Cómo implantar la gestión de proyectos en tu organización

No es ninguna novedad que el impacto provocado por la crisis COVID-19, va a repercutir negativamente en la sociedad y en la economía durante los próximos años. Hoy, 30 de octubre de 2020, la pandemia afecta a más de 44 millones de personas infectadas, con una incidencia desigual en función de la región que se trate.

En el aspecto económico, se estima una caída del PIB del 4,4 % en todo el mundo. «Las proyecciones de crecimiento implican amplias brechas negativas del producto y elevadas tasas de desempleo este año y el próximo, tanto en las economías avanzadas como en las de mercados emergentes». Fuente: Informes de perspectivas de la economía mundial. Fondo Monetario Internacional

Ante este panorama, para muchas organizaciones, es el momento de reinventar la forma en la que hacen sus negocios, y emprender un proyecto de cambio, ya sea en sus procesos de comercialización y ventas, en la disposición de sus oficinas, en su cadena de suministros, o adopción del teletrabajo, etc…

Las organizaciones que se reconstruyan con posterioridad al COVID-19, deberán experimentar una transformación significativa. 

En el post de hoy, voy intentar responder a una pregunta, más bien voy a dar mi opinión, sobre:

1. ¿Cómo puedo implantar un sistema de gestión de proyectos para transformar mi organización?

La respuesta a esta pregunta, como en muchas ocasiones es, depende,… del tamaño de la organización, de los recursos disponibles, de la complejidad de los proyectos a emprender, de la cultura que exista frente al trabajo por proyectos, o del entorno en el que opere cada compañía, que en el caso de las empresas pequeñas, suele ser bastante diferente al que describen los manuales de project management.

Pero antes de ofrecer “recetas”, es necesario que entendamos dos cosas:

  1. Cualquier transformación es larga, probablemente lenta, y además puede fallar por diferentes razones, tal y como señala el estudio Mastering Strategy Implementation in Transformative Times, de Brightline.
  2. Para poder responder a cualquier tipo de cambio organizacional de manera eficiente, debemos implementar la gestión de proyectos.

Los proyectos son las herramientas más adecuadas para implantar cualquier estrategia de cambio organizativo.

2. Cinco pasos para implantar un sistema para la gestión de proyectos en una organización.

A continuación, propongo cinco elementos que considero esenciales, y que deben estar presentes en cualquier organización que quiera implantar un sistema para la gestión de sus proyectos:

2.1. Desarrollar una cultura sólida de gestión de proyectos.

Una condición imprescindible para implantar un sistema de gestión de proyectos, es contar con el apoyo de la Dirección. Una Dirección que promueva la gestión de proyectos es, en mi opinión, el factor que tiene la mayor influencia en la implementación exitosa de una cultura de gestión de proyectos . Y sin embargo, es uno de los aspectos más difíciles de conseguir.

Esta dificultad viene determinada porque la cultura de cada organización, se compone de aspectos relacionados con sus valores, actitudes, sistemas de creencias, relaciones de poder e influencia, etc, y la implantación de un sistema de gestión de proyectos puede ser percibida como una amenaza a alguno de estos principios.

Por ejemplo, la forma en la que se organiza cada compañía, va a tener un efecto directo en cómo se gestionan sus proyectos. En compañías con una estructura funcional y jerárquica, las personas presentan un sesgo hacia las áreas funcionales en detrimento de los proyectos, y la autoridad del director de proyecto para gestionar recursos será limitada, cosa que no sucede en las organizaciones matriciales, y en las orientadas a proyectos.

2.2. Crear una metodología estandarizada para gestionar los proyectos.

Desarrollar una metodología propia para la gestión de proyectos no tiene que ser una tarea complicada. En una fase inicial, se puede crear de forma rápida una metodología de gestión de proyectos que incluya plantillas, guías de usuario, procesos y lecciones aprendidas.

Aplicar unas pautas basadas el sentido común, ayudará a crear una metodología estandarizada que sea aceptada:

  1. No pretendas construir una metodología de inmediato, su desarrollo debe ser progresivo, y centrarse en los aspectos más importantes.
  2. Consulta con los miembros de tu equipo cómo deberían funcionar los proyectos y documenta los diagramas de flujo de procesos, guías, plantillas y otros aspectos de su metodología. 
  3. Ten en cuenta el tamaño de la organización, la complejidad y duración de los proyectos, la cultura y su nivel de madurez ante la gestión de proyectos.

Es muy aconsejable que, cualquier organización tenga algún tipo de metodología, que describa «cómo se hacen los proyectos aquí».

2.3. Definir roles y responsabilidades y expectativas de rendimiento.

Uno de los problemas habituales en las organizaciones, es que hay personas muy válidas que gestionan proyectos, a las que nunca se les ha explicado formalmente en qué consiste su trabajo, y qué se espera de ellas. Se les asigna directamente un proyecto, y se supone que con su experiencia y su buen hacer, van a gestionar con éxito el proyecto asignado, aplicando el método del ensayo y error.

Esta situación es bastante frustrante, pero al mismo tiempo, fácil de evitar. Una de las herramientas más simples y eficaces para definir y asignar los roles y responsabilidades en un equipo de proyecto, es la matriz RACI. Puedes consultar el post sobre cómo asignar roles y responsabilidades en tu equipo.

2.4. Desarrollo de habilidades y competencias.

Triángulo de talento. PMI

En ocasiones, la gestión de un proyecto, va a requerir de conocimientos que los miembros del equipo en ese momento no tengan, desarrollar un plan para mejorar sus habilidades en el menor tiempo posible, va a resultar fundamental para el éxito del proyecto.

Esto se puede lograr a través de formación, o de tutorías, en las que personas con mayor experiencia en gestión de proyectos, se emparejen con personas que necesiten mejorar sus habilidades en esta disciplina.

2.5. Crear métricas de desempeño del proyecto.

Por último, debemos determinar las métricas de desempeño del proyecto. Me refiero a métricas a nivel global, no individual, de forma que toda la organización puede beneficiarse de la evaluación del desempeño del proyecto.

El desempeño general del proyecto se puede dividir en categorías que sean relevantes para la organización:

  • Eficiencia del proyecto: mide el resultado de un proyecto determinado frente a los objetivos.
    • ¿Se completó el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto?
    • ¿Los entregables cumplieron los requisitos establecidas?
  • Impacto en el cliente / usuario: mide la eficacia para cumplir con los requisitos del cliente o del usuario final.
    • ¿Se resolvió realmente el problema? ¿Se abordó la verdadera necesidad?
    • ¿Está satisfecho el cliente con el desempeño de los entregables?
  • Valor de negocio: el propósito fundamental de los proyectos es tener un impacto positivo en la organización. Medir este impacto, sirve para confirmar si la organización ha logrado los resultados de sus inversiones en proyectos. Sin embargo, muchas organizaciones no comprueban si han logrado los resultados deseados a través de los proyectos que ejecutan.

3. Una reflexión final.

Algunas compañías cambian su cultura organizacional solo después de tener experiencias cercanas a su desaparición, y la pregunta que cabe hacerse es, ¿debería una organización tener una experiencia cercana a la extinción para cambiar su cultura organizacional?, ¿Qué opinas al respecto?…


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