Las razones más frecuentes de fracaso en los proyectos, no son la falta de control del presupuesto o del cronograma, sino la falta de control del alcance y de los requisitos del proyecto. Gestionar bien el alcance de un proyecto, es uno de los aspectos más importantes para que pueda concluir con éxito.
Los procesos implicados en la gestión del alcance, se desarrollan en las fases de Planificación y Control. A la planificación del alcance, le he dedicado algunas entradas en el blog: la recopilación de los requisitos, cómo crear el alcance del proyecto, estructura de desglose del trabajo EDT , así que en este post me centraré en el proceso de Control, en cómo podemos controlar el alcance del proyecto, de manera que los entregables se realicen tal y como se definieron en el enunciado del alcance.
1. La importancia de controlar el alcance del proyecto.
Antes de describir el proceso de control del alcance, conviene repasar los pasos que, previamente hemos realizado durante la fase de planificación.
Son dos los procesos que señala PMBOK, implicados en el seguimiento y control del alcance: Validar el alcance y Controlar el alcance. Vamos a ver en qué consiste cada uno de ellos:
2. Validar el alcance. Un proceso clave para controlar un proyecto.
Validar el alcance consiste en formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se hayan completado. De una manera más simple, podemos decir que, validar el alcance, es reunirse con el cliente para conseguir que este apruebe formalmente los entregables del proyecto.
Puede hacerse al final de cada fase, por lo que en un mismo proyecto, se puede llegar a validar el alcance con el cliente varias veces.
2.1 ¿Cómo se valida el alcance del proyecto?
El primer paso es disponer de los entregables completos.
Lo siguiente es verificar los entregables. Lo más razonable es realizar una inspección interna, un control de calidad para verificar que los entregables cumplen los requisitos de calidad establecidos.
- 👎 En caso negativo, se solicita un cambio a través del Control integrado de cambios.
- 👍 En caso afirmativo, avanzamos hacia el siguiente paso: ⇓
Validar el alcance. Organizamos una reunión con el cliente para formalizar la aceptación de los entregables
- 👍 En caso afirmativo, obtenemos un entregable aceptado.
- 👎 Si el entregable no es aceptado, volvemos a crear una solicitud de cambio, que será evaluada a través del control integrado de cambios.
En el diagrama, podemos ver la estrecha relación que hay entre Validar el Alcance y Controlar la Calidad. Y es que ambos procesos se realizan con el mismo propósito: revisar que el trabajo esté bien hecho. La diferencia radica en quién realiza la inspección.
- En el control de Calidad, tanto la inspección de los requisitos del entregable, como la decisión acerca de su cumplimiento, se realiza internamente.
- En el proceso de Validar el alcance, es el cliente quien revisa y acepta, o no, de manera formal el entregable.
Podemos ver que el Control de Calidad se hace antes de la validación del alcance, parece lógico pensar que, antes de enseñar un entregable al cliente, debemos asegurarnos que cumpla con los requisitos establecidos.
3.Control del alcance del proyecto.
Controlar el alcance, es un proceso que consiste en evaluar el estado del alcance del proyecto (datos de desempeño del trabajo), en comparación con la línea base del alcance, y en caso de existir una variación significativa, decidir el tipo de acción correctiva a aplicar.
3.1 Razones que provocan cambios en el alcance.
Los cambios en el alcance pueden ocurrir por diferentes razones:
3.1.1 Solicitudes de cambio.
Pueden venir motivadas por parte del cliente o por el propio director de proyecto. Este tipo de acciones deben seguir un proceso formal de control de cambios, puedes consultar el post sobre la gestión del cambio en los proyectos. Si los cambios son tan pequeños que, al implementarlos, no van a ejercer un impacto significativo en ninguna de las restricciones del proyecto, el proceso de control de cambios no es necesario.
3.1.2 La corrupción del alcance.
En ocasiones, un cambio aparentemente simple, puede llegar llegar a convertirse en un gran cambio que impacte en las restricciones del proyecto, provocando un aumento incontrolado del alcance. Los cambios no controlados en un proyecto se denominan “Corrupción del Alcance”, y pueden fácilmente causar estragos si no se manejan bien.
Consiste en una mala práctica en la que, sin contar con la aprobación del cliente o patrocinador, se añaden características y funcionalidades al producto o servicio. Puede originarse por varias razones:
- Un análisis deficiente de los requisitos iniciales. Los clientes no siempre saben lo que quieren, y a veces, solo tienen una vaga idea: «no sé exactamente lo que quiero, pero te lo diré en cuanto lo vea».
- También puede deberse a que el director de proyecto, crea de, de forma errónea, que ha entendido correctamente los requisitos del cliente.
3.1.3 El baño de oro (“gold plating”).
El “baño de oro” ocurre cuando se añaden características adicionales a los entregables, no solicitadas por el cliente y que exceden el alcance del proyecto. Se trata de trabajos que no se han estimado, ni planificado, y para los que no existe una solicitud de cambio aprobada, por lo que no están dentro del alcance del proyecto, y no deben realizarse.
A menudo, estos cambios se hacen con buena intención y sin coste adicional para el cliente, sin embargo, pueden afectar tanto al presupuesto como al cronograma, y el cliente puede negarse a aceptar el producto al considerarlo un cambio no autorizado.
Un ejemplo típico de esta mala práctica, se da cuando en un proyecto de desarrollo de software, el project manager acepta que un programador añada una funcionalidad no solicitada por el cliente, que se supone que será de su agrado, y sin que exista una solicitud de cambio aprobada.
3.2 ¿Cómo se controla el alcance del proyecto?
Pasos para controlar el alcance del proyecto:
- Se necesita tener una definición clara de lo que es el alcance en el proyecto y los entregables completos.
- Es conveniente tener presentes la documentación de los requisitos y la matriz de trazabilidad.
- Debemos medir el rendimiento del alcance en relación con la línea base del alcance, y comprobar si existe una variación significativa, a esto se le denomina, Análisis de la Variación. Seguidamente, decidir si es necesario implantar acciones preventivas o correctivas.
- Determinar si se necesita actualizar la línea base del alcance u otras partes de la dirección del proyecto.
- Analizar el impacto de los cambios en el alcance, en todas las restricciones del proyecto.
Conclusión.
Los cambios en el alcance del proyecto van a tener un impacto en el cronograma y en los recursos del proyecto, y sus efectos, pueden aumentar drásticamente cuanto más tarde se implementen en el ciclo de vida del proyecto.
Una vez que el trabajo del proyecto ha comenzado, como profesionales de la gestión de proyectos, es fundamental minimizar los cambios de alcance. Para hacer esto, tenemos que determinar con precisión el alcance, algo que en muchas ocasiones, resulta complicado. Esto se puede lograr de diferentes maneras:
- Esforzándose para comprender los requisitos y ver cómo se relacionan con las metas y objetivos del proyecto, para así poder planificar el trabajo adecuadamente.
- Asegurando que todos los interesados estén involucrados en la tarea; todas las preguntas son respondidas y acordadas por el patrocinador y / o el cliente;
- Documentando todo el trabajo del alcance y los entregables, asegurándose de que no se realice ningún trabajo fuera del alcance como parte del proyecto.
- Creando un proceso de gestión de cambios sólido y bien definido. La implementación de un proceso de control de cambios garantizará que todos los cambios se planteen y documenten correctamente.
- Aprendiendo a decir “no”. Como director del proyecto debes poder decir “No” a las solicitudes no razonables para añadir un alcance adicional al proyecto.
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