Una de las mayores dificultades a las que se enfrenta un project manager, radica en cómo organizar con eficacia los recursos del proyecto. Cuando nos preparamos para iniciar un proyecto, es importante no solo saber qué tareas específicas se deben completar, sino también qué recursos vamos a necesitar.
Sin los recursos adecuados y debidamente organizados, incluso los planes mejor planificados pueden fracasar. La gestión del tiempo y de los costes, son muy importantes, pero conocer cómo organizar con eficacia los recursos, y cómo asignar a esos recursos los tiempos y costes, es lo que va a determinar el éxito de un proyecto.
Está claro que los recursos son los elementos clave que hacen posible un proyecto, pero ¿Qué entendemos por recursos?
1. ¿Qué entendemos por recursos?
Un recurso es todo lo que se necesita para ejecutar una tarea o proyecto
Podemos dividir los recursos de un proyecto en dos categorías principales:
- Recursos materiales
- Personas
Y a su vez, los podemos desglosar de la siguiente manera:
| Materiales | Personas |
| Instalaciones y materiales | Personas / Equipo de proyecto |
| Cantidad y tipos de equipos necesarios | Roles y responsabilidades para cada miembro del equipo. |
| Software, Hardware | Cantidad de personas requeridas para desempeñar cada responsabilidad |
| Recursos financieros | Conocimiento / Experiencia |
2. ¿Cómo podemos organizar con eficacia los recursos del proyecto?
Lo primero es entender la gestión de los recursos como un proceso que se desarrolla en cuatro fases:
- Identificar. Tenemos que identificar todos los recursos necesarios para completar el proyecto.
- Adquirir. Debemos asegurarnos de disponer de los recursos suficientes, ni escasos, ni en exceso
- Planificar. Tener un plan para administrar la carga de trabajo, con todos los recursos identificados.
- Asignar los recursos de la organización con el fin de emplearlos de la manera más eficiente posible, de forma que no haya tiempos en los que permanezcan inactivos, o sobreasignados.
3. La planificación de los Recursos del proyecto.
Planificar los recursos, o más bien, planificar la gestión de los recursos, consiste en definir cómo vamos a estimar, adquirir, gestionar y controlar los recursos. De forma simplificada, se puede resumir en dos actividades:
- Programar las fechas de inicio y finalización de cada tarea en función de los recursos necesarios y de su disponibilidad.
- Equilibrar la disponibilidad de recursos con la capacidad de trabajo de los equipos.
Para planificar la gestión de los recursos, tanto materiales como humanos, podemos contar con diferentes herramientas. De una de ellas ya hemos hablado en este blog, se trata de la Matriz RACI, un diagrama matricial que sirve para identificar y asignar los diferentes roles y responsabilidades que existen dentro de un equipo. Si quieres conocer cómo crear una, puedes consultar el post sobre La Matriz RACI.
Otra herramienta muy útil y completa para gestionar recursos es la Estructura de Desglose de Recursos.
3.1 La Estructura de desglose de Recursos (Resource Breakdown Structure).
Se trata de una lista jerárquica, que incluye los recursos que se van a necesitar en un proyecto, organizados jerárquicamente por categoría y tipo. Más que una lista, se trata de un gráfico que proporciona información a los directores de proyecto, para organizar los recursos, y ver de qué manera están interrelacionados.
Habitualmente, se crea como un diagrama en forma de árbol. En la parte superior, se representa el producto del proyecto, y en el nivel inferior, se definen las categorías de recursos necesarias (Materiales y Personas), cada una, en una rama individual debajo del título general del proyecto. Y a partir de este nivel, se identifican los recursos necesarias para cada categoría.
3.2 El Plan de gestión de recursos del proyecto. Cómo crearlo.
Estas y otras herramientas, nos deben llevar a la creación de un plan para organizar con eficacia los recursos del proyecto. Vamos a ver los pasos necesarios para crear un plan de gestión de los recursos del proyecto.
3.2.1 Crear una lista de Recursos.
En este primer paso, se trata de identificar los requisitos de recursos que necesitarás:
- Deberás preguntarte ¿Qué tipo de personas necesitas para hacer las tareas que componen el proyecto? ¿Esas personas pertenecen a tu organización, o deberás contratar recursos de proveedores?
