1. La necesidad de control en los proyectos.

En el post dedicado al Control de los proyectos, incidía en la necesidad de establecer un sistema de seguimiento y control en los proyectos, y terminaba aludiendo a las preguntas que más se repiten en muchas organizaciones, cuando la dirección quiere conocer el estado de sus proyectos:

Cómo va el proyecto
  • ¿Cuándo va a terminar el proyecto?
  • ¿Cuánto dinero hemos gastado, y cuánto trabajo hemos completado hasta la fecha?
  • ¿El proyecto está dentro del presupuesto y calendario planificados?
  • ¿Qué coste tendrá el proyecto al finalizar?

En ocasiones, estas preguntas se resumen en una sola, ¿Cómo va el proyecto? Pues bien, en este post voy a presentar un método para dar respuesta a esta pregunta, tan sencilla de hacer, y tan complicada de contestar, sobretodo cuando nos referimos al estado de los proyectos.

2. Una consideración previa. El control en los proyectos predictivos y ágiles.

No es lo mismo controlar un proyecto predictivo que un proyecto ágil. De hecho, existen bastantes diferencias entre ambos. De manera muy simplificada, las voy a resumir en una sola.

  • En los proyectos predictivos, conocemos el alcance, y podemos realizar estimaciones, más o menos fiables, del tiempo y del coste que supondrá el proyecto. Y en consecuencia, podemos establecer una Línea Base del proyecto, contra la cual podremos medir el rendimiento (o desempeño) del mismo. Puedes ver el post sobre la importancia de establecer una Línea Base del Proyecto.
  • En los proyectos ágiles, los requisitos cambian con rapidez y resulta difícil definir el alcance, por lo que no tiene sentido establecer una línea base, ya que cambiaría con bastante frecuencia y no resultaría útil para medir el desempeño del proyecto. Sobre esto, ya hablé en el post La gestión del cambio en los proyectos.

3. La gestión del Valor Ganado. Qué es y para qué sirve.

El Valor Ganado, conocido por las siglas EVM, en inglés Earned Value Management, es un sistema de gestión de proyectos, que permite medir y controlar, de manera objetiva, la ejecución de un proyecto a través de su presupuesto y de su calendario.

Combina 3 métricas que son fundamentales en la ejecución de un proyecto:

  1. Alcance, nos indicará el grado de cumplimiento del trabajo planificado.
  2. Cronograma, nos indicará si el proyecto está adelantado o retrasado.
  3. Costes, si gastamos más o menos del presupuesto planificado.

Además de permitirnos conocer cómo va el proyecto en una fecha determinada, el valor ganado, también puede usarse para hacer una proyección del desempeño futuro, así como de las fechas y los costes de la conclusión del proyecto.

3.1. Utilidad del Valor Ganado.

EVM, proporciona por tanto, dos tipos de medidas sobre el desempeño de un proyecto:

  1. REACTIVA. Nos permite medir y representar, de una manera muy fiable, el rendimiento del proyecto en una fecha determinada, .
  2. PROACTIVA. Permite hacer una proyección del desempeño futuro, así como de las fechas y los costes de la conclusión del proyecto.

En síntesis, el Valor Ganado (EVM):

  • Es una técnica para la medición integral del desempeño del proyecto de una manera objetiva.
  • Permite:
    • Medir el avance del proyecto y hacer una proyección del coste final y de la fecha de finalización.
    • Revisar si estamos por encima o debajo del presupuesto.
    • Comprobar si estamos adelantados o retrasados en el cronograma.
    • Tomar acciones para mitigar el impacto de algunos problemas.
  • Supone una valiosa herramienta de comunicación, tanto para los equipos implicados en la gestión de proyectos, como para los niveles de dirección.
  • Aporta a la dirección la información necesaria que le permita seguir adelante con el proyecto o cancelarlo, solicitar más fondos, o tomar otras decisiones corporativas.

La gestión de Valor Ganado se puede aplicar a cualquier tipo de proyecto, grande, mediano e incluso a proyectos pequeños. Es aplicable a un proyecto entero, a cualquiera de sus fases, a todos y cada uno de los paquetes de trabajo y cuentas de control del alcance.

3.2. Un poco de historia.

A pesar de ser un sistema de gestión bastante desconocido y poco utilizado, el Valor Ganado, no es una nueva técnica de gestión, ya que existe desde hace más de medio siglo.

La gestión del valor ganado

EVM nace en 1962 como parte del sistema PERT/COST en un proyecto del departamento de defensa (DoD) de Estados Unidos. En 1967 evoluciona al sistema C/SCSC (Cost/Schedule Control System Criteria), y se mantiene estable durante los siguientes treinta años.

A finales de los años 90, se hace obligatorio su uso en todos los contratos de defensa en Estados Unidos.

En 2002, a raíz de la promulgación de la ley Sarbanes-Oxley, que regula los requisitos y auditorías de los sistemas contables, se convirtió en una herramienta de uso popular para las empresas.

Desde entonces, se ha convertido en un estándar para medir el desempeño de un proyecto.

