Una de las mayores responsabilidades y desafíos para cualquier organización que trabaja por proyectos, es hacer el mejor uso del conocimiento que se genera durante el mismo, y convertir la información en conocimiento .
El objetivo que se persigue con la gestión del conocimiento del proyecto, es asegurar que queden registrados los errores y aciertos cometidos, para ser utilizados en la planificación de nuevos proyectos, de manera que la organización aprenda y mejore continuamente.
1. Una breve introducción a la gestión del conocimiento.
La creación de conocimiento, ha sido abordada desde diversas perspectivas y modelos, pero en este post no voy a tratarlas. De forma muy resumida, me voy a centrar en un modelo que me parece muy práctico y aplicable, el modelo de conocimiento organizacional formulado por Nonaka y Takeuchi en 1995. Sí 😲, los mismos que definieron por primera vez el modelo SCRUM en su estudio de 1986 sobre los nuevos procesos de desarrollo utilizados en productos exitosos en Japón y los Estados Unidos.
Estos autores, dentro de su teoría para explicar el fenómeno de la creación de conocimiento organizacional, distinguen dos tipos de conocimiento:
- Explicito: Es el conocimiento operativo que puede ser codificado en palabras y números, y por tanto, se puede comunicar y compartir en forma de datos, fórmulas, o procedimientos. Ej: conocimiento sobre procesos, propiedad intelectual, mejores prácticas, lecciones aprendidas.
- Tácito: Se trata del conocimiento que reside en las personas en forma de habilidades, know-how, experiencia, intuiciones y creencias. Es un conocimiento difícil de formalizar y transmitir, ya que suele “estar” únicamente en la mente de los expertos.
A partir de esta clasificación, los autores establecen cuatro formas de conversión del conocimiento dentro de una organización: socialización, exteriorización, combinación e interiorización, que se definen de la siguiente forma:
2. ¿En qué consiste la gestión del conocimiento del proyecto?
La gestión del conocimiento y la gestión de proyectos, son prácticas complementarias que pueden mejorar el rendimiento de una organización.
Gestionar el conocimiento del proyecto, siempre ha sido un aspecto muy importante en la gestión de proyectos. La actual versión del PMBOK, incluye un nuevo proceso dentro del área de Integración, Gestionar el Conocimiento del Proyecto, que se ocupa de gestionar ambos tipos de conocimiento, explícito y tácito, con un doble propósito:
- Reutilizar el conocimiento ya existente.
- Crear nuevo conocimiento.
En esencia, este proceso aborda la gestión del conocimiento adquirido durante la ejecución del proyecto, sin esperar a la finalización del mismo. El principal resultado que genera, son las lecciones aprendidas, lo cual no nos debe llevar a pensar que gestionar el conocimiento, consiste únicamente en obtener lecciones aprendidas al final del proyecto.
2.1. Cómo se gestiona el conocimiento en los proyectos.
Para implantar este proceso, y antes de implantar cualquier iniciativa tecnológica, es imprescindible, demostrar el valor de las prácticas de gestión del conocimiento, y crear un clima de confianza entre las personas, de manera que estén predispuestas a compartir su conocimiento. Esto es básico por dos razones:
- En la práctica, las personas sólo compartirán lo que saben, o prestarán atención a lo que otros saben, si están motivadas para hacerlo. Como hemos comentado, el Conocimiento Tácito, reside en la mente de las personas y se comparte a través de conversaciones e interacciones personales.
- Una vez que los miembros del equipo experimentan el beneficio de compartir conocimientos, estarán más inclinados a participar en el proceso.
Una vez hemos creado este clima favorable, debemos recopilar tanto las experiencias aprendidas a través de las interacciones personales, como los documentos más importantes del proyecto (acta de constitución, EDT, cronogramas, planes de gestión y control de cambios, registros de riesgos). Estos pueden servir como plantillas para futuros proyectos.
Por último, debemos guardar esta información de modo que sea fácilmente recuperable, para que la organización y los equipos de proyecto, puedan disponer de ella cuando la necesiten.
3. Las Lecciones Aprendidas.
¿En el momento de iniciar un nuevo proyecto, te gustaría poder consultar en un único archivo los documentos más importantes, y disponer de información sobre plantillas, incidentes, riesgos, o técnicas que funcionaron bien?…para eso sirven las Lecciones Aprendidas.
