Tanto si estás iniciando nuevos proyectos, como si estás pensando en implantar la gestión de proyectos en tu organización, una de las alternativas que te debes plantear, es la creación de una oficina de dirección de proyectos, en inglés, Project Management Office (PMO).

En este post, explicaré qué es una oficina de dirección de proyectos, en adelante PMO, enumeraré las ventajas que proporciona, y por último, comentaré los criterios que nos debemos plantear para decidir si queremos crearla en nuestra organización.

1. Qué es una Oficina de dirección de proyectos. PMO.

¿Oficina de dirección de proyectos, PMO?, ¿más burocracia? … No necesariamente.

Una PMO es una estructura, interna o externa a la organización, que coordina la gestión de todos los proyectos, define los estándares y procesos para su gestión, y facilita compartir recursos, metodologías y técnicas.

Sus principales funciones se pueden resumir en:

• Asegurar que los proyectos estén alineados con la estrategia.
• Ayudar a determinar qué proyectos deben realizarse en la organización y con qué recursos.
• Lograr que los proyectos se entreguen a tiempo y dentro del presupuesto. En definitiva, que aporten valor.

1.1 Tipos de PMO.

Los tipos y modelos de PMO, pueden variar en función de las necesidades de cada empresa. Pueden ejercer funciones que van desde el apoyo a los directores de proyecto, o a la organización, en la tarea de dirección de sus proyectos, hasta asumir la responsabilidad de dirigir uno o más proyectos. Según la guía PMBOK, las oficinas de dirección de proyectos pueden ser de tres tipos:

1.2 Ventajas que aporta una PMO.

Ahora que está algo más claro qué es una PMO y los diferentes tipos que existen, es el momento de plantear las razones por las que una organización debería crear una PMO:

Ayuda a crear y mantener un listado de todos los proyectos existentes en la organización.

• En muchas organizaciones sin PMO, no existe un registro de proyectos, (activos, completos y pendientes), por lo que resulta difícil conocer el estado y avance de los proyectos.

Permite compartir los recursos de la organización. 

• Por lo general, en todas las organizaciones los recursos son limitados. Una PMO puede establecer criterios para coordinar a las personas, y a los recursos que forman parte del proyecto de manera productiva, evitando las sobreasignaciones y la duplicación de esfuerzos.

Favorece la comunicación con la creación de informes estandarizados.

• Disponer de informes estandarizados sobre el estado de los proyectos, va a permitir establecer una comunicación rápida y coherente con todos los interesados del proyecto, y además va a asegurar que la información sea entregada y entendida.

Permite detectar de manera anticipada los problemas de los proyectos

• Actúan como un mecanismo de control de los proyectos, debido a su evaluación basada en métricas. Alertan a la organización en el momento en que se producen desviaciones en el presupuesto o en la programación del proyecto. De esa manera, permite actuar rápidamente cuando surgen problemas, antes de que puedan poner fin al proyecto.

2. Criterios de decisión. Quién necesita una PMO.

La realidad es que no todas las organizaciones necesitan una oficina de dirección de proyectos.

• Para tomar una decisión acerca de la conveniencia, o no, de crear una PMO, es necesario evaluar previamente si la organización está orientada a proyectos, si trabaja por proyectos. Si no es así, lógicamente, no resulta necesario crear una oficina de dirección de proyectos.
• En caso contario, si la organización SÍ está orientada al trabajo por proyectos, el establecimiento de una PMO, dependerá de la cantidad de proyectos que gestione la organización. En pocas palabras, si una empresa trabaja en varios proyectos, debería considerar la posibilidad de tener una PMO.
• Otra medida a considerar antes de decidirse a implantar una PMO, es evaluar el nivel de madurez de la organización. Por ejemplo, si existen métricas internas e indicadores de desempeño de los proyectos, o si existe algún tipo de comparación sobre el desempeño de un proyecto con el de otros departamentos dentro de la organización. Este tipo de comparaciones va a arrojar luz sobre lo rentable que puede resultar una PMO.

2.1. La PMO en las pymes.

Por lo general, las pymes, presentan unas características comunes, en relación a la manera en la que gestionan sus proyectos:

• Escasez de recursos dedicados a la gestión de proyectos.
• Los proyectos son dirigidos y realizados por las mismas personas y equipos, … cuando hay equipos de proyecto.
• Ausencia de sistemas de gestión estructurados para los proyectos.

No parece que las PMO, sean la mejor opción para organizaciones pequeñas, que no necesitan procesos estructurados para gestionar sus proyectos. En estos casos, probablemente, su implantación sea una pérdida de tiempo y dinero.

De todas maneras, siempre es aconsejable disponer de prácticas estandarizadas que faciliten la gestión de los proyectos. No hay que olvidar que una Pyme necesita de las mismas herramientas de gestión que cualquier empresa, pero sencillas y adaptadas a su tamaño.

3. Conclusión.

Como hemos visto, la creación de una PMO, asegura la alineación de los proyectos con la estrategia de la organización, y garantiza la uniformidad en la ejecución del proyecto mediante una metodología estándar. Pero a pesar de estas ventajas, no siempre resulta adecuado crear una oficina de dirección de proyectos.

La decisión para su implantación, dependerá de factores como la cantidad de proyectos en cartera que maneje la organización, su nivel de madurez en materia de gestión de proyectos y su orientación hacia el trabajo por proyectos,

Vistas las ventajas y las dificultades, una cosa es segura, una PMO que se implemente correctamente en el entorno adecuado, garantizará la coherencia en la ejecución del proyecto y mejorará sus tasas de éxito.

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