Continúo la serie dedicada a la Planificación, una de las partes más importantes en la dirección de un proyecto, y a la que habitualmente, no se le da la importancia que merece, proponiendo 8 pasos para crear un plan de proyecto.

Antes de entrar en detalle, conviene siempre recordar que el PMBOK, es una guía que promueve las buenas prácticas para dirigir proyectos, no es una metodología que se deba seguir al pie de la letra. Se trata de un marco de buenas prácticas, que proporciona una base sobre la que cualquier organización puede crear su propias metodología y adaptarla a sus circunstancias.

De manera que, si la “biblia” del Project management, no establece los procedimientos, ni las reglas a seguir para dirigir un proyecto, no voy a ser yo quien lo haga. Interpreta los pasos que te voy a proponer, como una ayuda medianamente estructurada, para crear tu plan de proyecto.

La planificación es un proceso iterativo.

Esto significa que, a medida que un proyecto avanza, vamos recopilando más detalles sobre el mismo, y estos detalles, nos llevan en muchas ocasiones, a reconsiderar los resultados de los pasos anteriores, y a repetir el proceso varias veces, analizando y modificando los resultados, para lograr el objetivo del proyecto. En esto consiste una iteración.

Trabajar en proyectos, implica enfrentarse a una alta incertidumbre, que se va disipando, a medida que el proyecto progresa y vamos obteniendo más información.

8 Pasos para crear un plan de proyecto

1. Iniciar el plan de dirección de proyecto

Una vez que un proyecto se aprueba, es cuando se empieza a desarrollar la fase de Planificación a un nivel más detallado. Y el proceso que va estructurar esta fase, es el Plan de Dirección de Proyecto, un plan que nos va a indicar cómo se ejecutará, supervisará, controlará, y cerrará el proyecto.

Se trata de un documento formal que integra todos los planes de gestión del proyecto. Define la totalidad del trabajo que se debe realizar. El contenido del plan variará, como es lógico, en función del tamaño y la complejidad del proyecto.

La guía PMBOK recomienda incluir una serie de elementos en el plan para la Dirección del proyecto, los puedes ver en el siguiente enlace, componentes que debe incluir un plan de dirección de proyecto, publicado un post anterior.

2. Recopilar los Requisitos de los Interesados.

Para poder cumplir con los objetivos de un proyecto, es necesario conocer todas las necesidades y expectativas de los interesados, o lo que es lo mismo, sus Requisitos.

Los requisitos, no deben ser incluidos en el proyecto solo porque un interesado lo solicite. Deben relacionarse con la solución de problemas, o con la consecución de objetivos establecidos en el acta de constitución.

¿Cómo se recopilan los requisitos detallados del proyecto? No es una tarea fácil, en muchas ocasiones, los requisitos de un proyecto, ni tan siquiera se conocen. Tampoco existe un documento de requisitos homologado, por lo que debes hacerlo en función del sector o actividad de tu proyecto.

Dado que se trata de un paso clave y la mayor parte de las veces, bastante complicado, es conveniente conocer las diferentes herramientas a nuestro alcance. Dedicaremos próximamente un post a conocer las técnicas para recopilar requisitos.

3. Establecer el equipo de proyecto y los recursos necesarios

Para poder llevar a cabo cualquier proyecto, es necesario asignarle recursos, y para ello, debemos estimar tanto el tipo y cantidad de recursos físicos (materiales, equipos instalaciones, etc.), como de recursos humanos.

“Antes de empezar a estimar el tiempo y coste de tu proyecto, recuerda siempre estimar los recursos que necesitarás y muy especialmente, su disponibilidad”.

Es un error bastante habitual, hacer estimaciones de un proyecto, contando con una disponibilidad ficticia o ilusoria de recursos, sin asegurarnos de su futura disponibilidad. Luego, la realidad, nos pone en nuestro sitio.

En este paso, debes evaluar todo aquello que sea necesario para completar el trabajo del proyecto, e identificar lo que pueda estar fuera de las habilidades de tu organización. Se trata, en definitiva, de identificar y conseguir los recursos necesarios para completar con éxito tu proyecto.

En cuanto al equipo de proyecto que te va a acompañar, debes determinar qué personas serán las que te ayudarán con la planificación y tratar de conseguir ese equipo para tu proyecto. Una vez tengas tu equipo, debes asignar de forma clara los roles y responsabilidades de cada uno de los componentes, de forma que todos sepan qué trabajo tendrán que realizar.

Una herramienta que te ayudará a hacer un adecuado reparto de tareas y para evaluar si en tu proyecto hay tareas que nadie realiza, o cuellos de botella, es la Matriz RACI, de la que ya hemos hablado en otro post.

<< La Matriz RACI. Cómo asignar de manera sencilla las responsabilidades en tu equipo. >>

4. Crear la línea base del proyecto                                                        

La Línea Base del Proyecto es la referencia que, como Director, tendrás que monitorizar durante todo el Ciclo de Vida del proyecto, para detectar y corregir las posibles variaciones que puedan surgir. Permite establecer “la ruta” a seguir para realizar el proyecto.

Las tres líneas Base del Proyecto se crean durante la planificación y están muy relacionadas con la triple restricción del proyecto: Alcance, Tiempo y Coste.

No debemos considerar la línea base como algo estático, sino que se debe actualizar cuando surjan cambios importantes en el proyecto. De este modo, cuando evaluemos el estado actual del proyecto, podremos comparar la línea base inicial con la nueva línea base actualizada.

