En mi anterior post sobre la gestión de los proyectos pequeños, comentaba algunos errores que cometemos en la planificación, y me centraba en dos, que son bastante habituales;
- Omitir directamente la planificación y empezar a ejecutar el trabajo.
- Hacer una planificación muy detallista y no adaptada a las necesidades del proyecto.
Artículo relacionado: Cómo gestionar proyectos pequeños.
Y es que planificar, no es fácil. Así que voy a dedicar una serie de post, a diferentes aspectos de la planificación en los proyectos.
En este primer artículo de la serie, analizaré las dificultades y resistencias que encuentro en algunas organizaciones en las que, o bien no planifican sus proyectos, o no lo hacen de forma proactiva y estructurada.
Expondré las razones por las que deberíamos crear un plan de dirección para todos nuestros proyectos, comentaré los componentes que deben formar parte del plan y, por último, plantearé el nivel de detalle al que debemos llegar a la hora de desarrollar la planificación de un proyecto.
Algunas dificultades y resistencias para la planificación de un proyecto.
Veamos cuáles son algunas de las dificultades y “creencias” con las que nos enfrentamos a la hora de planificar nuestros proyectos.
- No sabemos por dónde empezar. Cuando empezamos la planificación de un proyecto, estamos confundidos y tenemos dudas, ¿cómo estimar cuánto va a durar y a costar el proyecto?, ¿dispondremos de los recursos adecuados, estarán disponibles cuando se necesiten?, ¿es posible que el plan no cumpla con las expectativas, y sufra retrasos y sobrecostes?,…
- Exceso de burocracia. Muchas personas, piensan en la planificación de un proyecto, como en un montón de documentos formales, que van a aumentar la burocracia y a precisar de sucesivas firmas y autorizaciones. Y no tiene porqué ser así.
- Temor a embarcarse en un plan de proyecto interminable, al que no se le presta atención y rara vez se consulta. Esa es la percepción que existe en muchas organizaciones porque es lo que les ha pasado cuando han planificado.
- La Planificación es percibida como una pérdida de tiempo. ¿Para qué planificar cuando podríamos estar ejecutando el trabajo del proyecto? Esto va a provocar que haya mucho trabajo atrasado, al haber “perdido” tanto tiempo en la planificación.
- Confundir la planificación con realizar un cronograma. Hay quien cree que el plan del proyecto es el cronograma del proyecto: la lista de tareas y fechas que le indican qué hacer y cuándo. Ese “calendario” forma parte del plan de proyecto, pero no es la única parte.
¿Por qué es importante que planifiquemos nuestros proyectos?
Una vez que un proyecto se aprueba, éste pasa de la fase de inicio, en la que ya habremos hecho una planificación de alto nivel, a la fase de planificación.
Con el proyecto aprobado y autorizado, es el momento de comenzar la planificación detallada. El proceso que va a estructurar esta planificación, es el Plan de Dirección de Proyecto, un plan que describirá de qué manera se va a planificar, ejecutar, controlar, y cerrar el proyecto.
Razones por las que deberíamos crear un plan de dirección de proyecto.
- Un plan de dirección, garantiza que se siga el proceso correcto a lo largo del ciclo de vida del proyecto, y asegura que las personas adecuadas, completen las actividades de forma correcta, en el momento adecuado.
- Proporciona una hoja de ruta para los jefes de proyecto. Un plan, incluye entre otros componentes, hitos y actividades ordenadas de forma secuencial, de esta forma, permite realizar un seguimiento del progreso del proyecto.
- Supone la principal herramienta para establecer las comunicaciones con los interesados. El plan de comunicaciones, forma parte del plan de dirección de proyecto, y es de vital importancia para establecer las comunicaciones con todos los interesados que pueden verse afectados por los resultados del proyecto.
- Permite establecer estimaciones realistas y ajustadas respecto a los plazos de entrega y costes del proyecto. Las buenas prácticas en las estimaciones, evitan el efecto relleno, y permiten establecer reservas para la duración y los costes del proyecto.
- Genera expectativas realistas respecto a los entregables finales, y respecto a cuánto costarán y cuándo se completarán.
- Todos los proyectos tienen asociado algún tipo de riesgo. Disponer de un plan de dirección de proyecto, asegura que los riesgos se gestionen adecuadamente, y se mitiguen, para evitar que se conviertan en problemas.
