Continuamos con la planificación de los riesgos. En este post, el último de 2019, voy a hablar sobre cómo responder a los riesgos de un proyecto, y a plantear qué acciones y estrategias podemos emplear para minimizar sus efectos negativos y maximizar los positivos.

Pero antes, quiero darle una vuelta al concepto de riesgo, y me voy a apoyar en alguien a quien admiro desde hace mucho tiempo.

Eric Clapton

Alguien que sabe lo que es asumir riesgos, tanto en su faceta personal como musical, es Eric Clapton.

Su permanente necesidad de experimentar, le ha causado numerosos problemas, como él mismo ha reconocido. Y por otra parte, esa búsqueda le ha llevado a lograr el éxito y el reconocimiento mundial, como intérprete y compositor

Su frase, me parece una de las mejores definiciones que se pueden encontrar sobre el riesgo. 😉 Quizás en la próxima revisión de PMBOK, les proponga que la incluyan.

1. La gestión de riesgos, un proceso continuo.

La Gestión de Riesgos es un proceso continuo y, como tal, no solo debe realizarse al comienzo del proyecto, sino de manera continua durante toda la vida del proyecto.

proceso de gestión de riesgos

En la fase de Planificación, se identifican y analizan los riesgos, con el fin de priorizarlos en función de su impacto y probabilidad, y por último, se crean los planes de respuesta más adecuados.

En la fase de Ejecución, se implementan los planes acordados a esas respuestas, involucrando a los «dueños de los riesgos», los encargados de implementar las respuestas a cada riesgo.

El proceso finaliza con el Control de los riesgos. En esta fase, se revisa tanto la implementación de las respuestas, como el estado de los riesgos y sus posibles cambios.

Hay dos cosas que debemos tener claras acerca de los riesgos:

  1. Son inherentes a cualquier proyecto. Siempre van a aparecer, por lo que debemos estar preparados para saber cómo responder cuando se materialicen.
  2. La respuesta frente a los riesgos debe ser proactiva. Nunca debemos esperar a que se materialicen para decidir cómo actuar sobre ellos.

2. La tolerancia al riesgo.

La tolerancia al riesgo es la disposición de una persona u organización para aceptar o evitar el riesgo, llegando a establecer áreas de riesgo aceptables y no aceptables.

Las personas y las organizaciones tienen diferentes tolerancias al riesgo. Los factores que pueden influir en la capacidad de una organización para tolerar ciertos riesgos son variables, como el nivel criticidad que un riesgo supone para el éxito del proyecto, o si una determinada respuesta ante un riesgo, afectará a la reputación corporativa de la organización, a la rentabilidad del proyecto, o a la satisfacción de un determinado cliente.

3. Tipos de respuesta ante el riesgo.

type of risks

Las estrategias de respuesta al riesgo son las acciones que podemos emplear para minimizar los efectos negativos, y mejorar las oportunidades que afecten a los objetivos del proyecto.

Como los riesgos difieren, las estrategias para manejarlos, también varían.

En lo que no cambian, es en que siempre deben ser adecuadas y proporcionadas al nivel de la amenaza u oportunidad que el riesgo represente.

3.1 Riesgos Negativos.

En esta escena de la película «The Party«, Hrundi V. Bakshi, un actor indio interpretado por Peter Sellers, protagoniza una situación de riesgo, que termina materializándose de la peor manera,… y dando paso, a una de las más divertidas comedias de la historia del cine.

Desde una perspectiva de gestión de riesgos, nos podemos plantear la siguiente pregunta, ¿qué se podría haber hecho para evitar esta situación? Y para responder, me voy a guiar por las estrategias de respuesta al riesgo que propone PMBOK para riesgos negativos.

3.1.1 Evitar.

Esta estrategia de respuesta al riesgo, consiste en eliminar la amenaza, eliminando la causa. Esta estrategia, se utiliza principalmente para riesgos críticos. Para poder utilizarla, se debe poder identificar el riesgo en la fase inicial del proyecto; de lo contrario, es complicado, ya que cualquier cambio en una etapa posterior del proyecto, resulta muy costoso.

Siguiendo esta estrategia, para Evitar un riesgo crítico (explosión inesperada )como el que vemos en la película, se podría haber optado por eliminar directamente la escena del rodaje, y sustituirla por una escena en un estudio, empleando efectos especiales.

3.1.2 Mitigar.

Consiste en disminuir la probabilidad de ocurrencia y/o el impacto del riesgo. En este caso, se podría optar por mitigar la probabilidad de ocurrencia, instalando una valla de seguridad que impidiese el acceso al espacio en el que está el detonador.

3.1.3 Transferir.

Consiste en trasladar el impacto negativo del riesgo hacia un tercero. Es importante tener en cuenta que con esta respuesta, no se elimina el riesgo, se transfiere a un tercero, la responsabilidad de gestionarlo.

En nuestro ejemplo, se podría haber optado por contratar un seguro, para cubrirnos en caso de que la explosión suceda de forma incontrolada. Otra opción, podría ser subcontratar a una empresa especializada para que gestione todo lo relacionado con el manejo de explosivos.

