En el artículo anterior vimos que un proyecto no siempre puede seguir el plan previsto. A partir de ahí, el verdadero problema no consiste en rehacer el plan, sino en decidir qué mantener, qué posponer y, en algunos casos, a qué renunciar.
En cualquier proyecto llega un momento en el que aparecen más necesidades de las que el equipo puede atender con los recursos disponibles. Cada persona tiene una opinión distinta sobre qué debería hacerse primero y, cuando no hay un criterio compartido para establecer prioridades, las decisiones empiezan a complicarse.
Es entonces cuando suele aparecer la frase que todos hemos escuchado – y probablemente pronunciado – alguna vez: «Todo es urgente«
Pero si todo es urgente, en realidad nada lo es. Cuando todo parece prioritario, decidir qué hacer primero se convierte en uno de los mayores retos de cualquier proyecto.
¿Cómo decidir qué hacer primero cuando no podemos hacerlo todo?
A continuación veremos por qué cuesta tanto priorizar, cinco criterios para decidir qué hacer primero y dos formas sencillas de aplicarlos.
1. ¿Por qué nos cuesta tanto priorizar?
Priorizar no suele ser fácil, principalmente por dos razones.
- La primera es evidente: no podemos hacerlo todo.
- La segunda es menos visible: cada persona entiende las prioridades de forma diferente.
Por eso, decidir qué hacer primero no siempre resulta sencillo. Lo que parece urgente para una persona puede no serlo para otra. Y dentro de una empresa, cada área puede valorar de forma distinta el beneficio que aporta una iniciativa, el riesgo que implica o el esfuerzo que requiere llevarla a cabo.
Además, hay una realidad que conviene aceptar desde el principio: priorizar también significa renunciar. Cada vez que decidimos hacer algo, estamos aceptando que otra opción tendrá que esperar. Y esa suele ser la parte que más nos cuesta.
Precisamente por eso es tan útil contar con criterios comunes que nos ayuden a tomar decisiones con mayor objetividad.
2. Criterios para decidir qué va primero
Cuando no podemos hacerlo todo, estas cinco preguntas pueden ayudarnos a priorizar mejor.
- ¿Qué aporta más valor?
- ¿Qué es realmente urgente?
- ¿Qué riesgo evita?
- ¿Qué desbloquea otras tareas?
- ¿Qué esfuerzo requiere?
No existe una única respuesta válida. Lo más habitual es combinar varios de estos criterios para decidir qué hacer primero.
2.1 Valor
Quizá sea el criterio más importante. Consiste en preguntarnos qué beneficio aporta una tarea al usuario, al cliente o al negocio. Cuando los recursos son limitados, lo más sensato es empezar por las tareas que aportan más valor.
Sin embargo, identificar ese valor no siempre es fácil. Depende del cliente, del usuario y del contexto del proyecto.
2.2 Urgencia
Pregúntate qué ocurrirá si la tarea se retrasa.
Una fecha límite, una incidencia crítica, un cambio normativo o un compromiso adquirido pueden obligarnos a actuar de inmediato, aunque esa tarea no sea la que más valor aporta.
2.3 Riesgo
Algunas tareas conviene abordarlas cuanto antes porque ayudan a evitar errores, retrasos o incidencias futuras. Gestionar esos riesgos pronto reduce sorpresas cuando el proyecto está más avanzado.
2.4 Dependencias
Algunas tareas permiten que otras puedan comenzar. Detectarlas a tiempo evita bloqueos y facilita que el trabajo avance.
2.5 Esfuerzo
En ocasiones puede resultar más útil empezar por tareas más pequeñas que aportan un beneficio inmediato. Otras, aunque sean más valiosas, pueden requerir tanto tiempo o recursos que convenga planificarlas con más detalle.
3. Algunas formas sencillas para priorizar
Los criterios anteriores ayudan a analizar las opciones, pero no siempre bastan para decidir. Veamos ahora dos formas sencillas de aplicarlos.
Imagina que vas a inaugurar un espacio de coworking dentro de cuatro semanas. Las obras avanzan según lo previsto, pero el presupuesto ya no permite completar todo lo necesario antes de la apertura.