- Identifica todos los materiales, software y equipo que necesitarás para completar el proyecto. Esa lista de materiales, debe incluir cualquier cosa, desde equipos de oficina como ordenadores, fotocopias, hasta herramientas, maquinaria…
3.2.2 Determinar el coste y la duración de los recursos.
Este paso es tanto cuantitativo, se trata de calcular el coste y fijar el precio de los recursos, como cualitativo, debido al componente de planificación de personas, que puede incluir los niveles de habilidad, las competencias o la experiencia necesaria que deben acreditar los componentes del equipo de proyecto.
Para hacer estas estimaciones, se puede utilizar información de cronogramas de proyectos anteriores, presupuestos e informes, y por supuesto, emplear algún software de gestión de proyectos que nos ayude a crear un plan de recursos optimizado.
3.2.3 Crear un cronograma y un calendario de recursos.
Podemos “conseguir” los recursos para un proyecto, pero eso no quiere decir que estén disponibles en el momento en que los necesitemos, bien porque una persona está enferma, de vacaciones, o bien porque la llegada de un material se retrasa y no llega en la fecha prevista. En definitiva, incluso en proyectos pequeños, debes crear un calendario con la disponibilidad de cada recurso.
Algunas buenas prácticas a seguir:
- Debes especificar si dispones de los recursos necesarios para completar el proyecto, y determinar la cantidad de tiempo que requerirán.
- Es conveniente identificar supuestos y limitaciones que creas que puedan surgir durante el ciclo de vida del proyecto, y anticiparse a los peores escenarios de gestión de recursos.
- Por último, debes asegurarte de que todas las tareas estén asignadas a un recurso específico.
3.3 La sobrecarga de trabajo. Un error habitual.
En gran parte de las organizaciones, los recursos son compartidos, es decir, dividen su tiempo entre sus actividades cotidianas y el trabajo que se les asigna como parte de un equipo del proyecto. Y suelen ser las personas mejor valoradas por la organización, las elegidas para compaginar ambos tipos de actividad.
En estas situaciones, uno de los problemas habituales, se produce cuando se exige a estas personas que continúen realizando todas sus actividades diarias, con lo que se sobrecargan, y no logran mantener un equilibrio saludable entre su trabajo cotidiano, las responsabilidades del proyecto y sus vidas personales.
Incluso si los empleados se dedican exclusivamente al trabajo del proyecto, no van a poder dedicar el 100% de su tiempo a completarlo, siempre habrá otras actividades que van a disminuir el tiempo dedicado al proyecto.
No hay que autoengañarse con las estimaciones🤔. Una regla que nos puede ayudar para plantear estimaciones realistas, es asumir que la capacidad de las horas que trabaja un empleado, es del 80% , o incluso menor, según cada caso.
3.4 La optimización de los Recursos.
La optimización de recursos se refiere a encontrar formas de ajustar el uso de los recursos. Existen dos técnicas con las cuales se puede conseguir.
3.4.1 Nivelación de recursos.
La nivelación de recursos, es una técnica que se utiliza para optimizar la asignación de recursos, consiste en ajustar el cronograma del proyecto, a lo largo del tiempo, para resolver conflictos causados por la asignación excesiva de recursos
3.4.2 Suavización de recursos.
La suavización de recursos es una forma modificada de nivelación de recursos, en la cual los recursos se nivelan sólo dentro de los límites de la holgura de sus actividades, de modo que no retrasen las fechas de finalización de las actividades. Por holgura, entendemos la cantidad de tiempo que una actividad del cronograma puede retrasarse o extenderse desde su fecha de inicio anticipada sin retrasar la fecha de finalización del proyecto.
4. Conclusión.
A modo de conclusión, el éxito en un proyecto requiere una gestión eficaz de sus recursos, y sin recursos no hay proyectos. Conocerlos por adelantado y planificar cómo se van a gestionar, puede evitar problemas como la falta de disponibilidad o la sobreasignación, antes de que sucedan.
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