La primera vez que leí el PMBOK, el capitulo que más me impactó fue el dedicado a la gestión de los riesgos en los proyectos. Mi primera reacción fue pensar cuántos problemas e inconvenientes me habría ahorrado de haber conocido antes este área.
Y es que, a pesar de llevar unos cuantos años gestionando proyectos, nunca había aplicado un plan, al menos de de forma organizada y planificada, para gestionar los riesgos de mis proyectos. Ni tan siquiera me lo había planteado. 😳
1. Qué es un riesgo en un proyecto.
La guía PMBOK define un riesgo como un evento incierto que, en caso de producirse, afectará positiva o negativamente a los objetivos del proyecto.
Esta definición es un tanto peculiar.
Y es que, normalmente, asociamos los riesgos con alguna situación negativa que debemos evitar. Sin embargo, la guía PMBOK no los limita a situaciones que producen efectos negativos, también contempla riesgos que pueden afectar positivamente a los proyectos.
Algunos ejemplos de esto último:
- En el transcurso de un proyecto, podemos descubrir una manera más fácil de hacer una actividad.
- En un proyecto internacional, nos podemos beneficiar de un cambio favorable de moneda.
- O tal vez podemos encontrar precios más bajos de los previstos para adquirir determinados materiales.
Todas estas situaciones van a afectar positivamente a nuestro proyecto, y las vamos a gestionar como lo que son, oportunidades.
Un riesgo es cualquier evento o condición incierta que pueda afectar a un proyecto.
1.1 Tipos de riesgos.
Existen diferentes formas de clasificar los riesgos. Una tipología sencilla, puede ser la siguiente:
- Puros. Un riesgo o amenaza pura es un riesgo que solo tiene una posibilidad negativa como resultado. Por ejemplo: mal tiempo, un incendio, una inundación.
- De negocio. Implican posibilidad de ganancia o pérdida. El caso típico es el de un riesgo comercial, un riesgo de hacer negocios que puede tener un buen o mal resultado.
- Conocidos. Son aquellos riesgos que podemos identificar.
- Desconocidos. Aquellos que no se pueden identificar. Riesgos que no resultan imaginables a día de hoy.
- Residuales. Aquellos que permanecen después de haber implementado las estrategias de respuesta a los diferentes riesgos.
- Secundarios. Surgen como resultado directo de la implantación de respuestas a los riesgos.
2. La importancia de gestionar los riesgos en los proyectos.
Cuando trabajas en un proyecto, siempre existe la posibilidad de que algo, previsto o imprevisto, pueda afectar al logro de tus objetivos. Por eso, una de las responsabilidades de cualquier director de proyecto es gestionar los riesgos del proyecto.
La gestión de riesgos es un proceso que sigue una secuencia que consiste en:
1. Identificar los riesgos.
2. Analizarlos cualitativa y cuantitativamente. Este último análisis, es opcional.
3. Responder a ellos con una estrategia o plan de riesgo.
4. Implementar las respuestas, y posteriormente tenerlos bajo control.
3. La incertidumbre en los proyectos.
De la definición de proyecto, se deduce que todo proyecto conlleva un grado de incertidumbre. Es evidente que, cuando trabajamos en actividades no repetitivas, en las que desconocemos el resultado que vamos a obtener, tenemos más incertidumbre que en actividades cuyo resultado es previsible.
La incertidumbre asociada a cualquier riesgo se relaciona con el conocimiento que tenemos al respecto. Cuanto mayor sea el conocimiento que tengamos sobre un riesgo, menor será la incertidumbre asociada.
Al inicio del proyecto existe poca información sobre los requisitos, la organización y el contexto general, por lo que la incertidumbre es máxima. Por lo general, en este momento la cantidad de dinero invertida no suele ser muy cuantiosa.
Esta incertidumbre también afecta a las estimaciones: no es lo mismo estimar con información incompleta que hacerlo cuando ya conocemos mejor el alcance, los riesgos y los recursos disponibles.
3.1 El cono de la incertidumbre.
Una figura muy útil para entender esto es el “cono de incertidumbre”
Este gráfico muestra cómo, a medida que el proyecto avanza, se obtiene un mayor conocimiento de los requisitos y del producto o servicio.
A su vez, la incertidumbre se reduce de forma progresiva, y las estimaciones se vuelven más precisas.
4. Cómo crear un plan de gestión de riesgos con 3 pasos.
En esencia, un plan de riesgos realista debe contemplar los problemas que pueden ocurrir, intentar minimizarlos antes de comenzar el proyecto y establecer una reserva de tiempo y dinero para tratarlos en caso de que ocurran.
Para crear un plan de gestión de riesgos, puedes empezar por estos tres pasos.
4.1. Identificar los riesgos.
El primer paso consiste en identificar los riesgos, es decir, las amenazas y oportunidades que podrían ocurrir durante el ciclo de vida del proyecto, junto con sus incertidumbres asociadas. Y esto debemos hacerlo siempre con la participación de todos los interesados.
Muchas veces no será posible que participen todos los interesados, pero siempre debemos asegurarnos de contar, al menos, con la participación del equipo de proyecto para identificar el máximo número posible de riesgos.
