicio único. La palabra «grande», de forma automática, siempre ha ido asociada a “proyecto”. Sin embargo, el PMBOK en su definición de proyecto no se refiere al tamaño del mismo, tan sólo menciona que es un “esfuerzo temporal”.

Por lo tanto, no existe una clasificación oficial que identifique los proyectos en función de su tamaño. Podemos establecer nuestros propios criterios en función de su duración, presupuesto, equipo de trabajo involucrado, número de entregables, o de la rentabilidad que suponemos va a suponer a la organización.

El ciclo de vida de los proyectos

Lo que es imprescindible para poder gestionar cualquier proyecto, por pequeño que sea, es que tenga un ciclo de vida completo.

Esto último se refiere a las distintas fases que atraviesa, desde su inicio hasta su final.

Por lo general, cada fase termina con un entregable que posibilita o inhabilita la continuación de la siguiente fase.

 

¿Qué es lo que caracteriza a los proyectos pequeños?

Aunque no exista una definición formal de proyecto pequeño, sí podemos establecer algunas pautas generales para identificarlos.

  • Son proyectos de corta duración, pueden oscilar entre 120 horas y siete meses.
  • El equipo de proyecto puede tener entre 4 y 10 personas, y es probable que estén asignadas a tiempo parcial.
  • Su alcance suele estar bien definido, y no sometido a excesivos cambios, excepto en el caso de proyectos ágiles.
  • Los entregables que va a producir, son claros y visibles, al igual que el alcance.
  • No suelen tener problemas de financiación, se afrontan cuando los fondos están disponibles
  • Suelen tener pocas prestaciones contractuales, por lo que la gestión de adquisiciones, no es complicada. De hecho, estos proyectos se suelen realizar con recursos internos de la propia compañía.
  • Las necesidades de comunicación son menores que en los proyectos grandes, al igual que el número de interesados implicados.

Errores que debemos evitar al gestionar proyectos pequeños

Proyecto Pequeño = Proyecto Fácil. El primer y más frecuente error, es considerar que un proyecto pequeño, es un proyecto fácil, y no prestarle la atención adecuada por parte de la dirección, ni los recursos necesarios.

Sobre la Planificación. ¿Para qué planificar cuando podríamos estar ejecutando el proyecto?

Este es otro error habitual en los proyectos pequeños, omitir el proceso de planificación y comenzar a ejecutar el trabajo. Muchas personas tienen la creencia arraigada de que planificar es una pérdida de tiempo. Como director de proyecto, ocúpate siempre de que el alcance, los recursos, el cronograma y el presupuesto, estén bien definidos durante la etapa de planificación.

Failing to plan is planning to fail

El otro error relacionado con la planificación, va en el sentido opuesto. La “parálisis por el análisis”, y es que, no todos los proyectos se deben planificar de forma masiva. Cada proyecto es único, y debes adaptar los procesos y las herramientas de gestión a tus necesidades concretas.

Ausencia y descuido en las comunicaciones. Esta una de las causas más señaladas de fracaso en los proyectos. Una de las obligaciones de un director de proyecto, es mantener informados a los interesados, y la forma más habitual de hacerlo es mediante los informes de seguimiento del proyecto.

Algunos ejemplos de proyectos pequeños

  • Crear un nuevo plan estratégico.
  • Posicionar en el mercado un nuevo producto.
  • Fusionar dos departamentos en una compañía
  • Desarrollar una nueva página web
  • Implantar un nuevo sistema de evaluación para los empleados
  • Implantar un sistema para mejorar los procesos en una organización
  • Obtener en una organización una certificación ISO
  • Crear y desarrollar un programa de formación

5 Pasos básicos para gestionar proyectos pequeños

 

Cómo gestionar proyectos pequeños

Si no dispones de un sistema de trabajo organizado para tus proyectos, estos 5 pasos te van ayudar a conseguir que tu proyecto sea más exitoso y efectivo. Utilízalos como una hoja de ruta para orientar tu labor de dirección del proyecto.

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