Tras unos meses “apartado” del blog, retomo la actividad con este post, en el que voy a contar mi opinión sobre la principal novedad que sucedió el año pasado en el mundo de la dirección de proyectos, la publicación de la séptima edición de la Guía PMBOK.
Voy a explicar qué es PMBOK, cuál es su importancia para la dirección de proyectos, y por último, comentaré de forma resumida, las novedades que incluye, que no son pocas.
1. Qué es PMBOK.
PMBOK, es el acrónimo de Project Management Body Of Knowledge, y se puede traducir como el manual o conjunto de buenas prácticas para la dirección de proyectos. Desde 1996, es publicado por Project Management Institute (PMI), asociación profesional líder mundial en gestión de proyectos.
Se trata de la publicación más importante del PMI, y recopila una colección completa de buenas prácticas, terminologías y métodos que se consideran como un estándar dentro de la gestión de proyectos. Dentro de PMBOK, se incluye el “Estándar para la dirección de proyectos“, se trata de un estándar ANSI, (American National Standards Institute), lo que implica que cada cuatro o cinco años debe actualizarse, reafirmarse o retirarse.
Por todo esto, se puede decir que es el recurso de referencia para los profesionales de la gestión de proyectos.
Y por cierto, no te refieras a él como “PM Book“, 😜 hay quien lo hace, sin saber que NO es el libro del project management.
2. El valor de PMBOK.
2.1 Un poco de historia.
En el año 1987 se publica el primer “Cuerpo de conocimientos sobre gestión de proyectos”. Sin copia impresa.
La primera edición fue publicada en 1996, desde entonces cada 4-5 años, se publica una nueva. En 2000 se publicó la segunda edición.
El cambio más significativo en la tercera edición, fue que las prácticas de gestión de proyectos incluidas, se llegaron a considerar útiles para la mayoría de los proyectos.
En la cuarta edición se ampliaron las restricciones del proyecto a seis: alcance, calidad, cronograma, presupuesto, recursos y riesgos.
La quinta edición incorporó algunos avances en el campo de la gestión de proyectos, como la planificación progresiva y los ciclos de vida adaptativos.
En la sexta edición, se incluyó una guía separada “La guía de práctica Ágil”, en colaboración con Agile Alliance.
En agosto de 2021, se publicó la versión más reciente, la séptima, edición.
2.2 El proceso de revisión.
Con una periodicidad de 4-5 años, PMI publica una nueva edición revisada y actualizada de PMBOK. En las revisiones, intervienen cientos de voluntarios y profesionales de la dirección de proyectos de todo el mundo, contribuyendo con diferentes contenidos.
Y aquí es donde reside su principal valor, ya que se trata de un manual que se desarrolla a través de un consenso, con la intervención de muchos voluntarios y expertos en gestión de proyectos de distintos campos. No se trata de un libro que recoge las teorías de uno o varios autores, más o menos inspirados, sino que es un trabajo que se somete de forma periódica a revisión pública, en forma de borrador. Y todo este proceso se coordina a través de comités de seguimiento, hasta llegar a un consenso final.
Sirva de ejemplo que, para la actualización de la sexta edición, se recibieron más de 8.500 comentarios, y todos ellos fueron respondidos.
2.3 Dos errores a evitar.
Es importante comprender dos aspectos que suelen prestarse a confusión:
- PMBOK no es una metodología para la dirección de proyectos. Proporciona el marco. El trabajo de un director de proyecto se debe centrar en la adaptación de los contenidos de la guía al entorno, y a las necesidades de su proyecto.
- Las pautas que proporciona, son independientes de cualquier industria o sector específico, por lo que se pueden aplicar a cualquier dominio.
2.4 Mi experiencia personal con PMBOK.
La primera versión que conocí de PMBOK, fue la cuarta edición, y mi impresión fue de sorpresa, al ver un manual bastante extenso, más de 500 páginas, repleto de diagramas de proceso que me resultaban poco intuitivos.
Y es que, tras ojear PMBOK, la primera impresión, no es muy amigable que digamos.
Izquierda. Gráfico 3-3. Interacciones entre Procesos de la dirección de Proyectos. Guía del PMBOK 4ª Edición. Página 42
Derecha. Gráfico 4-5. Diagrama de flujo de datos del proceso Desarrollar el Plan para la dirección del Proyecto. Guía del PMBOK 4ª Edición. Página 75
3. Estructura de la séptima edición de la guía PMBOK.
La séptima edición presenta dos partes diferenciadas:
- El Estándar para la dirección de proyectos. Incluye dos apartados:
- Un Sistema para la entrega de Valor
- Los 12 principios para la Dirección de Proyectos.
