En los anteriores post sobre la gestión del Valor Ganado, me he centrado en una de sus principales aplicaciones, el seguimiento del avance del proyecto mediante métricas objetivas, como el análisis de variaciones y los índices de desempeño.
En este post tercer post dedicado a la gestión del valor ganado EVM, voy a mostrar la capacidad que proporciona este método, para hacer una proyección del desempeño futuro del proyecto, concretamente, de cuál será su coste final y su fecha de finalización.
1. Cómo hacer el pronóstico de un proyecto.
Predecir el resultado de un proyecto, es uno de los aspectos más importantes en la gestión de proyectos, y en particular, el método EVM, ha demostrado ser muy útil para hacer pronósticos y estimaciones.
Ahora bien, para evitar que un pronóstico se convierta en una profecía, hay que seguir ciertas consideraciones y reglas:
- Toda predicción o estimación, siempre va a tener un nivel de incertidumbre asociado.
- Para que las predicciones, sean lo más válidas y fiables posible, se deben basar en la información y el conocimiento disponibles en el momento de hacer el pronóstico.
- A medida que un proyecto se ejecuta y avanza, los pronósticos se deben ir actualizando, en función de la información disponible sobre el desempeño del trabajo.
A continuación, presento cuatro indicadores que van a resultar muy útiles para poder establecer un pronóstico sobre el desempeño del proyecto.
1.1 La Estimación a la Conclusión del Proyecto (EAC).
La Estimación a la conclusión del proyecto (EAC), en inglés Estimate at complete, nos da respuesta a la pregunta, ¿cuánto costará el proyecto al finalizar?
Para calcular esta estimación, debemos considerar diferentes situaciones que se pueden producir en cualquier proyecto:
Supuesto 1. La estimación inicial es errónea.
- No será la primera, ni la última vez, que nos equivocamos al hacer la estimación inicial de un proyecto, y descubrimos que, tanto el plazo, como el presupuesto previstos, han dejado de ser válidos.
- También puede suceder que constatemos que nuestra estimación inicial, ya no sea aplicable, debido a condiciones cambiantes que afectan a nuestro proyecto.
Cuando se da alguna de estas situaciones, debemos aplicar la siguiente fórmula:
EAC = AC + ETC
La estimación a la conclusión de nuestro proyecto (EAC), será igual a lo que ya nos hemos gastado (AC = Coste Actual) más el dinero que nos gastaremos en completar el resto del proyecto. A este coste, se le denomina Estimación hasta la Conclusión, ETC, en inglés, Estimate to complete. Lo veremos en detalle, más adelante.
Supuesto 2. El rendimiento pasado del proyecto, NO es un buen predictor del rendimiento futuro.
Esta situación, puede suceder cuando un proyecto experimenta una desviación puntual respecto a lo que se ha planificado, (por ejemplo, el personal técnico no puede trabajar debido a una urgencia, se produce un retraso en una entrega de material, sucede un contratiempo meteorológico, surge un fallo en un equipo, etc) y esperamos que, superada la incidencia, el rendimiento del proyecto vuelva a ser el previsto. En esta situación, para poder hacer la estimación, optaremos por esta fórmula:
EAC = AC + (BAC – EV)
Donde EAC, es igual al coste Actual (AC), más el presupuesto aprobado para el proyecto (BAC), menos el trabajo que ya hemos completado (EV).
🤔Si lo piensas bien, (BAC – EV) es el presupuesto restante que nos queda para terminar el proyecto.
Supuesto 3. El rendimiento pasado del proyecto SÍ es un buen predictor del rendimiento futuro.
Si prevemos que las variaciones producidas hasta la fecha, se van a mantener hasta la finalización del proyecto (por ejemplo, una interrupción de la cadena de suministro debida a una catástrofe: terremoto, incendio…, o la imposibilidad de realizar viajes y desplazamientos debido a una pandemia mundial), optamos por la siguiente fórmula:
EAC = BAC/CPI
EAC será el resultado de dividir el presupuesto inicial planificado (BAC), entre el índice de desempeño del coste (CPI). En esta situación, se asume que para completar el trabajo, se seguirá gastando dinero, al mismo ritmo que hasta la fecha.
1.2 La estimación hasta la conclusión del proyecto (ETC).
La Estimación hasta la conclusión del proyecto, (ETC), en inglés Estimate to complete, nos da respuesta a la pregunta, ¿cuánto costará terminar el trabajo que queda pendiente?, dicho de otra forma, ¿cuánto dinero se necesita para finalizar el proyecto?
La ETC, es el coste restante para completar todo el trabajo del proyecto, y se calcula como la diferencia entre la Estimación a la conclusión, (EAC) y lo que se ha gastado hasta la fecha (AC).
ETC = EAC- AC
1.3 La variación a la conclusión del proyecto (VAC).
La Variación a la conclusión del proyecto, (VAC), en inglés Variance at Completion, nos da respuesta a la pregunta, ¿el coste final del proyecto, estará por encima del presupuesto?
Este indicador, permite pronosticar la variación de costes que habrá al final del proyecto. Es la diferencia entre el presupuesto (BAC) y lo que se espera gastar en el proyecto (EAC).