Podemos definirlas como el conocimiento que adquirimos durante la realización de un proyecto. Documentarlas es una de las mayores responsabilidades de un director de proyecto, y uno de los aspectos más importantes de la gestión de proyectos para cualquier organización.
3.1. Contenido.
Las lecciones aprendidas no sólo deben centrarse en los errores cometidos; también deben documentar los aspectos positivos y las buenas prácticas que sucedieron en el proyecto. De lo contrario, todos los procesos y decisiones que contribuyeron al éxito del proyecto, podrían perderse, y eso sería tan malo como olvidar los errores que se cometieron.
Al menos debemos incluir estos aspectos:
- ¿Qué hicimos bien? Éxitos, buenas prácticas.
- ¿Qué hicimos mal? Los errores cometidos.
- ¿Qué deberíamos mejorar?
- Riesgos e incidentes.
- Las decisiones que mejor funcionaron.
Al final de este post, encontrarás una plantilla de lecciones aprendidas que podrás descargar.
3.2. ¿Cuándo debemos crearlas?
Debemos recopilar las lecciones aprendidas, a medida que transcurre el proyecto, y la mejor forma de hacerlo, es documentarlas justo después de que hayan ocurrido. De esta manera, obtendremos más detalles de lo sucedido, y evitaremos que las personas se olviden de lo que han hecho y de los problemas ocurridos.
Es una práctica habitual, recopilar las lecciones aprendidas al final del proyecto, reuniendo al equipo para tratar de recordar qué funcionó y qué no.
Sin embargo, no es aconsejable, es posible que funcione con proyectos cortos de unas pocas semanas de duración. Para proyectos más largos, se corre el riesgo de que los miembros del equipo hayan olvidado gran parte de lo sucedido durante el proyecto.
Una buena práctica, es asignar a alguien del equipo, la tarea de recopilar los elementos que deberían formar parte de lecciones aprendidas, aun cuando los miembros del equipo se encuentren muy ocupados trabajando en el proyecto
Las lecciones aprendidas deben ser un reflejo veraz de lo sucedido durante un proyecto.
3.3. ¿Quiénes deben participar en su elaboración?
Aunque la responsabilidad de recopilar las lecciones aprendidas recae principalmente en el director de proyecto, todos los participantes en el mismo, pueden proporcionar información y transmitir conocimientos.
Las lecciones aprendidas han de entenderse como el fruto de un trabajo colectivo.
Es importante fomentar la participación, no solo del equipo del proyecto, sino también de los clientes, contratistas y otro personal interno, para que aporten su visión de las lecciones aprendidas y sus ideas.
3.4. Archivo de Lecciones Aprendidas.
Una vez que toda la información se recopila y revisa, es importante asegurarse que sean comunicadas para que todos los interesados en el proyecto conozcan las lecciones aprendidas, tanto positivas como negativas.
También es vital que esta información se conserve para que la organización y los equipos de proyecto,puedan acceder a ella fácilmente la próxima vez que se ejecute un proyecto similar. Sin las lecciones aprendidas de proyectos anteriores, los proyectos futuros corren el riesgo de caer en las mismas rutinas, y repetir los errores de proyectos anteriores.
Antes de comenzar un nuevo proyecto, una buena práctica consiste en acceder a las lecciones aprendidas de proyectos pasados, e incluso mejor, es convertir esta práctica en un requisito del proyecto.
Si no se comprenden los errores de proyectos pasados, se está condenado a repetirlos en el futuro.
4. Recomendación final. Descarga la plantilla de Lecciones Aprendidas.
Aquí te dejo una plantilla de lecciones aprendidas para que la puedas descargar. Como siempre, adáptala a tus necesidades reales, y hazla lo más sencilla y práctica posible, sin complicaciones.
Lo más importante, si aún no lo has hecho, es que empieces a utilizarlas. Va a suponer un buen punto de partida para compartir la información y el conocimiento que se generan en los proyectos de tu organización. En poco tiempo, comprobarás su utilidad.
<< Descarga la plantilla de Lecciones Aprendidas >>
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Hola, estoy ansiosa de leer la guía. Gracias, por compartirla gratis
Agradezco la gestión que hacen frente a compartir gestión de conocimiento
Gracias, la he descargado y me ilusiona leerlo para aplicarlo de inmediato.
Saludos desde Ecuador
Un saludo especial desde Colombia. Muchas gracias por compartir conocimiento para generar mas conocimiento