En los anteriores post sobre la gestión del Valor Ganado, me he centrado en una de sus principales aplicaciones, el seguimiento del avance del proyecto mediante métricas objetivas, como el análisis de variaciones y los índices de desempeño.

En este post tercer post dedicado a la gestión del valor ganado EVM, voy a mostrar la capacidad que proporciona este método, para hacer una proyección del desempeño futuro del proyecto, concretamente, de cuál será su coste final y su fecha de finalización.

1. Cómo hacer el pronóstico de un proyecto.

Predecir el resultado de un proyecto, es uno de los aspectos más importantes en la gestión de proyectos, y en particular, el método EVM, ha demostrado ser muy útil para hacer pronósticos y estimaciones.

Ahora bien, para evitar que un pronóstico se convierta en una profecía, hay que seguir ciertas consideraciones y reglas:

  • Toda predicción o estimación, siempre va a tener un nivel de incertidumbre asociado.
  • Para que las predicciones, sean lo más válidas y fiables posible, se deben basar en la información y el conocimiento disponibles en el momento de hacer el pronóstico.
  • A medida que un proyecto se ejecuta y avanza, los pronósticos se deben ir actualizando, en función de la información disponible sobre el desempeño del trabajo.

A continuación, presento cuatro indicadores que van a resultar  muy útiles para poder establecer un pronóstico sobre el desempeño del proyecto.

1.1 La Estimación a la Conclusión del Proyecto (EAC).

La Estimación a la conclusión del proyecto (EAC), en inglés Estimate at complete, nos da respuesta a la pregunta, ¿cuánto costará el proyecto al finalizar?

Para calcular esta estimación, debemos considerar diferentes situaciones que se pueden producir en cualquier proyecto:

Supuesto 1. La estimación inicial es errónea.

  • No será la primera, ni la última vez, que nos equivocamos al hacer la estimación inicial de un proyecto, y descubrimos que, tanto el plazo, como el presupuesto previstos, han dejado de ser válidos.
  • También puede suceder que constatemos que nuestra estimación inicial, ya no sea aplicable, debido a condiciones cambiantes que afectan a nuestro proyecto.

Cuando se da alguna de estas situaciones, debemos aplicar la siguiente fórmula:

EAC = AC + ETC

La estimación a la conclusión de nuestro proyecto (EAC), será igual a lo que ya nos hemos gastado (AC = Coste Actual) más el dinero que nos gastaremos en completar el resto del proyecto. A este coste, se le denomina Estimación hasta la Conclusión, ETC, en inglés, Estimate to complete. Lo veremos en detalle, más adelante.

Supuesto 2. El rendimiento pasado del proyecto, NO es un buen predictor del rendimiento futuro.

Esta situación, puede suceder cuando un proyecto experimenta una desviación puntual respecto a lo que se ha planificado, (por ejemplo, el personal técnico no puede trabajar debido a una urgencia, se produce un retraso en una entrega de material, sucede un contratiempo meteorológico, surge un fallo en un equipo, etc) y esperamos que, superada la incidencia, el rendimiento del proyecto vuelva a ser el previsto. En esta situación, para poder hacer la estimación, optaremos por esta fórmula:

EAC = AC + (BAC – EV)

Donde EAC, es igual al coste Actual (AC), más el presupuesto aprobado para el proyecto (BAC), menos el trabajo que ya hemos completado (EV).

🤔Si lo piensas bien, (BAC – EV) es el presupuesto restante que nos queda para terminar el proyecto.

Supuesto 3. El rendimiento pasado del proyecto es un buen predictor del rendimiento futuro.

Si prevemos que las variaciones producidas hasta la fecha, se van a mantener hasta la finalización del proyecto (por ejemplo, una interrupción de la cadena de suministro debida a una catástrofe: terremoto, incendio…, o la imposibilidad de realizar viajes y desplazamientos debido a una pandemia mundial), optamos por la siguiente fórmula:

EAC = BAC/CPI

EAC será el resultado de dividir el presupuesto inicial planificado (BAC), entre el índice de desempeño del coste (CPI). En esta situación, se asume que para completar el trabajo, se seguirá gastando dinero, al mismo ritmo que hasta la fecha.