Si los resultados planificados no se cumplen, deberás aplicar las acciones correctivas convenientes.

Las desviaciones de la línea base, se deben habitualmente a una identificación y gestión de riesgos incompletas. Si un proyecto se desvía de la línea base, es necesario revisar el proceso de gestión de riesgos.

Línea Base	¿Qué mide?	¿Qué incluye?
Alcance	Qué objetivos alcanzaremos a la finalización del proyecto.	Enunciado del trabajo, EDT y diccionario de la EDT
Tiempo	Cuánto durará el proyecto	Cronograma con fechas de inicio, hitos y fechas de finalización
Costes	Cuánto costará el proyecto	Presupuesto acumulado a lo largo de la vida del proyecto

5. Planificar la gestión de riesgos                        

Todos los proyectos tienen algún tipo de riesgo, al que podemos definir como un evento incierto que, en caso de suceder, tendrá un efecto positivo, o negativo, en uno o más de los objetivos de nuestro proyecto.

El director del proyecto, y el resto de interesados, deben estar involucrados en el proceso para planificar la gestión de los riesgos, y para definir cómo se llevará a cabo.

Tras identificar los riesgos de nuestro proyecto, es conveniente documentarlos en un documeto, el Registro de Riesgos, lo que nos permitirá clasificarlos y analizarlos cualitativa y cuantitativamente de forma ordenada.

Una vez analizados los riesgos, crearemos los planes de respuesta, las acciones que se abordarán para mejorar las oportunidades y para reducir las amenazas, y en caso de que alguno de los riesgos se presente, ejecutaremos las acciones definidas en los planes de respuesta a los riesgos.

6. Reevaluar la planificación                                                           

Los proyectos, por su propia naturaleza tienen una alta incertidumbre, por lo que se van realizando en fases cíclicas, a las que llamamos iteraciones. Como ya hemos visto, una iteración es un proceso que se repite, con el fin de obtener un resultado deseado.

Hemos comentado que la planificación de un proyecto es un proceso Iterativo, y esto lo podemos ver como un bucle, en el que, a medida que un proyecto va progresando, se llega a un punto, en el que se debe volver a planificar el trabajo anterior.

En la práctica, esto significa que, una vez que has identificado, analizado y planificado las respuestas a los riesgos, debes volver atrás, iterar y completar todos los planes para la dirección del proyecto, con el propósito de lograr un plan realista.

7. Planificar la gestión de los cambios.                                                             

Si hay algo inevitable en los proyectos es el cambio. Aunque parezca que todo está perfectamente planificado, siempre vas a tener cambios en tus proyectos, por lo que debes estar preparado para gestionarlos antes de que se presenten.

Como Director de proyecto, lo primero que tienes que hacer es prevenir, siempre que sea posible, la causa raíz de los cambios. En ocasiones, las solicitudes frecuentes de cambio provienen de una inadecuada planificación: no identificar a los interesados del proyecto, una mala comunicación, una incorrecta recopilación de requisitos…

Debes evitar que se produzcan cambios innecesarios porque pueden ser muy costosos, y provocar retrasos, sobrecostes, etc., que aumentan a medida que avanza el proyecto.

A continuación, se presenta un proceso tipo para gestionar los cambios a un proyecto.

En cualquier fase del ciclo de vida de un proyecto, cualquier interesado, tú mismo o alguien de tu equipo, puede determinar que se necesita un cambio, esto no significa que dicha solicitud deba ser aceptada sin más, aunque en la vida real, muchas veces es complicado no aceptar determinados cambios debido a quien los solicita, o en proyectos para terceros donde cobramos por el trabajo realizado.

En cualquier caso, debes crear una Plan para la gestión de los cambios que describa cómo serán gestionados y controlados.

8. Completar el plan de dirección y obtener su aprobación.

Si sigues todos los pasos descritos hasta este momento, ya casi tendrás finalizado tu plan de dirección de proyecto, pero antes de que se pueda completar, debes realizar un par de acciones previas:

1. Es necesario crear la versión final del plan. Tendrás que revisar y analizar los diferentes planes de gestión y la línea base del proyecto. Tras esta revisión, es posible que tengas que realizar ciertos ajustes, como comprimir el cronograma, o modificar el presupuesto, para crear un plan realista.

El objetivo de este paso, es obtener la aprobación formal del proyecto. El plan de dirección de proyecto es un documento que contiene información importante, debe ser aprobado formalmente, y mejor su va firmado por la dirección, el patrocinador o por el interesado que corresponda.

2. Por último, y antes de comenzar la fase de ejecución y control del proyecto, debes celebrar una reunión de arranque del proyecto, también conocida como kick-off meeting, con el propósito de:

• comunicar los objetivos del proyecto
• obtener el compromiso del equipo de proyecto
• explicar los roles y las responsabilidades de los interesados que van a participar 
• garantizar que todos los interesados clave, estén de acuerdo

Se trata de una reunión fundamental para el éxito del proyecto, y en la medida de lo posible, deberían asistir todos los interesados clave, y ser una reunión participativa. Es esencial para ellos, entender la importancia del Plan de dirección de proyectos y estar familiarizados con su contenido.

Espero que estos 8 pasos para crear un plan de proyecto, te resulten de ayuda a la hora de plantearte su planificación. Y si además de planificar, quieres conocer otros pasos que te van a ayudar a dirigir tu proyecto, puedes descargarte de forma gratuita la Guía práctica para la Dirección de Proyectos.