La gestión del cambio en los proyectos es un hecho casi inevitable. Y es que, en todo proyecto, una cosa es segura, tarde o temprano, se van a producir cambios.
En cualquier fase del ciclo de vida de un proyecto, cualquier interesado, el cliente, tú mismo o alguien de tu equipo, puede determinar que se necesita un cambio. Pero esto, no significa que dicha solicitud deba ser aceptada sin más.
Por estas razones, siempre debes crear un plan para la gestión del cambio en tus proyectos, que describa cómo serán gestionados y controlados.
1. El cambio en los proyectos.
Existen diferencias respecto a la gestión del cambio, entre los proyectos ágiles y los proyectos predictivos.
1.1 Proyectos Ágiles.
El Manifiesto ágil, tanto en sus valores como en sus principios, hace constante referencia a la adaptación al cambio.
En uno de sus cuatro valores iniciales, afirma, hemos aprendido a valorar la respuesta ante el cambio sobre seguir un plan.
Esto supone pasar de los proyectos dirigidos por un plan, a proyectos adaptativos, que responden continuamente al cambio y orientados al valor.
A su vez, el segundo de los doce principios del Manifiesto Ágil establece: Aceptamos que los requisitos cambien, incluso en etapas tardías del desarrollo. Los procesos ágiles aprovechan el cambio para proporcionar ventaja competitiva al cliente. Los requisitos son flexibles y se derivan de los recursos y del tiempo disponible.
En definitiva, en los proyectos ágiles, los cambios son aceptados y bienvenidos.
1.2 Proyectos Predictivos.
A diferencia de lo que sucede en los proyectos ágiles, en los proyectos predictivos se comienza con unos requisitos más o menos definidos, que son los que determinan su alcance. A partir de este punto, se estiman el cronograma y el presupuesto, y finalmente, se crea el plan para la dirección del proyecto.
Dentro de este enfoque, tiene especial importancia la labor del director de proyecto, cuyo rol principal consiste en gestionar el plan de proyecto, y asegurar que se cumplan los objetivos.
Cuando los requisitos y el alcance son claros, el enfoque predictivo es el más adecuado. Cuando los requisitos y el alcance, son difíciles de definir con antelación, y el entorno cambia con rapidez, los métodos ágiles son los más adecuados.
2. El Plan de gestión de cambios.
El plan para la gestión del cambio en los proyectos, describe cómo se autorizarán, gestionarán y controlarán las solicitudes de cambios. Puede incluir diferentes componentes:
- Procedimientos de control de cambios (cómo y quién).
- Los niveles de aprobación para autorizar los cambios.
- Información para informar del resultado de las solicitudes de cambio.
- La creación de un comité de control de cambios para aprobar los cambios, así como los roles y responsabilidades de quienes forman parte de dicho comité,
Mientras el proyecto se está ejecutando, casi con toda seguridad, van a existir variaciones en el plan de dirección, que van a requerir cambios que se deberán formalizar mediante solicitudes de cambio.
Los cambios pueden agruparse en dos categorías:
- Aquellos que NO afectan a la línea base. Por ejemplo, cuando se trata de una acción correctiva o preventiva, los cambios se implementan como parte del trabajo del proyecto. La implementación de estos cambios aprobados debe ayudar a corregir la variación.
- En el caso de los cambios que requieren ajustes en la línea base, nos debemos plantear una replanificación del proyecto.
3. El control integrado de cambios.
Las solicitudes de cambio, se evalúan en la fase de Seguimiento y Control, en un proceso denominado Control Integrado de Cambios, cuyo objetivo es doble:
- Determinar el impacto de cada cambio en todas las restricciones del proyecto.
- Decidir si se deben aprobar o rechazar.
Una vez se han identificado los cambios a la línea base, se modifica el plan, y se envía al equipo de proyecto para su implementación, de manera que, el proyecto se ejecute de acuerdo con el plan actualizado, y se realice el seguimiento y control según las líneas base actualizadas.
Si se da una situación en la que los cambios se alejan mucho de la línea base del proyecto, es el momento de cuestionarse si el proyecto debe continuar, o debemos iniciar uno nuevo.
