En este post, te voy a ayudar a conocer las claves para cerrar con éxito un proyecto, seguramente una de las partes en la gestión de proyectos, que menos atención recibe, y que en la práctica, se pasa por alto con mucha frecuencia.

Está claro que para poder cerrar con éxito un proyecto, es necesario aplicar, en mayor o menor medida, los cinco procesos de gestión, tal como indica la guía PMBOK: Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control y, por último, Cierre.

1. ¿Cuáles son las claves para cerrar un proyecto con éxito?

Una vez que el resultado del proyecto está finalizado, y los entregables han sido aceptados por el cliente, tal como describí en el proceso Validar el alcance, llega el momento de cerrar el proyecto. En esencia, cerrar un proyecto, consiste en:

1. Obtener la aceptación “formal” final del proyecto o fase, por parte del cliente.
2. Recopilar las lecciones aprendidas.
3. Liberar los recursos del proyecto.
4. Completar el informe de cierre.
5. Archivar los documentos y registros del proyecto.
6. Celebrar y reconocer los logros.

Al igual que con el resto de procesos de gestión, el nivel de formalidad y rigor a emplear en el momento de cerrar un proyecto, se deberán adaptar al tipo de proyecto, a la organización y a las necesidades de los interesados.

1.1 Obtener la aceptación “formal” final de proyecto o fase, por parte del cliente.

Los proyectos se inician en función de una necesidad comercial, y de una solicitud por parte de un cliente, por lo que el paso más importante en la fase de cierre, es obtener la aprobación formal y la aceptación de los entregables por parte del cliente.

Aunque se hayan entregado los entregables, valga la redundancia 😉, (productos, servicios o resultados), esto no significa que el proyecto haya terminado. El Director de Proyecto, debe formalizar con el cliente la aceptación íntegra del proyecto, como un todo.

Si el cliente acepta y firma, es entonces cuando el proyecto puede declararse formalmente finalizado. Por contra, si el cliente indica que el trabajo no es conforme, se necesitará rehacerlo, con el consiguiente aumento de costes y reagrupamiento del equipo de proyecto.

La aprobación y aceptación formal de los entregables es esencial para poder cerrar un proyecto.

Un proyecto también se puede cerrar sin que haya sido completado, y puede ser debido a diferentes motivos, como la imposibilidad de alcanzar los objetivos previstos, porque  ha dejado de ser necesario, por falta de fondos para su continuidad, etc… En el punto 2, veremos los diferentes tipos de cierre de un proyecto.

1.2 Recopilar las lecciones aprendidas.

Lo siguiente que debemos hacer, una vez hemos obtenido la aprobación formal del proyecto por parte del cliente, es documentar las lecciones aprendidas❓❓

Podemos definir las Lecciones Aprendidas como el conocimiento que adquirimos durante la realización de un proyecto.

Debemos recopilar las lecciones aprendidas, a medida que transcurre el proyecto. La mejor forma de hacerlo, es documentándolas justo después de que hayan ocurrido, de esta manera obtendremos más detalles de lo sucedido y conseguimos:

• Que los errores y aciertos queden registrados para ser usados en futuras iniciativas.
• Que puedan utilizarse como referencia para proyectos futuros, de manera que la organización aprenda y mejore de forma continua.

En el documento oficial de lecciones aprendidas del Proyecto, debemos incluir, al menos, estos aspectos:

• Qué hicimos bien? Éxitos, buenas prácticas.
• ¿Qué hicimos mal? Los errores cometidos.
• ¿Qué deberíamos mejorar?
• Riesgos e incidentes.
• Las decisiones que mejor funcionaron.

Las lecciones aprendidas no son cosa exclusiva del Director de Proyecto, aunque documentarlas es su responsabilidad. Han de entenderse como el fruto de un trabajo colectivo. Es importante fomentar la participación de los interesados para que aporten su visión de las lecciones aprendidas y sus ideas.

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1.3 Liberar los recursos del proyecto.

Después de recibir la aprobación formal del cliente, el director de proyecto debe “liberar” los recursos asociados al proyecto, de manera que los miembros implicados, vuelvan a sus respectivos departamentos, o puedan incorporarse a nuevos proyectos. 

1.4 Completar el informe de cierre.

La mejor forma de preparar un informe de cierre, consiste en recopilar toda la información, utilizando una plantilla estandarizada de cierre de proyecto. La principal ventaja es que te permite tener toda la información clave del proyecto en un solo lugar. 