Algunas técnicas que nos pueden ayudar a identificar los riesgos en nuestros proyectos:
- Juicio de Expertos. Consiste en organizar entrevistas con otros colegas para recopilar información sobre los temas a priorizar. Una práctica muy recomendable es invitar a participar a personas y expertos con sentido crítico.
- Realizar una lluvia de ideas o brainstorming con tu equipo sobre los posibles escenarios o problemas que podrían afectar al proyecto, hasta obtener una lista extensa.
- Revisar los registros de riesgos y los informes de lecciones aprendidas de proyectos pasados.
4.1.1 El registro riesgos (descargable).
Los riesgos que hayamos identificado debemos registrarlos en un archivo, el registro de riesgos, en el que podremos incluir la siguiente información:
- Lista de riesgos identificados.
- Causa de los riesgos.
- Probabilidad e impacto.
- «Propietario» del riesgo.
- Respuestas potenciales a los riesgos (si ya se conocen).
- …
El Registro de Riesgos es un documento vivo que se debe revisar y actualizar durante todo el proyecto.
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4.2. Analizar los riesgos.
Una vez hemos identificado y registrado los riesgos del proyecto, el siguiente paso es analizarlos para decidir qué vamos a hacer con ellos. Este análisis consiste en evaluar cada riesgo en función de su probabilidad de ocurrencia y del impacto potencial que tendrá en el proyecto, de manera que podamos priorizar cuáles van a requerir una respuesta.
Existen dos métodos de análisis de riesgos que podemos utilizar en nuestros proyectos:
4.2.1 Análisis cualitativo.
El análisis cualitativo de riesgos nos va a permitir evaluar la prioridad de los riesgos identificados en el registro de riesgos, a través de:
- Probabilidad de ocurrencia. Para ello, se utiliza una escala estándar con niveles como bajo, medio y alto, o una escala del 1 al 10.
- Impacto que tendría cada riesgo sobre los objetivos del proyecto.
- Plazo de respuesta.
- Tolerancia al riesgo establecida por la organización.
4.2.2 Análisis cuantitativo.
Consiste en analizar numéricamente la probabilidad y el impacto de los riesgos priorizados e identificados en el análisis cualitativo sobre los objetivos del proyecto. El análisis cuantitativo de riesgos intenta asociar valores numéricos a los riesgos.
La probabilidad y el impacto cuantitativos se pueden determinar de diferentes formas:
- Análisis de Sensibilidad. Ayuda a determinar qué riesgos tienen el mayor impacto en el proyecto y a comprender la correlación que existe entre las variaciones en los objetivos del proyecto y las variaciones en las diferentes incertidumbres.
- Análisis del valor monetario esperado (EMV). Se calcula multiplicando el valor de cada posible resultado por su probabilidad de ocurrencia. EMV = Probabilidad (%) x Impacto ($)
- Para las oportunidades, el valor monetario esperado, se presenta con un valor positivo, mientras que las amenazas se presentan normalmente con una cifra negativa.
- Modelado y simulación.
- Árboles de decisión.
4.2.3 La Matriz de Riesgos.
Una matriz de riesgos es una herramienta que sirve para priorizar los riesgos. Nos permite determinar cuáles requieren una respuesta inmediata, y cuáles se incluirán en una lista de supervisión para riesgos de baja prioridad .
El primer paso para crearla es definir las escalas de calificación. Crearemos una para evaluar la probabilidad de ocurrencia y otra para evaluar el impacto de cada riesgo.
Posteriormente, cada riesgo se calificará de acuerdo con su probabilidad de ocurrencia y con su impacto sobre un objetivo del proyecto, y será asignado en la casilla que le corresponda.
4.3. Crear los planes de respuesta a los riesgos.
Ahora que tenemos una lista de riesgos priorizados, debemos ponernos de acuerdo con nuestro equipo sobre cómo vamos a gestionarlos. Más concretamente: ¿qué vamos a hacer con ellos?, ¿cómo vamos a responder a los riesgos en el momento en que aparezcan?
Para ello, debemos ser proactivos, tomar medidas y planificar las respuestas adecuadas antes de que ocurran los riesgos, tanto los negativos, o amenazas, como los positivos, u oportunidades.
| Respuestas para riesgos negativos – Amenazas | Respuestas para riesgos positivos – Oportunidades |
|---|---|
| Aceptación Pasiva: decidimos que lo más adecuado es esperar y no hacemos nada. | Aceptación activa: dejar establecida una política sobre cómo actuar en caso que ocurra el evento. |
| Evitar: Eliminar la amenaza del riesgo eliminando la causa. | Explotar: realizar las acciones necesarias para asegurar que la oportunidad ocurra. |
| Transferir: trasladar el impacto negativo del riesgo hacia un tercero. | Compartir: aprovechar las sinergias de otra persona u organización mejor capacitada para beneficio del proyecto. |
| Mitigar: Disminuir la probabilidad de ocurrencia y/o el impacto. | Mejorar: realizar acciones para aumentar la probabilidad de ocurrencia y/o el impacto. |
Sin duda, la creación de las respuestas a los riesgos, es uno de los procesos más importantes, no solo de la gestión de riesgos, también de la gestión de proyectos.
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Responsable: Ignacio Zabala
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Excelente contenido, gracias
Claro, conciso, sustancioso, concreto *****
Gracias por tu comentario María.
Iñaki