Disponer de un equipo de personas formado y motivado es el aspecto más importante para conseguir el éxito en cualquier proyecto. Si los miembros de un equipo de proyecto no cuentan con la motivación adecuada, va a resultar muy difícil conseguir un buen resultado.
Y es que, en un proyecto, se dan situaciones en las que los miembros de un equipo deben aportar, no solo sus conocimientos e ideas, también deben poner su imaginación al servicio del proyecto.
Si en el momento de estimar la duración de las actividades, identificar a los interesados, o los riesgos de un proyecto, obtenemos respuestas vagas, o imprecisas por parte de los componentes del equipo, está claro que algo no funciona.
No lograr el compromiso de todos los miembros del equipo de proyecto es una receta casi segura para el fracaso.
1. ¿Desarrollo del equipo de proyecto?
El proceso de desarrollo del equipo de proyecto consiste en mejorar las relaciones entre sus miembros y conseguir una comunicación adecuada durante todo el ciclo de vida del proyecto.
1.1 Objetivos del desarrollo del equipo de proyecto. ¿Por qué?
El fin principal del desarrollo del equipo, es mejorar el rendimiento del proyecto, mediante acciones dirigidas a :
- Establecer una cultura de equipo que favorezca la cooperación y el intercambio adecuado de conocimientos y experiencias.
- Fomentar el reconocimiento personal entre los miembros del equipo para reducir los conflictos y mejorar la productividad.
- Mejorar las habilidades y competencias técnicas de los miembros del equipo .
1.2 ¿Cómo podemos desarrollar al equipo de proyecto?
Antes de plantearnos acciones concretas, es importante tener en cuenta el entorno que rodea a un proyecto, y no olvidar que siempre van a existir restricciones de tiempo y coste. Por esta razón, y siempre que sea posible, es muy importante seleccionar adecuadamente al equipo de proyecto, paso previo al desarrollo del equipo.
Cualquier acción dirigida al desarrollo de un equipo de proyecto, se debe tener en cuenta atendiendo a las restricciones de coste y tiempo.
Existen diferentes métodos para desarrollar un equipo de proyecto, a continuación enumero algunos:
1.2.1 El modelo de desarrollo en etapas de Tuckman.
Desde el mismo comienzo de un proyecto, debemos crear las bases para conseguir la integración, la confianza y, en definitiva, el compromiso del equipo. Y podemos recurrir a diferentes modelos para conseguirlo.
Una de las teorías que mejor explica las diferentes fases por las que pasa un equipo de proyecto, es el modelo de las etapas de desarrollo grupal que Bruce Tuckman publicó en 1965.
La teoría de Tuckman, supone una excelente herramienta para que un director de proyecto consiga transformar un grupo de personas, en un equipo de alto rendimiento.
En síntesis, el modelo explica que, a medida que un equipo va desarrollando su madurez, mejorando sus habilidades y estableciendo relaciones constructivas entre sus miembros, el líder del equipo, va cambiando y adaptando su estilo de liderazgo.
El modelo describe cinco etapas necesarias en la formación de un equipo. Aunque inicialmente se plantearon cuatro fases, posteriormente, se revisó el modelo y se agregó una quinta fase.
- Formación. Se reúne por primera vez a los componentes para formar el equipo. El rol del director de proyecto debe ser proporcionar una dirección clara sobre el proyecto.
- Turbulencia. Se producen desacuerdos y conflictos a medida que las personas aprenden a trabajar juntas. El director de proyecto debe conseguir que los miembros del equipo aprendan a escucharse y a respetar sus diferentes ideas.
- Normalización. El equipo desarrolla un tipo de principios básicos o “normas”, y empiezan a construir buenas relaciones de trabajo.
- Desempeño. El equipo se vuelve eficiente. Es el momento en el que el director de proyecto puede brindar la mayor atención al desarrollo de los miembros individuales del equipo.
- Disolución. El equipo ha terminado el proyecto y sus componentes regresan a sus actividades cotidianas.
Haz click en la imagen o descarga desde aquí la infografía del modelo de desarrollo de Tuckman.
1.2.2 Mejorar la formación/capacitación de los componentes del equipo.
Este método persigue mejorar las competencias de los miembros del equipo mediante sesiones de capacitación formales e informales, tutorías y entrenamiento.
Antes, he mencionado las restricciones de tiempo y coste que siempre acompañan a todo proyecto, por lo que hay que ser práctico en cuanto al planteamiento que hagamos sobre la formación. Y por esta razón, un método muy adecuado para comenzar a crear relaciones de equipo, son las sesiones informales de Experiential learning (aprendizaje basado en la experiencia). Se trata de sesiones de formación, de corta duración, que reproducen situaciones que se dan en el trabajo cotidiano, a través de simulaciones y actividades en aula, al aire libre o en espacios especialmente habilitados.
El principal valor que proporciona utilizar la experiencia como método de aprendizaje, radica en la posibilidad que da a la persona de “darse cuenta” de cómo se siente y cómo actúa en determinadas situaciones. El hecho de realizar la actividad en un entorno lúdico, evita que surjan las resistencias generadas habitualmente en otros ambientes más formales de enseñanza.
En mi experiencia, estas sesiones funcionan muy bien al comienzo de los proyectos, cuando los integrantes de un equipo no se conocen, no tienen el hábito de trabajar juntos, o incluso no mantienen buenas relaciones entre ellos. Ayudan enormemente a conseguir la integración entre todos los miembros del equipo, y a mejorar las relaciones personales.
1.2.3 Crear un sistema de reconocimientos e incentivos.
Este método tiene una especial importancia en la motivación de un equipo, y sin embargo, en muchas ocasiones, no se tiene en cuenta. Consiste en reconocer y recompensar el comportamiento de los integrantes del equipo, mediante incentivos, no sólo económicos, con el fin de crear un refuerzo positivo y un sentido de cooperación.
El buen rendimiento del equipo debe ser recompensado y reconocido como un método para crear confianza.
Para mantener una motivación permanente entre los miembros de un equipo, el reconocimiento y las recompensas, deben hacerse de forma continua a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Una práctica recomendable, consiste en hacer una celebración, cada vez que se alcance un hito importante. El director de proyecto puede aprovechar estas oportunidades para reforzar los beneficios del trabajo en equipo.
2. Evaluación del desempeño del equipo
Por último, se deben evaluar las estrategias y actividades empleadas para el desarrollo del equipo de proyecto, con el propósito mejorar la efectividad del equipo como un todo. Es de esperar que dichas actividades sean eficaces y mejoren el desempeño global del equipo, aumentando así, la probabilidad de cumplir con los objetivos del proyecto.
La evaluación de la eficacia de un equipo se puede lograr utilizando diferentes indicadores de desempeño del equipo:
- Mejoras en las habilidades y competencias de los miembros del equipo que permitan realizar las tareas de manera más eficiente.
- Nivel de rotación de personal.
- Mayor cohesión del equipo, compartiendo información y experiencias, que contribuyan a un aumento del rendimiento general del proyecto
Estas buenas prácticas que he mencionado para desarrollar equipos, como es lógico, no son infalibles. La realidad, es que en los equipos de proyecto, podemos encontrar personas incapaces de motivarse y comprometerse, con independencia del nivel de participación y responsabilidad que se les otorgue. Y aunque resulte desagradable, en el momento en que identifiquemos una de estas situaciones, es necesario reemplazar a estas personas, por el buen fin del equipo y del proyecto.
En el próximo post, seguiré hablando de los equipos de proyecto, pero será desde la perspectiva del liderazgo que se debe ejercer desde la dirección del proyecto.
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