Son muchos los factores que pueden contribuir al bajo rendimiento de un equipo, y uno de los más significativos es la ausencia de responsabilidades claras entre sus componentes.

Tanto si estamos trabajando en un proyecto o no, siempre conviene dedicar un tiempo a pensar en los roles que los miembros del equipo deben desempeñar. Es la mejor manera de evitar ausencias (gaps), duplicidades, cuellos de botella, y en definitiva, confusión y un trabajo en equipo frustrante.

Uno de los enfoques más simples y eficaces para definir y asignar los roles y responsabilidades en un equipo de trabajo, es la matriz RACI.

1. Qué es una matriz RACI

Es una  herramienta que se utiliza para identificar y asignar los diferentes roles y responsabilidades que existen dentro de un equipo.

Además, supone un excelente medio para comprobar la eficacia en el reparto de las tareas de de un proyecto, ya que permite detectar de un vistazo, si hay tareas que nadie realiza, o si existe algún cuello de botella.

1.2 ¿Qué significa RACI?

RACI es un acrónimo inglés. Cada una de las letras representa uno de los cuatro roles que pueden asignarse dentro de una actividad o decisión del proyecto, y responden a la siguiente descripción:

• (R). Responsible. Se refiere a la persona que realiza o ejecuta  la tarea. Es quien tiene la responsabilidad de hacer el trabajo. Como regla genérica, suele ser una única persona.
• (A). Accountable. Es la persona responsable de asegurarse de la finalización correcta y completa de una tarea, aún sin tener que ejecutarla. Debe ser una sola persona, ya que se trata de evitar las situaciones en las que hay muchos encargados de supervisar la realización de  una tarea, y al final, nadie realiza dicha supervisión. Con frecuencia, este  rol lo desempeña el director de proyecto o el patrocinador.
• (C). Consulted.  La persona, o personas, a las que se debe consultar antes de realizar una tarea. Se establece una comunicación bidireccional. Habitualmente, se trata técnicos y expertos en quienes la organización confía. Su función es aportar una opinión experta, y en ocasiones, autorizar la ejecución de la actividad.
• (I). Informed. Este rol se asigna a las personas que deben ser informadas después de la realización de una tarea, debido a que se ven afectadas por su resultado. Puede ser más de una persona.

1.3 Reglas para crear la Matriz RACI.

1.4 Algunas recomendaciones para su elaboración

• Asegurarse que cada tarea tenga identificado:
  • un único Responsable (R)
  • una única persona encargada de Aprobar  la actividad (A).
• En alguna actividad puede coincidir un doble rol: Responsable (R) y quien Aprueba (A). Esto sucede en aquellas ocasiones en las que una misma persona, tiene la responsabilidad de ejecutar una tarea (R) y, al mismo tiempo, es responsable de comprobar que se realice (A).
• Es conveniente minimizar el número de consultas (C). Hay que asegurarse de que cada consulta sea necesaria, de lo contrario, podemos caer en el síndrome de la “parálisis por el análisis”.
• Si en la matriz aparecen demasiadas (I), habrá que plantearse que tal vez, algunas personas solo deben ser informadas en circunstancias puntuales o excepcionales. Un error de comunicación muy habitual consiste en incluir en copia, de forma indiscriminada, a personas que no necesitan ser informadas. Debemos evitarlo.

1.5 Qué ventajas te proporciona utilizar una matriz RACI

• Consigue minimizar errores habituales, como las ausencias o las sobreasignaciones en el reparto de determinadas tareas. Por ejemplo, si en alguna actividad no hay asignado ningún Responsable (R), esto indica que nadie la considera propia. Por el  contrario, si existen demasiados Responsables (R), es probable que alguna persona se esté convirtiendo en un cuello de botella para el proyecto.
• Evita confusiones entre los miembros del equipo. Una vez finalizada la matriz RACI, todos saben qué deben hacer y cuál es su papel dentro del proyecto.
• Cuando los componentes de un equipo de proyecto saben lo que se espera de ellos, es más probable que completen su trabajo a tiempo y dentro del presupuesto.
• Mejora la comunicación, no sólo interna, sino también externa. Todos los interesados del proyecto, incluidas personas ajenas al equipo, pueden consultar de forma rápida y simple, quién hace qué.

Te recomiendo que empieces a utilizar esta matriz con tu equipo. Resulta sencilla de aplicar, es muy práctica, y te aportará muchas ventajas. Te dejo una plantilla para que empieces.

1.6 Descárgate la plantilla y comienza a asignar roles y responsabilidades en tu equipo.

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««Plantilla matriz RACI»»

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