- Es imprescindible crear un plan de riesgos que nos permita, de forma proactiva, identificarlos, analizarlos, y finalmente, implementar las posibles respuestas en caso de que los riesgos se materialicen.
- La planificación detallada, nos ayuda a mejorar nuestra organización interna. En ocasiones, debemos completar varias actividades y proyectos de forma simultánea. Con un plan de proyecto realista, conoceremos el tiempo que dedicaremos a completar las tareas, y podremos coordinar los proyectos que se presenten de forma simultánea.
¿Qué componentes debe incluir el Plan de Dirección de Proyecto?
La guía PMBOK plantea incluir lo siguiente en el plan para la dirección del proyecto:
1. Procesos de dirección de proyectos.
De qué manera se va a iniciar, planificar, ejecutar, seguir, controlar y cerrar tu proyecto.
2. Planes de gestión de cada área de conocimiento.
Alcance Recursos
Cronograma Comunicaciones
Costes Riesgos
Calidad Adquisiciones
Interesados
3. Otros planes de gestión.
- Gestión de los cambios: nos ayudará a gestionar por anticipado, los cambios en el proyecto, y evitar las habituales improvisaciones ante las solicitudes de cambio.
- Plan de gestión de la configuración: nos indicará cómo gestionar los cambios a los entregables y la documentación resultante.
- Gestión de requisitos: describe cómo se gestionarán y controlarán los requisitos de los interesados. Este plan es clave para el éxito del proyecto, los errores en la recopilación de los requisitos, constituyen una de las principales causas de problemas en los proyectos.
- Plan de mejora del proceso: cómo se mejorarán los procesos del proyecto.
4. Línea base para la medición del rendimiento.
Es la referencia que el director tendrá que monitorizar durante todo el ciclo de vida del proyecto, para detectar y corregir las posibles variaciones que puedan surgir. Se utiliza durante la fase de ejecución, para determinar si el proyecto está o no en curso.
La línea base del rendimiento del proyecto incluye:
Alcance: enunciado del alcance, EDT (estructura del desglose del trabajo) y el diccionario de la EDT.
Tiempo: cronograma acordado del proyecto con hitos, fecha de inicio y cierre.
Costes: presupuesto planificado en fases temporales.
¿Hasta qué nivel de detalle debemos llegar en nuestro plan de dirección de proyecto?
Cada proyecto es único y debes adaptar los procesos y las herramientas a aplicar, a tus necesidades concretas.
Es posible que, para planificar tu proyecto, no necesites crear un plan de dirección tan formal y que incluya todos los componentes que plantea la guía PMBOK. Lo cierto, es que no existe una regla general para identificar el nivel de detalle adecuado para especificar el alcance del proyecto, o crear su cronograma.
- Un primer paso para determinar el nivel de detalle, sería revisar todos los documentos disponibles relacionados con tu proyecto. Me refiero a los requisitos, pliego de condiciones, ofertas, actas de constitución, antecedentes de proyectos similares. Esta revisión permitirá:
- Ir estableciendo el nivel de detalle necesario.
- Decidir la metodología, tradicional, ágil, híbrida, que resulte más adecuada para tu proyecto.
Haz una descripción de alto nivel del ciclo de vida de tu proyecto. Esto te permitirá ajustar los procesos de dirección del proyecto, y crear los planes de gestión adecuados para cara área de conocimiento.- Recuerda contar siempre con la participación de los miembros de tu equipo, para la creación del plan de gestión de proyectos.
- No tienes que desarrollar necesariamente un plan de gestión para cada área. Si en tu proyecto, no vas a necesitar adquirir recursos externos, no tiene sentido crear un plan de adquisiciones.
- Una vez que tengas un marco general para tu plan, puedes agregar otros planes, como el plan para gestionar los requisitos de los interesados, y el plan para gestionar los cambios, de manera que cuando surjan las solicitudes de cambio, todo el equipo de proyecto tenga claro los pasos a seguir.
- Por último, no trates de crear todo el plan de una vez. Si hoy no has podido completar tu plan, seguro que mañana, tu proyecto va a seguir existiendo, aunque no esté completamente listo.
En el próximo post, seguiremos avanzando con el proceso de planificación, y plantearé los pasos necesarios para crear un plan de dirección de proyecto.
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