3.1.4 Aceptar.

En esta respuesta, se aceptan las consecuencias del riesgo, por lo que no se realiza ninguna acción para gestionarlo. Puede suponer una aceptación activa, consistente en dejar establecida una política de actuación en caso de que el riesgo se materialice, o pasiva, no hacer nada ante el riesgo identificado.
Esta respuesta solo se utiliza cuando el riesgo no es crítico, por lo que en la situación planteada en la película, no sería nunca una respuesta adecuada.

3.1.5 Escalar.

Esta estrategia se utiliza cuando el director de un proyecto, no tiene la autoridad, el conocimiento o los recursos necesarios para gestionar un riesgo. La decisión sobre la respuesta al riesgo identificado, se traslada a un nivel jerárquico superior, o a una oficina de dirección de proyectos (PMO.)

En la escena del vídeo, Escalar, no sería una respuesta adecuada al riesgo, dado que en un rodaje, el director de la película, equivalente al project manager, dispone de la suficiente autoridad y conocimiento para tomar las medidas de seguridad suficientes, y evitar una situación tan grave como la explosión.

3.2. Riesgos Positivos. Oportunidades.

Muchos proyectos, se centran en gestionar los riesgos negativos, ignorando las «oportunidades», o directamente utilizan la estrategia de aceptación de respuesta al riesgo.  Sin embargo, las estrategias de respuesta positiva al riesgo, aquellas cuyo objetivo es aumentar la posibilidad de que ocurra el riesgo son esenciales.

Estas son las principales estrategias de riesgos positivos:

3.2.1 Explotar.

En este tipo de respuesta al riesgo, se asegura de que la oportunidad se realice. No se trata de aprovechar la oportunidad; se trata de asegurar que se concrete la oportunidad. Explotar es lo contrario de evitar.

Un ejemplo de Explotar una oportunidad, es cambiar de fecha un paquete de trabajo para que coincida con un día en el que un recurso más experimentado, esté disponible para trabajar en el proyecto.

3.2.2 Compartir.

Esta estrategia de respuesta al riesgo,se utiliza en situaciones en las que no somos capaces de aprovechar una oportunidad con nuestros recursos y nos asociamos con otra persona o compañía mejor capacitada, para aprovechar las sinergias y capturar las oportunidades del mercado.

Por ejemplo, una unión transitoria de empresas, en la que nos asociamos con otra empresa para presentarnos conjuntamente a un concurso público.

3.2.3 Mejorar.

Esta estrategia se utiliza para aumentar la probabilidad y/o el impacto de una oportunidad. Se puede decir que la estrategia de Mejorar es la opuesta a la de Mitigar, que consiste en reducir la probabilidad de que ocurra el riesgo o su impacto.

Un ejemplo de aplicación de esta estrategia, sucede cuando adelantamos la adquisición de algún recurso para nuestro proyecto, con el fin de lograr un precio más bajo. De esta forma estamos aprovechando la oportunidad.

3.2.4 Aceptar.

Esta estrategia de respuesta al riesgo es común para ambos tipos de riesgos y se utiliza cuando el costo de la respuesta es alto y hay pocas posibilidades de que ocurra. En la estrategia de aceptación, no se toma ninguna medida para aprovechar la oportunidad.

3.2.5 Escalar.

Esta estrategia se utiliza cuando hay una oportunidad y no puede gestionarla, ya que carece de la autoridad o el conocimiento para aprovechar esta oportunidad. Se escala el problema a un nivel jerárquico superior, y en caso de que decidan gestionar el riesgo, pasarán a ser los responsables de solucionarlo.

4. Resumen sobre las estrategias de respuesta al riesgo.

Riesgos Negativos 🔴

Para los riesgos de prioridad e impacto altos, las estrategias de respuesta más adecuadas son Evitar y Mitigar.

  • Si el riesgo negativo es crítico, utiliza la estrategia de evitar.
  • Para disminuir el impacto de un riesgo, utiliza la estrategia de mitigar .

Para los riesgos de prioridad e impacto bajos, las respuestas más adecuadas son Transferir y Aceptar.

Si la gestión del riesgo está más allá de tu capacidad, utiliza la estrategia de Escalar, para que la alta dirección pueda gestionar la respuesta al riesgo.

Riesgos Positivos 🟢

Las respuestas más adecuadas para las oportunidades que no sean críticas, o de escaso interés, son Mejorar o Aceptar.

  • Mejorar es la respuesta más adecuada para aprovechar una oportunidad
  • Si la oportunidad es poco probable, o su implantación resulta muy costosa, no hagas nada.

Para asegurarte de que ocurra una oportunidad, utiliza la estrategia de Explotar.

Si se presenta una oportunidad, y no puedes aprovecharla por tu cuenta, plantéate la opción de Compartir.

Este es el último post de 2019, y quiero aprovechar para desearte una feliz despedida de año, y una estupenda entrada de año nuevo, que sea el inicio de una próspera década.


8 pasos para crear un plan de proyecto

1 comentario en “Cómo responder a los riesgos de un proyecto”

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