VAC = BAC – EAC
- Una VAC negativa, indicará el sobrecoste en el que que hemos incurrido para terminar el proyecto. 😟
- VAC positiva indicará que el coste de nuestro proyecto ha quedado por debajo del presupuesto (BAC). También podemos interpretarla como un indicador de los fondos excedentes disponibles que quedarán después de completar el proyecto. 🙂
- Si la VAC =0, indica que el proyecto se completará tal como se ha presupuestado. 😃
1.4 Índice del desempeño del trabajo por completar (TCPI).
El Índice de desempeño del trabajo por completar, (TCPI), en inglés To Conclude Perform Index , es una medida del desempeño del coste, que se expresa como la relación entre el coste para terminar el trabajo pendiente y el presupuesto restante.
El Índice de rendimiento de costos (CPI) le informa lo que se ha logrado por lo que ya se gastó.
Podemos calcular el TCPI de dos formas diferentes:
Si el proyecto debe cumplir con su presupuesto original, utilizaremos la siguiente fórmula:
TCPI = (BAC – EV) ÷ (BAC – AC)
Si el presupuesto del proyecto se puede modificar para adaptarse a variaciones negativas, la fórmula será:
TCPI = (BAC – EV) ÷ (EAC – AC)
- Si el resultado es < 1, significa que hay holgura para gastar más, sin exceder el presupuesto del proyecto. 🙂
- Resultado > 1, se debe mejorar la eficiencia de nuestros recursos para no exceder el presupuesto inicial. 😟
- Si el resultado es =1, se prevé que el rendimiento del proyecto finalice tal como se había planificado. 😃
2. Aplicando el cálculo de pronósticos a un ejemplo práctico.
Y después de tanta fórmula, vamos con un ejemplo práctico. Para ello, voy a utilizar el mismo que planteé en el anterior post, y que puedes consultar aquí.
Proyecto: realización de una instalación informática en 5 PC’s.
- Recursos disponibles. Un técnico especializado en instalaciones y mantenimiento TIC.
- Duración. 5 días. Se actualizará un PC cada día. Esfuerzo estimado = 5 horas diarias.
- Presupuesto: BAC = 2.500€. Coste hora del instalador= 100 €
2.1 Estado del proyecto al final del día 3.
En el gráfico, se muestran los resultados obtenidos al final del tercer día.
En la tabla, se representa la evolución de las tres variables: PV, AC y EV, y de los otros indicadores del proyecto, hasta el tercer día.
| Indicador | Fórmula | Día 1 | Día 2 | Día 3 | Interpretación |
|---|---|---|---|---|---|
| Valor Planificado Acumulado (PV) | 500 | 1.000 | 1.500 | Se ha planificado un coste de 1.500 € al final del día 3. | |
| Coste Real Acumulado (AC) | 700 | 1.300 | 1.800 | El coste incurrido en el proyecto es de 1.800 €. | |
| Valor Ganado Acumulado (EV) | 0 | 500 | 1.000 | Se ha trabajado por un valor de 1.000€ | |
| Variación del coste (CV) | EV-AC | -700 | -700 | -800 | El proyecto tiene un Sobrecoste de 800€ |
| Variación del cronograma (SV) | EV-PV | -500 | -500 | -500 | El proyecto va retrasado por un valor de 500€ |
| Índice de desempeño del coste (CPI) | EV/AC | 0 | 0,38 | 0,56 | Por cada € invertido, obtenemos un valor de 0,56€ |
| Índice de desempeño del cronograma (SPI) | EV/PV | 0 | 0,50 | 0,67 | Nuestro proyecto avanza un 67% sobre lo planificado. |
Llegado a este punto, ya sabemos cómo va el proyecto, ahora lo que nos interesa saber es:
- ¿Cómo va a terminar ?
- ¿Finalizará en el plazo previsto?
- ¿El proyecto tendrá sobrecoste?, ¿cuál será?
2.2 Cálculos de Pronósticos.
| Indicador | Fórmula | Día 1 | Día 2 | Día 3 | Interpretación |
|---|---|---|---|---|---|
| Índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI) | (BAC – EV) ÷ (BAC – AC) | 1,39 | 1,67 | 2,14 | El rendimiento del proyecto debe mejorar, más del doble, para no exceder el presupuesto. |
| Estimación a la conclusión (EAC) | AC+(BAC-EV) | 3.200 | 3.300 | 3.300 | El coste estimado a la finalización es de 3.300€ |
| Estimación hasta la conclusión (ETC) | EAC-AC | 2.500 | 2.000 | 1.500 | Falta gastar 1.500€ para finalizar el proyecto |
| Variación a la conclusión (VAC) | BAC-EAC | -700 | -800 | -800 | Se estima un sobrecoste de 800€ a la finalización. |
3. Conclusión.
Más allá de la mera aplicación de unas fórmulas matemáticas, el principal Valor, valga la redundancia, que aporta la gestión del Valor Ganado, es la información que proporciona para facilitar la toma de decisiones.