Ha llegado el momento de decidir qué debe estar listo el primer día y qué puede esperar.
| Requisitos para la apertura | Descripción |
|---|---|
| 🛜 Conexión a Internet | Es el servicio básico que esperan los usuarios. |
| 🪑 Mesas y sillas | Permiten utilizar el espacio. |
| 📅 Sistema de reservas | Facilita la organización y evita conflictos de disponibilidad. |
| 👪 Sala de reuniones | Amplía los servicios disponibles para los usuarios. |
| ☕ Zona de café y descanso | Favorece la interacción entre los usuarios. |
| 🎧 Cabinas para videollamadas | Privacidad para llamadas y reuniones online. |
3.1 Esquemas simples
La forma más sencilla consiste en asignar una etiqueta de prioridad a cada actividad o requisito. Puede utilizarse una numeración (Prioridad 1, 2 y 3) o categorías como alta, media y baja.
En nuestro ejemplo, podríamos asignar una prioridad alta a la conexión a Internet y las mesas; una prioridad media al sistema de reservas, la sala de reuniones y la zona de café. Y las cabinas para videollamadas quedarían como prioridad baja
La principal ventaja de este sistema es su sencillez. Cualquiera puede entenderlo y utilizarlo para ordenar una lista de actividades.
El problema aparece cuando intentamos justificar las etiquetas. ¿Por qué la sala de reuniones tiene prioridad media y no alta? ¿Qué diferencia real existe entre una actuación media y otra baja?
Las etiquetas ayudan a ordenar, pero no siempre explican por qué una actuación debe abordarse antes que otra. Cuando aparecen discrepancias, necesitamos explicar mejor los criterios que estamos aplicando.
3.2 Método MoSCoW
Podemos analizar los mismos requisitos mediante el método MoSCoW, que plantea una pregunta diferente: ¿qué necesitamos realmente para poder abrir el coworking? En lugar de asignar una prioridad genérica, clasifica cada actuación en función de lo imprescindible que resulta para alcanzar ese objetivo.
Para ello utiliza cuatro categorías:
- Must Have: requisitos imprescindibles. Sin ellos, el proyecto no puede cumplir su propósito.
- Should Have: requisitos importantes, aunque el proyecto podría comenzar temporalmente sin ellos.
- Could Have: funcionalidades deseables que aportan valor, pero cuya ausencia no impide iniciar la actividad.
- Won’t Have (por ahora): requisitos que no se incluirán en esta entrega, pero que podrían incluirse en una fase posterior.
Aplicado al ejemplo de coworking, podríamos considerar la conexión a Internet y las mesas como Must Have. Sin ellas, el espacio difícilmente podría prestar el servicio para el que ha sido creado.
El sistema de reservas y la sala de reuniones podrían clasificarse como Should Have. Son importantes, pero durante las primeras semanas podrían sustituirse por soluciones provisionales.
La zona de café sería un Could Have: mejora la experiencia de los usuarios, aunque no condiciona la apertura.
Por último, las cabinas para videollamadas podrían quedar como Won’t Have por ahora, es decir, fuera del alcance de esta primera fase, y planificarse para una segunda.
Seguramente no todos clasifiquemos estos requisitos de la misma manera, pero eso no significa que el método no sea válido. Lo más valioso es la conversación que se crea, porque obliga al equipo a explicar sus criterios y a contrastar distintos puntos de vista.
MoSCoW no decide por el equipo, pero ayuda a centrar la conversación en torno a una pregunta muy concreta:
¿Podemos abrir el coworking sin esto?
Si la respuesta es no, probablemente estamos ante un Must Have. Si la respuesta es sí, la actuación podrá clasificarse como Should Have, Could Have o aplazarse para una fase posterior.
La diferencia parece pequeña, pero cambia bastante la conversación. Ya no discutimos si una idea nos parece más o menos interesante, sino si resulta imprescindible para alcanzar el objetivo del proyecto. Esa es la aportación más útil de MoSCoW: ayudarnos a distinguir entre lo imprescindible y lo que puede esperar.
Conclusión
Priorizar no consiste únicamente en decidir qué hacer, sino también qué no vamos a hacer… al menos por ahora.
Contar con unos criterios claros y un método sencillo ayuda a tomar decisiones más objetivas y a explicar por qué unas tareas van antes que otras. Pero antes de priorizar conviene plantearse una pregunta:
¿Qué entendemos realmente por valor?
Comprender qué significa aportar valor es el criterio más importante para tomar buenas decisiones de priorización.
Ese será el tema del próximo artículo.
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