El post de hoy, va a tratar de la falacia de la planificación, un fenómeno muy peculiar, que nos influye cuando realizamos una estimación para nuestros proyectos, y que conviene conocer y controlar.

Ya sea que estés gestionado un proyecto complejo, o de ámbito personal, como la escritura de un libro, aprendiendo un idioma, o a manejar una aplicación, conocer el funcionamiento de la falacia de la planificación, te ayudará a que los objetivos de tu proyecto se cumplan en el plazo establecido, o al menos, a que se desvíen lo menos posible.

1. Qué es la Falacia de la Planificación.

Una de las mayores dificultades en la planificación de un proyecto, surge en el momento de estimar el tiempo y el coste que vamos a tardar en completarlo.

El problema comienza durante el proceso de estimación inicial, con la aparición de un “sesgo” que influye en la manera en que percibimos la realidad. Este fenómeno se ha estudiado en diferentes disciplinas: psicología, estadística, o economía, y se le conoce como la Falacia de la Planificación. Veamos en qué consiste.

La Falacia de la Planificación fue enunciada por primera vez por el psicólogo y economista ganador del Premio Nobel Daniel Kahneman y su colaborador Amos Tversky en 1979, para describir la tendencia que presentan las personas y las organizaciones a subestimar el tiempo que durará una tarea, incluso sabiendo que tareas similares han tardado más tiempo en el pasado.

Aplicado al ámbito de los proyectos, se trata de un sesgo, mediante el cual tendemos a estimar de forma “optimista” su plazo y presupuesto, aun sabiendo que la mayor parte de proyectos similares se han retrasado. En otras palabras, cuando estimamos la duración de un proyecto, tendemos a ser demasiado optimistas a la hora de planificar, y a no tener en cuenta el conocimiento sobre los resultados obtenidos en casos similares. 

La consecuencia de estas expectativas poco realistas, son plazos incumplidos y sobrecostes en los presupuestos.

1.1 Ejemplos reales de la Falacia de la Planificación.

La falacia de la planificación se da en todo tipo de proyectos: públicos, como la construcción de monumentos o infraestructuras, privados, y tampoco se escapan de su influencia los proyectos de ámbito más personal.

2. ¿Por qué se produce la Falacia de la Planificación?

Existen varias razones:

2.1 El Sesgo de Optimismo.

Casi todos estamos sujetos al sesgo de optimismo, una tendencia de las personas a esperar resultados mejores que el promedio de sus acciones. Cuando se trata de planificación, este sesgo a menudo conduce a sobreestimar los beneficios asociados a un proyecto, y a subestimar el tiempo y coste necesarios para completarlo.

⚠ Tener un sesgo de optimismo no es del todo malo, puede aumentar nuestra voluntad de explorar cosas nuevas.

2.2 Adopción de una visión interna.

Cuando las personas piensan en la manera en que van a completar un proyecto, tienden a adoptar una “visión interna“, centrándose en los aspectos singulares de su proyecto, prestando especial atención a sus características únicas y planificando los pasos específicos que realizarán para llevar a cabo el proyecto en cuestión.

Lo que ocurre, por lo general, es que los acontecimientos no se desarrollan según lo previsto, y surgen obstáculos, retrasos e interrupciones inesperadas. 

2.3 Razonamiento motivado.

Se trata de otro sesgo, mediante el cual, tendemos a adaptar la manera en que percibimos la realidad, a nuestro sistema de creencias, y a rechazar los acontecimientos que van en contra de las mismas. Este sesgo, nos puede llevar a creer que un proyecto se puede completar en menos tiempo y con menos esfuerzo de lo razonable, simplemente, porque coincide con nuestros intereses.

El razonamiento motivado puede suponer un problema en aquellos proyectos en los que exista un incentivo que recompense el cumplimiento de plazos poco realistas. Si las personas se sienten recompensadas para cumplir plazos o presupuestos poco realistas, gracias al razonamiento motivado, podrían autoengañarse de forma inconsciente, y subestimar tanto los plazos como los costes del proyecto.

3.  ¿Cómo evitar la Falacia de la Planificación?

3.1 Adoptar una visión externa.

Una forma de aumentar la precisión en la fase de planificación, consiste en adoptar una visión externa. A este procedimiento, Kahneman lo denominó “pronóstico de clase de referencia”. En esencia, consiste en comparar el proyecto actual con proyectos similares que se hayan completado en el pasado, y basar nuestras predicciones en el conocimiento disponible, en lugar de centrarnos en las características singulares de nuestros proyectos.

Si no se ha realizado un proyecto similar, debemos considerar la posibilidad de buscar datos públicos de fácil acceso. El objetivo, es encontrar algo que pueda sentar un precedente, incluso si el proyecto no es directamente comparable.

Siempre que sea posible, hay que procurar obtener datos externos de proyectos similares para disponer de información imparcial.

3.2 Hacer estudio retrospectivo (pre-mortem).

Otra herramienta útil para hacer comprender a los participantes en un proyecto que los imprevistos ocurren, es hacer un análisis pre-mortem del proyecto.

Supongamos que estamos al final de un proyecto que ha terminado con retraso. Se trataría de hacer una retrospectiva, mirando hacia atrás, para identificar las posibles razones que causaron el retraso:

• ¿Se evaluaron correctamente los riesgos que afectaban al cronograma, como una entrega tardía de equipos?
• ¿Fuimos demasiado optimistas respecto a la productividad del trabajo?
• ¿Tal vez se asumió que se obtendría la financiación en un momento determinado y se tuvo que retrasar?

3.3 Identificar riesgos y crear planes de contingencia.

Otra clave para mejorar las estimaciones, consiste en identificar desde el inicio del proyecto, todos los los riesgos que podrían ocurrir durante su ciclo de vida, por improbables que parezcan. Y a continuación, crear planes de contingencia.

En relación con el punto anterior, una práctica muy recomendable consiste en informar a los clientes, sobre la posibilidad de una mayor duración del proyecto, explicando siempre las razones. Por lo general, cuando a los clientes se les informa con antelación sobre los posibles riesgos de un proyecto, tienden ser más comprensivos.

4. Conclusión.

La falacia de la planificación es un sesgo inconsciente, que puede conducir a estimaciones optimistas y sesgadas en las duraciones de las diferentes actividades, y en definitiva, a planificaciones condenadas al fracaso, incluso antes de que comience un proyecto.

Cuando carecemos de información sobre el tiempo que puede tardar en completarse una tarea, podría parecer una solución adecuada, agregar tiempo o coste adicional a una estimación. Pero esta práctica, conocida como “padding“, o relleno, es totalmente desaconsejable, nos conducirá a un cronograma y presupuesto poco realistas, y hará que aumenten las posibilidades de que nuestro proyecto no se complete dentro del plazo ni del presupuesto.

En los proyectos en los que existe alta incertidumbre sobre la duración de las actividades, y no hay información suficiente, debemos optar por la gestión de reservas, tanto de contingencia, para riesgos conocidos, como de gestión, para los riesgos desconocidos.

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