EVM proporciona a los directores de proyecto, y a la organización, activadores o señales de advertencia temprana que les permiten tomar acciones oportunas en respuesta a los indicadores de bajo rendimiento, y mejorar de esta manera, las oportunidades de éxito del proyecto.
La Gestión del Valor Ganado, por sí misma no consigue que los proyectos sean exitosos; para ello se precisa realizar los análisis necesarios, y emprender acciones correctivas cuando se requieran.
Por último, la mejor manera de implantar un sistema de Gestión del Valor Ganado, es manteniéndolo tan simple como sea posible. Es importante establecer un equilibrio entre la necesidad de disponer de información fiable sobre el progreso del proyecto, con el manejo de un modelo de gestión práctico.
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Hola, muchas gracias, esta información ha sido bastante útil para entender un poco mejor la gestión del valor ganado, sin embargo, aún me queda una duda con respecto a la proyección del tiempo, es decir, cuando terminará el proyecto?
Hola Juan.
Es completamente lógica la duda que comentas acerca de cómo hacer una proyección sobre la finalización del proyecto. Y es que las métricas de EVM que he comentado en el post, están basadas en unidades monetarias, lo cual resulta muy útil para analizar las variaciones de costes, pero no para las variaciones de cronograma.
Este “problema” se ha estudiado y se la ha dado una solución. Walt Lipke, en 2003 desarrolló el concepto “Earned Schedule”, traducido como “Programación Ganada”. Esta técnica, permite evaluar el rendimiento del cronograma de un proyecto en unidades de tiempo.
En el próximo post, trataré de explicar de forma comprensible tanto el concepto de “programación ganada”, como la forma de calcularla.
Muchas gracias por tu comentario Juan!
Saludos.
Iñaki
Hola! Me quería suscribir y me sale error… qué debo hacer?
Gracias de antemano
Hola Jimena, he comprobado el formulario y funciona, …a veces pasan estas cosas. Si te parece, te suscribo manualmente y así ya recibes los post del blog. Te envío el enlace para descargar la guía práctica de la gestión de proyectos para pymes
https://drive.google.com/file/d/1v7zEbUEDDgTm4ptOQAUkOE7JWfH9x_pw/view?usp=sharing
Gracias por tu interés y no dejes de comentarme si surge algún problema de conexión.
Iñaki
Hola Iñaki, revisando. Esta mal formulado tu análisis del EAC o equivalente en MS PROJECT
https://support.microsoft.com/es-es/office/cef-campo-de-tareas-c239ab92-01e6-4186-bc0a-a745eaaf23a7
“CEF = CRTR + (Costo de línea base X – CPTR) / IRC”
CRTR=AC
Costo de línea base X=BAC
CPTR=EV
IRC=CPI=EV/AC
De tal manera que:
EAC=AC+(BAC-EV)/CPI
EAC=AC+((BAC-EV)/(EV/AC))
EAC=AC+((BAC-EV)/1)/(EV/AC))
EAC=AC+((BAC-EV)*AC)/EV)
EAC=AC+(((BAC*AC)-(EV*AC))/EV)
EAC=AC+((BAC*AC)/EV)-((EV*AC)/EV)
EAC=AC+((BAC*AC)/EV)-AC
EAC=BAC*(AC/EV)
EAC=BAC*(1/(EV/AC))
EAC=BAC/CPI
Atentamente,
Alejandro Romero
Hola Alejandro,
Existen diferentes fórmulas para estimar cómo finalizará un proyecto. La fórmula que he empleado para calcular la estimación a la finalización del proyecto (EAC), parte de un supuesto en el que el coste del trabajo futuro, se mantendrá según el presupuesto original. Se utiliza cuando las desviaciones ocurridas hasta la fecha han sido atípicas, y se prevé que no se van a repetir en el futuro. EAC = AC+(BAC–EV).
En el ejemplo que he utilizado, entiendo que las desviaciones que han sucedido los dos primeros días, no se van a repetir en el futuro, y el trabajo restante se va a ejecutar tal como se planificó en la línea base. En este supuesto, la fórmula empleada es correcta.
En cuanto a la fórmula que utiliza Ms Project, parte del supuesto de que el rendimiento de los costes futuros será el mismo que el de los costes pasados, o lo que es lo mismo, las desviaciones ocurridas hasta la fecha, se van a seguir sucediendo, se trata de desviaciones típicas. En este supuesto, se calcula la estimación, en base a la rentabilidad futura (CPI);
EAC = AC+(BAC–EV)/CPI
¿Cuál es la manera correcta de calcular EAC? No hay una forma correcta. El Practice Standard for EVM – 2th Edition, incluye cinco maneras diferentes de calcular la EAC.
Te agradezco mucho tu aportación Alejandro, no sé si he aclarado algo, pero es que las fórmulas para calcular estimaciones, no son siempre fiables, y a veces, conviene hacer diferentes cálculos, e interpretar los datos para tener más de una perspectiva sobre la que actuar.
Un saludo.
Podrías indicar sobre el mismo ejemplo la obteción el EACt ?? e indicar un poco de que representa y como se interpreta?