1.2 La estimación hasta la conclusión del proyecto (ETC).

La Estimación hasta la conclusión del proyecto, (ETC), en inglés Estimate to complete, nos da respuesta a la pregunta, ¿cuánto costará terminar el trabajo que queda pendiente?, dicho de otra forma, ¿cuánto dinero se necesita para finalizar el proyecto?

La ETC, es el coste restante para completar todo el trabajo del proyecto, y se calcula como la diferencia entre la Estimación a la conclusión, (EAC) y lo que se ha gastado hasta la fecha (AC).

ETC = EAC- AC

1.3 La variación a la conclusión del proyecto (VAC).

La Variación a la conclusión del proyecto, (VAC), en inglés Variance at Completion, nos da respuesta a la pregunta, ¿el coste final del proyecto, estará por encima del presupuesto?

Este indicador, permite pronosticar la variación de costes que habrá al final del proyecto. Es la diferencia entre el presupuesto (BAC) y lo que se espera gastar en el proyecto (EAC).

VAC = BAC – EAC

  • Una VAC negativa, indicará el sobrecoste en el que que hemos incurrido para terminar el proyecto. 😟
  • VAC positiva indicará que el coste de nuestro proyecto ha quedado por debajo del presupuesto (BAC). También podemos interpretarla como un indicador de los fondos excedentes disponibles que quedarán después de completar el proyecto. 🙂
  • Si la VAC =0, indica que el proyecto se completará tal como se ha presupuestado. 😃

1.4 Índice del desempeño del trabajo por completar (TCPI).

El Índice de desempeño del trabajo por completar, (TCPI), en inglés To Conclude Perform Index , es una medida del desempeño del coste, que se expresa como la relación entre el coste para terminar el trabajo pendiente y el presupuesto restante.

El Índice de rendimiento de costos (CPI) le informa lo que se ha logrado por lo que ya se gastó.

Podemos calcular el TCPI de dos formas diferentes:

Si el proyecto debe cumplir con su presupuesto original, utilizaremos la siguiente fórmula:

TCPI = (BAC – EV) ÷ (BAC – AC)

Si el presupuesto del proyecto se puede modificar para adaptarse a variaciones negativas, la fórmula será:

TCPI = (BAC – EV) ÷ (EAC – AC)

  • Si el resultado es < 1, significa que hay holgura para gastar más, sin exceder el presupuesto del proyecto. 🙂
  • Resultado > 1, se debe mejorar la eficiencia de nuestros recursos para no exceder el presupuesto inicial. 😟
  • Si el resultado es =1, se prevé que el rendimiento del proyecto finalice tal como se había planificado. 😃

2. Aplicando el cálculo de pronósticos a un ejemplo práctico.

Y después de tanta fórmula, vamos con un ejemplo práctico. Para ello, voy a utilizar el mismo que planteé en el anterior post, y que puedes consultar aquí.

Proyecto: realización de una instalación informática en 5 PC’s.

  • Recursos disponibles. Un técnico especializado en instalaciones y mantenimiento TIC.
  • Duración. 5 días. Se actualizará un PC cada día. Esfuerzo estimado = 5 horas diarias.
  • Presupuesto: BAC = 2.500€. Coste hora del instalador= 100 €

2.1 Estado del proyecto al final del día 3.

En el gráfico, se muestran los resultados obtenidos al final del tercer día.

En la tabla, se representa la evolución de las tres variables: PV, AC y EV, y de los otros indicadores del proyecto, hasta el tercer día.

