El control de los proyectos es uno de los procesos de gestión más necesarios y, a su vez, más complicado de implantar. Y es que, una vez se inicia un proyecto, éste adquiere vida propia, y aunque hayamos hecho una buena planificación, si no se realiza el seguimiento adecuado, resulta fácil perder de vista los objetivos.
Entre un 10 y un 12% de la inversión que se realiza en proyectos, se desperdicia debido a un bajo rendimiento en su gestión. Este porcentaje, recogido en la encuesta anual Pulse of the Profession, se mantiene constante desde hace cinco años. Y una de las razones que apuntan los expertos, se debe a la falta de mecanismos de control eficaces para conocer el avance del proyecto.
1. ¿Qué es el Control de los proyectos?
El control de los proyectos consiste en seguir, medir y controlar el desempeño del proyecto con respecto al plan, y aprobar las solicitudes de cambios, incluidas las acciones correctivas y preventivas.
El propósito del seguimiento y control del proyecto es saber cómo va el proyecto, y tomar las medidas necesarias para mantener el rendimiento del proyecto lo más próximo al plan.
En todo proyecto, tiene que haber mecanismos para llevar a cabo un seguimiento y control, y asegurar que se desarrolle según lo planificado.
1.1. ¿Cuándo hay que empezar a controlar un proyecto?
Desde el comienzo mismo del proyecto.
El seguimiento y control es una parte esencial en la gestión de un proyecto, y se debe implementar en cada etapa, desde el inicio hasta el cierre.
Si recordamos, los procesos para dirigir un proyecto NO suceden de forma secuencial, primero se inicia, después se planifica, posteriormente se ejecuta y controla, y por último, se cierra. En la práctica, los procesos se solapan, tal como muestra el gráfico.
En la imagen, se puede ver cómo la planificación comienza en la fase de inicio del proyecto, en ese momento se puede establecer una planificación inicial, que finaliza cuando el proyecto está bastante avanzado. Lo mismo sucede con el proceso de control, que empieza desde que el proyecto se inicia y está presente hasta que se cierra.
1.2 Seguimiento (o Monitorización) no es lo mismo que Control.
Hacer Seguimiento, o Monitorizar un proyecto, consiste en obtener los datos actualizados de su desempeño y compararlos con el plan, establecer mediciones del desempeño en forma de índices o variaciones, e informar adecuadamente a los Interesados .
Controlar es una función más amplia, en la que, además de comparar el desempeño del proyecto con el planificado, debemos:
- Analizar las posibles variaciones.
- Establecer pronósticos.
- Recomendar las acciones preventivas o correctivas necesarias.
- Determinar si las acciones emprendidas permitieron solucionar el problema de desempeño
2. El proceso de control en los proyectos.
- En la fase de ejecución, mientras se está realizando el trabajo del proyecto, obtenemos unos resultados, los Datos del desempeño.
- Esos datos se analizan, con el fin de comprobar su grado de avance respecto a las líneas base establecidas durante la planificación.
- Si se producen desviaciones significativas que van a requerir cambios, se deberán formalizar mediante solicitudes de cambio. Sobre este tema, te aconsejo consultar el post sobre La gestión del cambio en los proyectos.
- Si se aprueban cambios en el proyecto que no afectan la línea base, se envían a ejecución para ser implementados como parte del trabajo del proyecto para ayudar a corregir la variación.
- En el caso de los cambios aprobados que requieren ajustes a las líneas base y al plan para la dirección del proyecto, se debe realizar un esfuerzo de replanificación.
- Una vez que se han identificado los cambios a la línea base y se ha modificado el plan, este se envía al equipo, y el proyecto se ejecutará conforme al plan actualizado y se hace el seguimiento y control según las líneas base actualizadas.
- Si el proyecto se aleja tanto de las líneas base que requiere un análisis que cuestione si el proyecto debe siquiera continuar, es posible que volvamos a la iniciación para tomar esa decisión.
3. ¿Qué debemos controlar en los proyectos?
Los procesos de seguimiento y control se aplican a todas las áreas de conocimiento de los proyectos:
- Alcance
- Cronograma
- Costes
- Calidad
- Recursos
- Comunicaciones
- Riesgos
- Adquisiciones
- Integración de proyectos.
En la práctica, no es necesario ejercer un seguimiento y control sobre todas estas áreas. No se trata tanto de no hacer seguimiento a un área en concreto, sino más bien de supervisar y controlar, aquello que es fundamental para el buen resultado del proyecto.
Así por ejemplo, en un proyecto pequeño y de ámbito interno a una organización, el control de las adquisiciones, puede no requerir excesivo esfuerzo de control, sin embargo, otras áreas como las comunicaciones, la calidad, o los riesgos, probablemente requerirán un mayor grado de supervisión.
El tiempo de un director de proyecto es un recurso limitado, por lo que sus esfuerzos de supervisión, deberán centrarse en las áreas clave, para que que el resultado entregado por el proyecto satisfaga las expectativas de los interesados.
3.1. El control “básico” en los proyectos.
El control de los proyectos, se centra principalmente en tres elementos, que a su vez, constituyen la línea base para la medición del rendimiento del proyecto, y que si has seguido este blog, te resultarán familiares ya que hemos hablado de ellos:
- Alcance
- Cronograma
- Coste
Todos los proyectos necesitan establecer algún tipo de línea de base, contra la cual, se pueda establecer un seguimiento durante la fase de ejecución del proyecto.
Y debido a los constantes cambios que afectan el proyecto, debemos hacer un continuo seguimiento de estas tres variables.
3.2. Las Preguntas universales.
En cualquier organización, cuando la alta dirección quiere conocer el estado de un proyecto, suele formular preguntas muy similares a las siguientes:
- ¿Cuándo va a terminar el proyecto?
- ¿Qué coste tendrá cuando esté terminado?
- ¿Cuánto dinero se ha gastado hasta la fecha?
- ¿Cuánto trabajo se ha completado?
- ¿Está el proyecto dentro del cronograma,… dentro del presupuesto?
El control de proyecto, debe servir para dar respuesta a estas preguntas.
Una de las técnicas más eficaces y, a la vez menos utilizadas, para establecer un seguimiento y control de los proyectos, es el Sistema de Gestión del Valor Ganado (Earned Value Management). En próximos post trataré en detalle esta técnica, cuya principal ventaja es que integra las mediciones del alcance, cronograma y coste en un único sistema de reporte, y además, es aplicable a todo tipo de proyectos.
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Excelente articulo
ilustrativo. Vale