- La Guía de fundamentos para la dirección de proyectos. Incluye:
- Los 8 Dominios de Desempeño del proyecto.
- La Adaptación, “Tailoring“
- Modelos, métodos y Artefactos
3.1 Principales Cambios.
3.1.1 Nuevo enfoque basado en principios (frente al anterior basado en procesos).
La nueva edición presenta como novedad, 12 principios, en la imagen de la derecha, con el objetivo de servir de guía para los directores de proyecto.
Un principio se define como “una declaración, verdad o regla que guía y dirige nuestros pensamientos y acciones”.
La adopción de estos principios no significa que los anteriores enfoques basados en procesos, ya no sean relevantes. De hecho, muchas organizaciones siguen considerando útil el enfoque basado en procesos.
3.1.2 Visión Sistémica de la Dirección de Proyectos centrada en la entrega de Valor.
El propósito principal de un proyecto es entregar valor a la organización donde se ejecuta. Un proyecto, se considera un medio para entregar valor. En la versión actual, se le da gran importancia a los resultados y al valor que aporta el proyecto, en lugar de centrarse únicamente en los entregables del proyecto,
Los estándares de gestión deben centrarse en la entrega de valor y resultados del proyecto, y no sólo en producir los entregables.
3.1.3 Dominios de Desempeño de los Proyectos.
Los 8 dominios de desempeño, que se mencionan en la imagen, se pueden considerar como una alternativa a las áreas de conocimiento de las versiones anteriores.
Un dominio del Desempeño del Proyecto es un grupo de actividades relacionadas que son fundamentales para la entrega efectiva de los resultados de los proyectos. Cada dominio es interdependiente de los demás dominios de desempeño para permitir la entrega satisfactoria del proyecto y de sus resultados.
Los dominios, se ejecutan simultáneamente a lo largo del proyecto, no tienen un orden específico.
3.1.4 La importancia de la Adaptación (Tailoring).
La nueva edición, incluye una sección sobre cómo adaptar el enfoque, o más bien, los diferentes enfoques para gestionar los proyectos. Y es que, no existe un enfoque único y válido para gestionar todos los proyectos.
Por un lado, el enfoque predictivo, no resulta el más adecuado para proyectos con requisitos variables y alcance incierto. En respuesta a esta carencia, surgieron los enfoques ágiles, principalmente en la industria del software, aunque posteriormente, se han extendido a prácticamente todos los sectores y actividades.
El nuevo estándar, no favorece el predominio de un enfoque sobre otro. La conclusión es que, dependiendo de factores como, el tipo de requisitos, sector específico, el tipo de organización y de clientes,… los directores de proyecto deben aplicar diferentes enfoques, ya sean predictivos, ágiles, híbridos, para dirigir sus proyectos.
4. Mi opinión sobre la nueva edición.
Lo primero que me sorprende de la nueva edición, es lo mucho que se ha aligerado, sobretodo, si la comparamos con las ediciones anteriores. Y si antes comentaba que la primera vez que leí PMBOK, no me resultó muy “amigable”, con la séptima edición, esta percepción ha cambiado. Se nota el esfuerzo que ha realizado PMI para lograr una guía más comprensible, no sólo para los project managers, sino para cualquier interesado en la gestión de proyectos.
La principal novedad, es el cambio de la “gestión de proyectos basada en procesos” a la “entrega de proyectos basada en principios”. La razón de este cambio, es que, el enfoque basado en procesos, NO resulta coherente con la rapidez en la que surgen los avances tecnológicos y con la necesidad de las organizaciones para adaptarse a los cambios del mercado.
Sin embargo, tal como se explica en la guía, “nada en esta edición contradice la alineación con el enfoque anterior basado en procesos”. De hecho, se reconoce que muchas organizaciones siguen considerando útil el enfoque basado en procesos.
En mi opinión, ambos enfoques, “procesos” y “principios”, son necesarios y complementarios. Los grupos de procesos ayudan a estructurar el pensamiento y a adquirir una visión global para la dirección de proyectos.
Personalmente, veo complicado adquirir una visión práctica para dirigir un proyecto, basándose en los principios y en los dominios, de desempeño tal como se describen en esta séptima edición, sin tener en cuenta los procesos. No digo que los Principios y los Dominios no sean válidos, me han parecido muy acertados, pero se deben complementar con los grupos de procesos para poder formarse una visión global sobre la dirección de proyectos.
Lo que parece claro, es que la séptima edición, supone el inicio de una nueva era para la disciplina de la gestión de proyectos.
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Es un texto bastante claro y muy útil