Las estimaciones son una de las áreas más críticas y complejas en la gestión de un proyecto y, cuando se realizan de manera deficiente, pueden convertirse en una de las principales causas de fracaso.

En el post de hoy voy a tratar sobre el método PERT, una técnica de planificación y control que permite mejorar las estimaciones. Se trata de un método que puede aplicarse de forma sencilla en cualquier organización y que nos ayuda a desarrollar estimaciones fiables, aun cuando no dispongamos de suficiente información sobre la posible duración o coste de las actividades de un proyecto.

Antes de aplicar una técnica concreta como PERT, conviene recordar que estimar un proyecto no consiste solo en calcular una fecha. También implica valorar duración, coste, esfuerzo, recursos disponibles e incertidumbre.

1. Los orígenes del método PERT.

El método PERT surgió durante la segunda mitad del siglo XX, en plena guerra fría. La Oficina de proyectos de la Armada norteamericana, junto con la compañía Lockheed, hoy Lockheed Martin, y la consultora Booz Allen & Hamilton, desarrollaron en 1958 un proyecto para la construcción de submarinos de propulsión nuclear armados con misiles Polaris.

A la complejidad técnica del proyecto se sumaba la dificultad de coordinar y controlar 250 empresas y más de 9.000 subcontratistas, por lo que se planteó un nuevo método para resolver el problema de planificación, programación y control del proyecto. El resultado fue que el plazo se acortó dos años sobre los cinco previstos y dio lugar a lo que hoy conocemos como PERT.

2. Qué es el método PERT.

PERT es el acrónimo de Program Evaluation and Review Technique, técnica de evaluación y revisión de programas. Se utiliza para estimar la duración o el coste de una actividad o proyecto.

PERT se calcula utilizando un promedio ponderado de tres estimaciones diferentes:

1. Estimación más probable (M): estimación basada en una evaluación realista del trabajo necesario y de los costes previstos.
2. Optimista (O): estimación basada en el mejor escenario para la actividad, considerando todas las condiciones favorables.
3. Pesimista (P): estimación basada en el peor escenario para la actividad.

2.1 Las fórmulas PERT.

• La Duración media, o esperada, de una actividad, se calcula mediante la fórmula: PERT = (O + (4x M) + P) / 6.
• La Desviación estándar de una actividad, es decir, su variación respecto a la media, se calcula mediante la fórmula: SD = (P – O) / 6.

Suponiendo que la media se sitúa en el punto central y que las estimaciones seguirán una distribución normal dentro del rango entre la estimación optimista y la pesimista, podemos predecir las probabilidades de completar una tarea en un determinado rango de tiempo, como se muestra a continuación:

• La media ± 1 x rango de desviación estándar: probabilidad del 68,3%
• Media ± 2 x rango de desviación estándar: probabilidad del 95,4%
• Media ± 3 x rango de desviación estándar: probabilidad del 99,7%

Pero veámoslo de forma más sencilla, con un ejemplo.

2.2 Aplicación de PERT a un caso práctico.

Supongamos que debemos iniciar una nueva actividad en un proyecto cualquiera y estimamos, con nuestro equipo, que la duración más probable para completarla es de 12 días. Y aunque pensemos que este sea el resultado «más probable», nos vamos a plantear otros posibles resultados. Así, en el peor de los casos, podríamos tardar 24 días y, si todas las condiciones fuesen favorables, la actividad podría completarse en 6 días.

Nos encontramos con tres estimaciones:

• 😍 Optimista: 6 días
• 🧐 Más probable: 12 días
• 😔 Pesimista: 24 días

1. Aplicando la fórmula de la Estimación PERT= [O + (4x M) + P] / 6; obtenemos la duración media esperada.

PERT = [6 + ( 4×12) +24 ] / 6 = [6 + 48 + 24] / 6 = 78/6 = 13. La estimación para completar esta actividad es de 13 días.

2. Aplicando la fórmula SD = (P -O) / 6; obtenemos la desviación estándar (o típica)

SD = ( 24 – 6)/6 = (18/6) = 3. El rango de variación de la duración de la tarea oscila en 3 días.

Puedes consultar este otro ejemplo práctico de aplicación del método PERT.

2.3 ¿Por qué utilizar tres estimaciones?

Cualquier estimación está sujeta a incertidumbre. Cuanto mayor sea esa incertidumbre, menos precisa será nuestra previsión y mayor será el riesgo de que las estimaciones no se cumplan. Entonces, ¿cómo podemos hacer más fiable la estimación de un proyecto?

Si utilizamos un solo punto de estimación, establecemos un valor único que puede ser poco exacto. En cambio, si utilizamos tres puntos diferentes – optimista, más probable y pesimista – y establecemos entre ellos un promedio ponderado, conseguimos crear un rango que mejora la confianza de nuestra estimación.

PERT es una técnica muy adecuada para reducir el sesgo y la incertidumbre asociados a cualquier estimación.

3. Ventajas de utilizar PERT.

• Es un método especialmente apropiado cuando existe poca información sobre la duración de una actividad.
• Ws fácil de calcular y de entender. Se puede crear una estimación PERT con una calculadora o con lápiz y papel.
• El método PERT es flexible. En función de la confianza que tengamos en nuestras estimaciones, podemos aumentar o disminuir el valor de cada una de ellas. Si tenemos mucha confianza, podemos aumentar el valor de su multiplicador y, en caso contrario, disminuirlo.
• En una organización, el uso de PERT facilita la gestión de los datos y la toma de decisiones entre diferentes departamentos.

4. Algunas recomendaciones a la hora de utilizar PERT.

• Una estimación PERT es un resultado promedio. Los directores de proyecto deben asegurarse de que los interesados entiendan que las predicciones de un proyecto pueden ir en sentido contrario a sus expectativas y que cada interesado puede tener una idea diferente sobre la duración de una actividad.
• Los resultados promedio son fiables en un 50% . Por lo tanto, existe una considerable posibilidad de que una tarea se retrase y cueste más que su estimación PERT. Por ello, los directores de proyecto deben agregar una reserva de contingencia para proteger su cronograma y presupuesto.
• El éxito en el empleo de PERT va a depender de la experiencia que tengan los profesionales que hayan participado en su desarrollo.

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