El informe de cierre, se debe comenzar a completar al final del proyecto, cuando los últimos entregables están siendo aceptados por el cliente.  Algunos elementos que debería incluir:

• Razones por las que se cierra el proyecto.
• Responsabilidades post-proyecto.
• Recomendaciones de mejora para futuros proyectos.
• Desempeño en relación a los objetivos y áreas del proyecto.
• Lecciones aprendidas.
• Agradecimientos y reconocimientos del buen desempeño.

La principal ventaja de preparar un informe de cierre, es que la  información del Proyecto, y la proveniente de lecciones aprendidas, se transfieren a la base de conocimientos de la organización, para su utilización en futuros Proyectos.

1.5 Archivar los documentos y registros del proyecto.

1.6 Celebrar y reconocer los logros.

La celebración por el éxito del proyecto, es una buena práctica que suele ser ignorada por muchos directores, y sin embargo, supone una manera excelente para mejorar la moral de todo el equipo involucrado.

Si el proyecto se ha cerrado con éxito, se debe celebrar y reconocer el trabajo de cada uno de los miembros del equipo, e igualmente, se deben reconocer los esfuerzos “extra” de aquellos miembros del equipo que lo merezcan. Esto, animará a todos los empleados de la organización a participar con la mejor disposición en futuros proyectos.

También es una práctica muy recomendable, tratar de implicar en la celebración a los interesados y a los proveedores que hayan contribuido al éxito del proyecto. Deben sentir que ese éxito, lo lograron todos juntos como un sólo equipo.

2. Situaciones por las que se puede cerrar un proyecto.

Simplificando, podemos afirmar que hay tres situaciones por las que se puede cerrar un proyecto.

2.1 El proyecto ha cumplido todos los objetivos y ha entregado el resultado esperado.

Esta es la situación ideal para cerrar un proyecto. Se han cumplido los objetivos establecidos al inicio, se han completado y aceptado todos los entregables, y los resultados del proyecto se han integrado en los procesos operativos, o han resultado entradas para otros proyectos o fases.

A este cierre, se le conoce como Cierre por integración o adición.

2.2 Los objetivos no se pueden cumplir, o han dejado de ser necesarios.

En ocasiones, se descubre que los objetivos del proyecto no se van a poder cumplir, o que el caso de negocio que originó el proyecto, ha dejado de ser válido, y ante esta situación, lo único que queda es cerrar el proyecto. Este cierre, se conoce como Terminación por extinción, y lo ideal, es descubrirlo, en las fases iniciales del proyecto, cuanto más tarde, peor.

En la mayoría de los casos, el director del proyecto y el equipo no son responsables de esta situación.

2.3 El proyecto se queda desprovisto de recursos.

Se conoce como Terminación por inanición (starvation).
El proyecto finaliza porque los recursos se agotan, bien sea debido a un recorte en la organización, o a que los recursos directamente pasan a otro proyecto más estratégico para la compañía.

Todo proyecto, debe cerrarse independientemente de las circunstancias por las que se haya terminado.

3. Conclusión. La importancia del cierre del proyecto.

A continuación, enumero algunas de las ventajas que aporta cerrar adecuadamente un proyecto:

• El cierre formal del proyecto permite transferir la responsabilidad de los productos o servicios al equipo de operaciones, o a los clientes.
• Permite liberar al equipo, de forma que que no se incurra en mayores costes para el proyecto. Esto, posibilita que el equipo de proyecto esté listo para iniciar otros proyectos.
• Nos ayuda a valorar si el proyecto ha alcanzado los objetivos y las metas para los que fue aprobado. 
• El cierre, es el mejor medio para conseguir la mejora continua en los proyectos. Piensa por un momento, que estás en el inicio de un proyecto, y descubres que tienes a tu disposición información disponible sobre proyectos similares, con lecciones aprendidas, documentos utilizados en el proyecto: actas de constitución, planes de gestión de riesgos, comunicación, plantillas, informes utilizados,….toda esa información será muy valiosa para tu proyecto y para tu organización.

Espero que la próxima vez que tengas la tentación de pasar por alto, o ignorar el cierre de tu proyecto, consideres las ventajas que te pueden aportar estas seis claves para cerrar con éxito un proyecto. Si decides aplicarlas, verás cómo te ayudan a mejorar la gestión de tus proyectos.

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