3.3. Condiciones previas.

Debemos entender el Valor Ganado, como un sistema en el que sus diferentes partes están relacionadas. Antes de poder aplicarlo en un proyecto, se deben realizar algunas acciones previas, que nos llevarán a obtener una Línea Base de Proyecto contra la que poder medir su desempeño.

Podemos resumir esas acciones en que el director de proyecto debe acordar el alcance, crear con ayuda del equipo de proyecto una Estructura de Desglose del Trabajo, y por último, asignar un calendario y un presupuesto a cada paquete de trabajo, el nivel más bajo de la EDT.

  1. Crear una EDT, Estructura de Desglose del trabajo: Identificar cada entregable del proyecto. Ver post La Estructura de Desglose del Trabajo.
  2. Desarrollar un cronograma para la terminación de cada entregable.
  3. Elaborar un presupuesto para cada paquete de trabajo que, como ya sabemos, es el nivel más bajo de la EDT .
  4. En síntesis, necesitamos crear una EDT, desarrollar un cronograma y asignar un presupuesto para cada paquete de trabajo.
  5. Por último, establecer la Línea Base del proyecto.

3.4. Las variables del Valor Ganado.

EVM establece 3 dimensiones clave que deberemos obtener durante el seguimiento del proyecto:

  1. Valor Planificado PV (Planned Value), que nos indica el valor estimado del trabajo que debería estar completado en un momento determinado.
  2. Valor Ganado EV (Earned Value). Es el valor del trabajo completado hasta la fecha.
    Existen diferentes formas de medir el EV, una de ellas, consiste en estimar el porcentaje de terminación de un entregable, o de una actividad de un proyecto. Posteriormente, ese porcentaje de avance se debe convertir en un valor monetario, al multiplicarlo por el coste presupuestado de cada actividad.
  3. Coste Real AC (Actual Cost). Nos indica cuánto nos ha costado el trabajo que hemos hecho hasta una determinada fecha, o lo que es lo mismo, el valor de los costes reales o incurridos hasta la fecha.

Otro término que debemos conocer es el Presupuesto hasta la conclusión BAC, (Budget at completion). Se refiere al presupuesto planificado para llevar a cabo todo el trabajo del proyecto.

3.5. Las métricas del Valor Ganado. Análisis de las variaciones.

3.5.1. Variación del Cronograma.

Es una medida de desempeño del cronograma, que se expresa como la diferencia entre el valor ganado y el valor planificado. Determina en qué medida el proyecto está adelantado o retrasado, en relación con la fecha de entrega, en un momento determinado.

FórmulaInterpretación
SV = EV – PV> 0. Adelantado respecto al cronograma. Se ha trabajado más de lo planificado.
< 0. Retrasado respecto al cronograma. Se ha trabajado menos de lo planificado.

3.5.2. Variación del Coste.

Es una medida de desempeño del coste en un proyecto. Indica la cantidad de déficit o sobrecoste, respecto al presupuesto del proyecto, en un momento dado. Se expresa como la diferencia entre el valor ganado y el coste real.

FórmulaInterpretación
CV = EV – AC> 0. Rendimiento Eficiente. Se ha gastado menos de lo que se ha trabajado.
< 0. Rendimiento Ineficiente. Se ha gastado más de lo que se ha trabajado.

3.6. Las métricas del Valor Ganado. Los índices de desempeño.

Comparan 2 variables: las actividades del cronograma y el desempeño del coste a lo largo del tiempo.

3.6.1. Índice de desempeño del Cronograma. Schedule Perform Index (SPI).

Es una medida de la eficiencia del cronograma en un proyecto, que se expresa como la razón entre el valor ganado (EV) y el valor planificado (PV).

FórmulaInterpretación
SPI = EV/PV> 1. Adelanto. Indica que la cantidad de trabajo completada es mayor que la prevista.
< 1. Retraso. La cantidad de trabajo realizada es menor que la prevista.

3.6.2. Índice de desempeño del Coste. Schedule Perform Cost (CPI).

Es una medida de la eficiencia del coste de los recursos presupuestados, expresado como la razón de ser entre el valor ganado (EV) y el coste real (AC). Refleja la eficiencia del coste respecto al trabajo que se ha completado.

FórmulaInterpretación
CPI = EV/AC> 1. Por debajo de coste. El trabajo completado, tiene un coste menor al presupuestado. Desempeño eficiente. 😀
< 1. Sobrecoste. El trabajo completado, tiene un coste superior al presupuestado. Desempeño ineficiente. 😣

4. Conclusión.

Y hasta aquí esta introducción a la Gestión del Valor Ganado. En este post, he expuesto una parte del método, la que nos permite medir el rendimiento del proyecto en una fecha determinada. Seguiré dedicando más entradas al Sistema del Valor Ganado. Personalmente, me parece uno de los métodos de seguimiento y control más fiables que existen, y pesar de ello, está muy poco difundido y es escasamente empleado.

En próximos post, veremos un ejemplo de aplicación, y profundizaremos en otra de sus utilidades, predecir el desempeño futuro del proyecto, o lo que es lo mismo, predecir las fechas y los costes a la conclusión del proyecto.


Deja un comentario