Conseguir la implicación de los interesados en tu proyecto, y comunicarse adecuadamente con ellos, constituye uno de los principales objetivos que debes conseguir para dirigir con éxito tu proyecto.
En este post, me voy a centrar en cómo gestionar las expectativas de las partes interesadas a través de un proceso estructurado, en el que veremos algunas pautas para clasificarlos, y también comentaré algunas estrategias para gestionar su participación.
1. ¿Quiénes son los interesados en un proyecto?
Las metodologías basadas en enfoques predictivos, definen a las partes interesadas como personas u organizaciones que participan activamente en un proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por su resultado. Y a su vez, también pueden ejercer influencia sobre el proyecto, sus entregables y los miembros del equipo.
En definitiva, un interesado puede ser cualquier de estos roles:
- Usuario final.
- Patrocinador (es) del proyecto.
- Personas con las que se necesita interactuar para completar el proyecto; directores funcionales, proveedores, subcontratistas
- Personas directamente impactadas por la implementación del proyecto; miembros del equipo de proyecto, clientes.
- Grupos afectados: lobbys, ambientalistas, etc
1.1 Consideraciones para los proyectos ágiles.
En los proyectos con ciclos de vida adaptativos o ágiles, la comunidad de interesados está formada por el equipo de desarrollo, el cliente, y muy especialmente, el usuario final, en quien ponen todo el énfasis los métodos ágiles.
En el framework ágil Scrum, se reconocen tres roles:
- El Product Owner, o dueño de producto, responsable de gestionar las necesidades que serán satisfechas por el proyecto y asegurar el valor del trabajo que el equipo lleva a cabo
- El Scrum Master, responsable de asegurar que el equipo siga las prácticas de Scrum.
- El Equipo de Desarrollo, encargado de desarrollar y construir el producto.
Un aspecto muy importante en los proyectos ágiles, es la Transparencia, de manera que todos los aspectos significativos del proceso, deben ser visibles para los responsables del resultado. Los equipos interactúan directamente con los interesados, sin depender de ninguna jerarquía.
En la práctica, en las diferentes reuniones de planificación y avance de los proyectos , se invita a participar a los interesados clave con el equipo de desarrollo.
1.2 La importancia de implicar a los interesados en los proyectos.
Por lo general, cuando un proyecto finaliza entregando aquello que se ha prometido, se considera un éxito, sin embargo, esto no siempre es así. No informar a los interesados de lo sucedido a lo largo del proyecto, puede provocar una mala impresión, y derivar en el rechazo del entregable.
La gestión y la comunicación con los interesados son entregables del proyecto y merecen tanta atención como cualquier otro entregable.
1.3 ¿Cómo ejercen su influencia los interesados?
El gráfico muestra cómo la influencia de los Interesados, es mayor al inicio del proyecto y decae hacia el final; de manera inversa a lo que sucede con el coste de los cambios, que va en aumento a a medida que avanza el proyecto.
A medida que el proyecto evoluciona, el grado de compromiso de los interesados cambia en función de sus necesidades, intereses e impacto en el éxito del proyecto.
Surgen nuevos interesados que se involucran, mientras que algunos dejan de estar interesados en el proyecto.
2. Un plan para implicar a los interesados.
La guía PMBOK, propone el siguiente proceso para gestionar a los Interesados.
2.1 La identificación los interesados
Sobre la identificación de los stakeholders, cabe destacar que se trata de un proceso continuo. Al igual que sucede con la identificación de los riesgos, siempre debemos estar atentos, tanto a la aparición de un nuevo interesado, como al cambio en la situación de los interesados identificados.
Para obtener información más detallada sobre este proceso, puedes leer el post, ¿Por qué debes identificar siempre a los interesados de tu proyecto?, en el que expongo algunos criterios para identificarlos, y una sencilla herramienta para analizar su impacto e influencia a lo largo de un proyecto.
2.2 Cómo planificar la implicación de los interesados
Con los datos que hemos obtenido del proceso de identificación y clasificación de los interesados, debemos pararnos a planificar:
- Cómo vamos a conseguir su implicación y compromiso a lo largo del proyecto,
- De qué manera distribuiremos la información sobre el progreso del proyecto,
- Cómo evaluar si estamos cumpliendo sus expectativas.
En definitiva, tenemos que crear un plan para gestionar a los interesados, que describa las acciones que se utilizarán, de acuerdo con su poder e interés en el proyecto.
2.3 El plan de comunicación y el plan de gestión de los interesados
La gestión de los interesados, tiene una relación directa con la comunicación. La diferencia, radica en que la gestión de las comunicaciones, se orienta al “cómo” , hace énfasis en la tecnología, métodos y modelos de comunicación.
Por su parte, el plan de gestión de los interesados, explica el porqué de las comunicaciones: porqué los interesados necesitan recibir determinada información y qué tipo de información sobre el avance del proyecto debemos compartir con ellos, para conseguir su implicación.
El plan de gestión de las partes interesadas incluye el plan de comunicación.
Para ejecutar el plan de gestión de partes interesadas, se requiere un plan de comunicación (descarga la matriz de comunicaciones). Acertar con el método para comunicarse con los interesados, puede ayudar a mantener tanto su interés, como su apoyo al desarrollo del proyecto
3. Gestionar la implicación de los interesados.
Este proceso consiste, en esencia, en comunicarse con los interesados para satisfacer sus necesidades y expectativas, y gestionar los conflictos que puedan surgir, de la manera más satisfactoria para el proyecto y para las partes implicadas. En definitiva, en poner en práctica el plan de gestión de los interesados.
El éxito en esta etapa, depende en gran medida, de las habilidades del director de proyecto para comunicase proactivamente con los interesados, de su capacidad para mitigar los conflictos que puedan presentarse, y de su acierto en la gestión de las expectativas de los Interesados.
4. Controlar la implicación de los interesados.
Es fundamental hacer seguimiento a las comunicaciones y al grado de implicación de los interesados.
En esta fase, el director de proyecto, debe comprobar si la comunicación con los interesados es la adecuada en frecuencia y forma, y en qué medida, afecta a las relaciones con los interesados, de manera que pueda ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los interesados.
5. Reflexión final sobre la implicación de los interesados.
La gestión de los interesados es posiblemente la actividad más importante para garantizar que tu proyecto tenga éxito a largo plazo. Y la razón es muy simple, todos los proyectos giran en torno al cumplimiento de sus requisitos.
Los requisitos se basan en la recopilación de necesidades y expectativas, de manera que si no identificas bien a tus stakeholders, es muy probable que debas incorporar nuevos requisitos a tu proyecto, con el consiguiente aumento de los costes, retrasos en los plazos y finalmente, con la insatisfacción de los interesados.
Recuerda: Para dirigir con éxito tus proyectos, necesitas comprender, involuclar y mantener bien informados a los interesados de tu proyecto.
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