IndicadorFórmulaDía 1Día 2Día 3Interpretación
Valor Planificado Acumulado (PV) 5001.0001.500Se ha planificado un coste de 1.500 € al final del día 3.
Coste Real Acumulado (AC)7001.3001.800El coste incurrido en el proyecto es de 1.800 €.
Valor Ganado Acumulado (EV)05001.000Se ha trabajado por un valor de 1.000€
Variación del coste (CV)EV-AC-700-700-800El proyecto tiene un Sobrecoste de 800€
Variación del cronograma (SV)EV-PV-500-500-500El proyecto va retrasado por un valor de 500€
Índice de desempeño del coste (CPI)EV/AC00,380,56Por cada € invertido, obtenemos un valor de 0,56€
Índice de desempeño del cronograma (SPI)EV/PV00,500,67Nuestro proyecto avanza un 67% sobre lo planificado.

Llegado a este punto, ya sabemos cómo va el proyecto, ahora lo que nos interesa saber es:

  • ¿Cómo va a terminar ?
  • ¿Finalizará en el plazo previsto?
  • ¿El proyecto tendrá sobrecoste?, ¿cuál será?

2.2 Cálculos de Pronósticos.

IndicadorFórmulaDía 1Día 2Día 3Interpretación
Índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI)(BAC – EV) ÷ (BAC – AC)1,391,672,14El rendimiento del proyecto debe mejorar, más del doble, para no exceder el presupuesto.
Estimación a la conclusión (EAC)AC+(BAC-EV)3.2003.3003.300El coste estimado a la finalización es de 3.300€
Estimación hasta la conclusión (ETC)EAC-AC2.5002.0001.500Falta gastar 1.500€ para finalizar el proyecto
Variación a la conclusión (VAC)BAC-EAC-700-800-800Se estima un sobrecoste de 800€ a la finalización.

3. Conclusión.

Más allá de la mera aplicación de unas fórmulas matemáticas, el principal Valor, valga la redundancia, que aporta la gestión del Valor Ganado, es la información que proporciona para facilitar la toma de decisiones.

EVM proporciona a los directores de proyecto, y a la organización, activadores o señales de advertencia temprana que les permiten tomar acciones oportunas en respuesta a los indicadores de bajo rendimiento, y mejorar de esta manera, las oportunidades de éxito del proyecto.

La Gestión del Valor Ganado, por sí misma no consigue que los proyectos sean exitosos; para ello se precisa realizar los análisis necesarios, y emprender acciones correctivas cuando se requieran.

Por último, la mejor manera de implantar un sistema de Gestión del Valor Ganado, es manteniéndolo tan simple como sea posible. Es importante establecer un equilibrio entre la necesidad de disponer de información fiable sobre el progreso del proyecto, con el manejo de un modelo de gestión práctico.


8 pasos para crear un plan de proyecto

2 comentarios en “La gestión del Valor Ganado. Cómo predecir los resultados de un proyecto”

  1. Hola, muchas gracias, esta información ha sido bastante útil para entender un poco mejor la gestión del valor ganado, sin embargo, aún me queda una duda con respecto a la proyección del tiempo, es decir, cuando terminará el proyecto?

    Responder
    • Hola Juan.
      Es completamente lógica la duda que comentas acerca de cómo hacer una proyección sobre la finalización del proyecto. Y es que las métricas de EVM que he comentado en el post, están basadas en unidades monetarias, lo cual resulta muy útil para analizar las variaciones de costes, pero no para las variaciones de cronograma.
      Este “problema” se ha estudiado y se la ha dado una solución. Walt Lipke, en 2003 desarrolló el concepto “Earned Schedule”, traducido como “Programación Ganada”. Esta técnica, permite evaluar el rendimiento del cronograma de un proyecto en unidades de tiempo.
      En el próximo post, trataré de explicar de forma comprensible tanto el concepto de “programación ganada”, como la forma de calcularla.
      Muchas gracias por tu comentario Juan!
      Saludos.
      Iñaki

      Responder

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