El beneficio principal del control integrado de cambios, es doble: permite que los cambios sean considerados de una manera integrada, y reducir así, el riesgo general del proyecto.
3.1 Buenas prácticas de gestión: creación del comité de control de cambios.
Mientras que la supervisión y el control del proyecto están a cargo del director de proyecto y de su equipo, el proceso de control integrado de cambios, puede superar el nivel de autoridad del director del proyecto, y se puede optar por la creación de un comité integrado de cambios (también llamado comité de control de cambios).
Este comité, tiene la responsabilidad de revisar y analizar las solicitudes de cambio, y posteriormente, aprobar, posponer, o rechazar los cambios. Puede estar compuesto por el director del proyecto, clientes, expertos, patrocinador, gerentes funcionales y otras personas.
3.2 Buenas prácticas de gestión: el formulario de solicitud de cambio
A cualquier interesado, ya se trate de un cliente, un jefe o un patrocinador, le cuesta un minuto, y a veces menos, solicitar un cambio a un proyecto. Y en ocasiones, puede tratarse de solicitudes de cambio poco reflexivas, por lo que es una buena práctica que la persona que solicita el cambio, formalice por escrito su solicitud.
Sé que a casi nadie le gusta la burocracia, y menos rellenar formularios, pero conviene recordar dos cosas:
- El tiempo en un proyecto es un recurso escaso.
- Y escribir supone pensar dos veces. 😉
Una vez recibida reciba una solicitud de cambio, es necesario documentarla, asignarle un número de identificación y registrarla, para lo cual nos conviene disponer de una plantilla de Registro de Solicitud de Cambios, como la que adjunto a continuación.
<< Descarga la Plantilla para el Registro de solicitudes de cambio >>
3.3 Cómo actuar ante una solicitud de cambios.
- Evaluar el impacto del cambio en todas las áreas del proyecto. Esta acción requerirá recursos del proyecto, al menos tiempo y esfuerzo, y no querrás emplear esos recursos en solicitudes que no tienen sentido. Así que, antes de analizar el impacto de un cambio, asegúrate de que tenga sentido.
- Identificar posibles opciones. Que pueden ir desde comprimir el cronograma, realizar una ejecución rápida (fast-tracking), hasta asignar más recursos, o nivelar los recursos del proyecto, …
- Aprobar internamente la solicitud de cambio. Pide al equipo que considere si el cambio solicitado es una buena idea o no. Si el cambio no tiene sentido, discute la solicitud de cambio con el patrocinador. Si el patrocinador acepta que el cambio no es una buena idea, entonces deberá analizar la solicitud de cambio con la persona que la solicitó. Tal vez tenga más información sobre por qué el cambio es importante de lo que se proporcionó con el formulario de solicitud.
- Obtener la aprobación del cliente (si es requerido).
4. Un proceso detallado para implantar los cambios en el proyecto.
- Prevenir las causas raíz. El cambio es inevitable en los proyectos, pero un director de proyectos debe trabajar para prevenir la causa raíz de los cambios siempre que sea posible.
- Identificar el cambio.
- Analizar el impacto del cambio en el área de conocimiento (que le corresponda).
- Crear una solicitud de cambio.
- Realizar el control integrado de cambios.
5.1 Evaluar el cambio.
5.2 Buscar opciones.
5.3 Aprobar o rechazar el cambio.
5.4 Actualizar el estado del cambio en el sistema de control de cambios.
5.5 Ajustar el plan para la dirección de proyectos, documentos y líneas base. - Gestionar las expectativas de los interesados comunicando a los interesados afectados el cambio.
- Gestionar el proyecto de acuerdo con el plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto modificados.
5. Conclusiones.
- Recuerda que los cambios son inevitables en todos los proyectos, y pueden producirse en cualquier momento del mismo.
- Es importante gestionarlos de forma proactiva, y evitar la improvisación.
- Dentro de la planificación de tu proyecto, crea siempre un Plan para la gestión de los cambios, que describa cómo serán gestionados y controlados los cambios.
- Por último, recuerda que en los proyectos predictivos, el coste de los cambios aumenta a medida que avanza el proyecto.
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Muy buen detalle se ve muy interesante
Gracias Armando,
Iñaki